Сборник подготовлен отделом информации Курского областного Дома народного творчества

Введение

       В современном мире под воздействием ряда исторических факторов и изменений появилось такое понятие, как проектная деятельность или проектный менеджмент. Проектная деятельность легла в основу работы многих организаций, среди которых различные фонды, НКО, государственные и частные корпорации, благотворительные, медицинские, образовательные, культурно-досуговые и другие учреждения и организации.

       Преобразование уже привычной культурной среды в проектную деятельность является необходимым условием модернизации и развития сферы культуры на сегодняшний день. При поиске дополнительных средств на реализацию проектов возникают множественные трудности, но, несмотря на это есть учреждения культуры и искусства, которые этим энергично занимаются. Этот процесс слабо развит в учреждениях культуры малых сельских населенных пунктов, но, опираясь на опыт более крупных и успешных, следует активно изучать и по возможности развивать данную деятельность.

       Управление проектами сегодня активно дополняет прежде развитую форму управления организациями и дает возможность учреждениям культуры реализовывать самые разнообразные творческие замыслы и идеи.

       Помимо реализации различных творческих проектов на местном уровне, можно усовершенствовать данную деятельность, принимая участие в различных конкурсах, наиболее подходящих для реализации проектов. Средства, полученные в качестве грантов, могут стать одним из источников формирования денежных средств учреждений культуры, что является распространенной формой прямой государственной поддержки.

 

 

Раздел 1. Общие требования к оформлению проектов

(по материалам публикаций в профессиональных изданиях)

Классификация проектов

КЛАССЫ ПРОЕКТОВ

По масштабам:

· Монопроекты (для одного учреждения). Монопроекты в культурно-досуговой сфере создаются и осуществляются на уровне одного культурно-досугового учреждения, в них четко обозначены круг задач и направления развития конкретного учреждения. Они просты, ограничены ресурсами и временными рамками. Значительная часть их проектируется и реализуется в связи с теми или иными знаменательными событиями в конкретном регионе. Как правило, такие проекты не требуют дополнительных ресурсов, сроки их выполнения – от одного месяца до года. Монопроекты в культурно-досуговой сфере отличаются большим разнообразием и не требуют для достижения своих целей формирования других проектов. Гибкая организация в управлении, тщательное определение конечных целей, четкое распределение задач, взаимозаменяемость членов команды, эффективность – вот основные особенности малого проекта.

· Мультипроекты (для нескольких учреждений). К мультипроектам относятся комплексные программы стратегического развития культурно-досуговых учреждений, учитывающие возможные изменения внешней среды.

· Мегапроекты (для учреждений какого-либо региона). Мегапроект представляет собой целую программу развития культуры на различных уровнях управления, включающую в свой состав ряд моно- и мультипроектов. Они, как правило, содержат несколько взаимосвязанных проектов развития всей культурной среды, то есть культурно-досуговой сферы, музеев, театров и т.д. Эти проекты интегрированы в мегапроекте общей целью, выделенными ресурсами и сроками реализации. Как правило, они разрабатываются на верхних уровнях управления: государственном (Межгосударственном), республиканском, краевом, областном.

       Тип проекта – по основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект, выделяют проекты социальные, экономические, организационные, технические и смешанные.

       Вид проекта – по характеру предметной области проекты подразделяются на учебно-образовательные, исследования и развития (научно-исследовательские), инновационные, инвестиционные и комбинированные (смешанные).

       Длительность проекта – по продолжительности периода осуществления проекта они подразделяются на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

 

1.2 Общие требования к оформлению проекта

       Правильное написание и оформление проекта является важнейшей составляющей фандрейзинга. Проект должен быть:

       1) Ясным, т.е. изложен просто и понятно, даже если читать его будет не специалист.

       2) Полным, т.е. отображать все возможности его реализации, все сферы его деятельности.

       3) Целостным (каждая часть проекта должны соответствовать общему замыслу и предполагаемому результату) и ограниченным (по времени, целям и задачам, результатам, ресурсам и т.д.)

       4) Последовательным и логичным.

       5) Жизнеспособным, т.е. демонстрировать способность к осуществлению во время и в месте его применения, а также проект должен быть перспективен для развития в дальнейшем.

       6) Обоснованным, т.е. должны присутствовать все теоретические, социологические, психологические обоснования и исторические предпосылки выбора идеи, подхода к решению проблемы, оценена возможность воздействия на проблему.

       7) Реалистичным, т.е. выполнимым в обозримом будущем.

       8) Просчитанным, т.е. иметь все финансовые и затратные расчеты.

       Эксперт, который будет анализировать проект, должен ясно понимать проблему проекта и то, как ее собираются решать. Необходимо ясно и кратко сформулировать проблему, основываясь на статистических данных и накопленном опыте, простым языком предложить способ решения поставленной проблемы. Описание проекта также должно быть простым и ясным. Следует избегать:

· чересчур сложных грамматических конструкций и ни о чем не говорящих словосочетаний;

· длинных сложноподчиненных предложений, при чтении которых теряется смысл написанного (не более 30 слов). Для длинных описаний лучше использовать таблицы и диаграммы;

· сослагательных наклонений и перегруженности терминологией, жаргонных слов и малоизвестных сокращений, даже если это профессиональный язык;

· узкопрофессионального жаргона, а также «красивых» фраз, которые не содержат конкретной информации;

· расплывчатых определений, таких как «много», «иногда» или «очень». Вместо этого лучше использовать конкретные цифры, статистические данные.

       При написании необходимо использовать позитивный и конструктивный

стиль («уверены» вместо «кажется», «преодоление проблемы» вместо «борьба с проблемой»), исключить негативные предложения с частицей «не», не заострять слишком много внимания на проблемах. Лучше описать возможности, которые появятся в результате выполнения проекта.

       С чего начать при написании проекта:

· записать все идеи. Иногда самые абсурдные, на первый взгляд, идеи становятся самыми интересными, перспективными и реальными;

· подробно описать проект;

· тщательно распределить время работы над проектом и над заявкой;

· ясно сформулировать цели и задачи проекта;

· подумать о том, как оценивать результаты проекта;

· рассчитывать затраты на персонал, материалы и оборудование;

· продумать состав команды, которая будет работать над проектом, распределить роли.

Общие требования к оформлению проекта:

1. Проект отпечатан, аккуратно оформлен.

2. Титульная страница содержит название проекта, данные об авторе, принадлежность к учреждению и организации, год и место составления.

3. Если проект больше 5 страниц по объему, то он имеет оглавление с указанием разделов и номеров страниц.

4. Если в проекте использованы цитаты, то есть сноски на источники, если авторы использовали литературу – в конце приложен список с указанием автора, названия книги, издательства, места издания и года издания.

5. Желательно, чтобы каждая глава была отпечатана с новой страницы, главы были бы разделены на смысловые абзацы.

6. Если не требует организатор конкурса или организация, куда вы подаете программу, не нужно прилагать фотографии или приложения (сценарии, анкеты, социальные опросы, отзывы и др.); если это требуется – приложения аккуратно оформляются в формате А4 и нумеруются, после проекта прикладывается список приложений.

7. Если проект заявлен на конкурс, то при оформлении выполняются требования организаторов (заполняется информационная карта, образцы смет, приложений, соблюдается порядок построения разделов проекта согласно положению / аннотации к конкурсу).

8. Проекты в печатном виде оформляются в формате А4, в электронном варианте – дискета/диск обязательно должны быть подписаны.

9. Авторы обязательно оставляют у себя экземпляр проекта, так как проекты не рецензируются и не возвращаются.

10. В тексте программы употребляются только те понятия, которые можно однозначно понять, должно быть, как можно меньше научных и профессиональных слов.

11. Проект должен быть кратким и лаконичным, как правило, не более 10 страниц текста

12. Форма написания проекта должна быть доступной и интересной тому, для кого готовится текст.

13. Аннотация проекта (как правило, она необходима) характеризует проект с максимальной четкостью, содержит не более 200-230 слов (1 страница), для коротких проектов один абзац (3-10 строк).

14. Финансовые документы прилагаются в конце проекта (сметы, бланки, описания, комментарии к бюджету и др.).

15. Заявки, официальные письма и прочее прилагаются в начале проекта (перед основным описанием).

 

1.3. Рекомендации к разработке и оформлению заявки

Титульный лист

      Служит визитной карточкой проекта. Он должен на одной странице содержать всю необходимую для грантодателя информацию.

      Название проекта должно быть броским и кратким.

      Срок выполнения проекта – указывается начало и окончание проекта, общая продолжительность (исчисляется в месяцах). Обратите внимание, что обычно в условиях конкурсной программы оговаривается минимальная и максимальная продолжительность проекта, а также обычно указываются сроки окончания проекта, т.е. до какого времени проект должен быть завершен.

Стоимость проекта – здесь указывается требуемый объем финансирования. Кроме того, нужно указать полную стоимость проекта, включая собственный вклад и средства, полученные из других источников.

      Организация-исполнитель – название организации, выполняющей проект, ее почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта и банковские реквизиты (номер расчетного счета).

      Руководитель (координатор) проекта – указывается Ф.И.О., должность, адрес, телефоны, адрес электронной почты (E – mail) и т.д. Именно с этим человеком будут связываться, если потребуется дополнительная информация. Руководитель (координатор) отвечает за выполнение проекта и несет ответственность перед грантодателем за эффективность использования средств. Руководитель (координатор) должен быть один. Обеспечение выполнения работ по проекту в срок, в рамках выделенных ресурсов и в соответствии с планом задач является главной задачей руководителя (координатор) проекта. Предполагается, что проект составлен руководителем. Если это не так, то следует отдельной строкой указать автора, либо авторов проекта. Руководитель должен быть один.

      Партнеры проекта – список организаций и групп, которые выступают партнерами в реализации вашего проекта. Кроме перечисления их названий укажите роли и функции, которые каждый партнер будет нести в рамках проекта.

      Также иногда указывается дополнительная информация, доказывающая компетентность исполнителей, род деятельности заявителей, наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов и программ.

 

Краткая аннотация

      Аннотация – этот раздел часто называют кратким содержанием или рюземе, т.е. это краткое изложение всех важных положений заявки. Резюме повторяет все части полной заявки, но не более двух предложений по каждой части, которые в дальнейшем представлены более подробно. Этот раздел – презентация проекта. Именно этот раздел эксперты читают в первую очередь, и именно из этого раздела должно быть понятно кто вы, каковы объемы и стоимость вашего проекта.

      Ваша задача в тексте объемом 0,5 – 1 стр. дать ответы на следующие вопросы:

· какой творческой задачей или какой проблемой предполагаете заняться?

· какое решение проблемы предлагает проект, почему нужен проект? Какие действия для этого потребуются, сколько человек получит выгоду от этого проекта, кто будет его исполнителями?

· чем занимается организация? Что дает основания утверждать, что она достаточно компетентна для решения обозначенной проблемы? Почему именно вы?

· сколько все это будет стоить? На какой период времени рассчитаны эти затраты? Будет ли проблема решена к окончанию периода действия гранта, или проект будет продолжаться и после окончания этого периода, а если так-то за счет каких ресурсов?

       Аннотация должна быть предельно ясной, сжатой, конкретной и выразительной. Лучше всего составлять эту часть заявки после того, когда будут прописаны все остальные блоки.

 

Введение

       В этой части заявки проводится описание заявителя. Как правило, гранты выдаются, исходя из репутации организации заявителя, а не только из оценки качества самого проекта. Грантодающие организации предпочитают иметь дело с известными им и надежными партнерами. В первую очередь они стремятся оказать поддержку тем организациям или лицам, с кем они уже имели дело в прошлом. Во введении решается основная задача – завоевать доверие донора, доказать, что средства будут потрачены с пользой и проект, безусловно, будет выполнен. Во введении необходимо дать максимум информации об организации – заявителе. А именно:

· цели и задачи организации;

· сколько времени существует организация, как развивалась, каковы финансовые ресурсы;

· уникальность организации;

· наиболее значительные достижения;

· оценку результатов прежних проектов, подобных предлагаемому;

· прецеденты финансовой поддержки, получаемой организацией-заявителем из других источников, с приложением писем поддержки.

       Рекомендуется объем: 0,5 – 2 страницы.

       Введение – своего рода презентация проекта: история, миссия, достижения организации-соискателя; отличительные особенности, которые делают ее уникальной в областях деятельности, непосредственно связанных с проектом.