Документирование хозяйственных операций

 

 

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными докумен­тами.

Под первичным документом понимают письменное дока­зательство, что хозяйственная операция совершена или раз­решение на ее проведение получено. Информация о совершен­ных или разрешенных к проведению операций может быть зафиксирована на разных материальных носителях.

Любой документ должен содержать ряд показателей. По­казатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Каждый документ содержит обязательные реквизиты: на­звание документа, его номер, подпись, дату составления и дей­ствия документа, штамп (печать) организации, измерители операций.

    

Классификация первичных учетных документов

Для пра­вильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

1 По наз­начению

а) Распорядительные документы содержат приказ (распоря­жение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основа­нием для учетных записей не являются.

б)Оправдательные документы подтверждают факт соверше­ния хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы слу­жат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяй­ственных операций.

в)Документы бухгалтерского оформления не содержат фак­тов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

г)Комбинированные документы содержат признаки распо­рядительных и оправдательных документов. Например, "Тре­бование на отпуск материалов" содержит разрешение на от­пуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска цен­ностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообраз­но, поскольку уменьшается их количество, снижается вероят­ность ошибок и описок в них.

2 По време­ни состав­ления

 а) Первичные документы - относятся документы, составля­емые в момент совершения хозяйственных операций (докумен­ты на поступление и отпуск материалов, начисление заработ­ной платы, отгрузку продукции).

б) Сводные документы - обобщают данные первичных докумен­тов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

По объему информации

а) Разовые документы оформляют одну хозяйственную опе­рацию,

б) Накопительные документы составляются за опреде­ленный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содер­жат информацию об однородных хозяйственных операциях.

По месту состав­ления

а) Внутренние документы составляются и используются не­посредственно на предприятии (наряды, накладные);

б) Вне­шние документы поступают на предприятие от организаций и лиц и ис­пользуются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

По структуре

а) Анкетная структура - реквизиты документа расположены как в обычной анкете.

б) Табличная структура - реквизиты документов монти­руются в определенной таблице, тем самым создается возмож­ность выделить зону для реквизитов, которые подлежат ма­шинной обработке.

в) Комбинированные документы - ряд реквизитов распола­гается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

 

Документооборот

Данные сгруппированных документов заносятся в специаль­ные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляется чис­ло и номер регистра, в котором его данные отражены.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в по­стоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Движение документа от момента составления или получе­ния от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

На предприятии должен разрабатываться документообо­рот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

По ряду документов (по движению денежных средств) до­кументооборот устанавливается Правительством РФ.

 

 

Тема 7