Внедрение модуля ЭДиН: Электронный документооборот

Время диктует новые правила и формирует новую модель поведения. Это касается и деятельности компаний, которые вынуждены изменяться и подстраиваться под современные реалии ведения бизнеса.

Система электронного документооборота стремительно внедряется в бизнес-процессы компаний, предприятий. Наблюдается активная работа по изменению формы управления процессами нижнего уровня с целью повышения их эффективности.

Еще недавно для многих предприятий преградой перехода на обмен электронными документами была несовершенная законодательная и нормативная база. Сегодня для перехода созданы все условия: технические мощности, технологические возможности и полностью прописанный регламент обмена первичными финансовыми документами.

Электронным документооборотом (ЭДО) называется совокупность автоматизированных процессов, которые позволяют обмениваться документами в электронном виде. Таким образом, реализуется концепция безбумажного делопроизводства. Электронный документооборот используют как между двумя разными организациями, так и внутри одной компании[41].

Положительные стороны перехода на обмен электронными документами с компаниями-партнерами: Сокращение расходов на покупку канцелярских товаров (ручки, бумага, краски и картриджи для печатно-копировальной техники); Повышение эффективности работы компании, процесс поиска и передачи документов ускоряются в сотни раз в сравнении с классической моделью документооборота; Уровень защиты информации позволяет не допустить утечку информации, тем самым повысить конкурентное преимущество; Автоматизация рутинных операций, выполнение приема/отправки документов в электронном виде позволяет автоматизировать большинство процессов и операций делопроизводства[23].

Прейскурант тарифов на электронные услуги, оказываемые республиканским удостоверяющим центром республиканского унитарного предприятия "Национальный центр электронных услуг" юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям представлен в приложении Д.

Налог на добавленную стоимость (в размере 20 %) взимается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В соответствии с политикой применения сертификатов ОАО «МАЗ» сертификат пользователя УЦ издается сроком на два года. При этом срок действия сертификата ЭЦП-М – три года.

Подключение ЭЦП возможно после получения сертификата и ключа электронной подписи.

Порядок регистрации ключа ЭЦП.

Для этого пользователю необходимо на сайте ГосСУОК:

· Выбрать подходящую продолжительность действия сертификата и вид носителя;

· Оплатить. Цена ЭЦП зависит от правового статуса получателя, времени действия подписи и выбранного вида носителя;

· Собрать необходимый перечень документов;

· Записаться онлайн на получение ЭЦП;

· Настроить рабочее место[28].

Взаимодействие электронного документа с информационными системами представлено в рисунке 3.1

 

Рисунок 3.1 - Взаимодействие пользователей ЭДиН: Электронный документооборот

Источник: Составлено автором по [43]

 

Как видно на рисунке 3.1 передача электронного документа от грузоотправителя к грузополучателю производится дистанционно (через Интернет), что в свою очередь в значительной мере сокращает время согласования подразделениями цеха запасных частей (ЦЗЧ) операций формирования комплекта перевозочных документов.

Рассмотрим эффективность применения ЭДиН: Электронный документооборот в формировании фонда оплаты труда, сотрудников подразделения.

Годовая экономия фонда оплаты труда определяется по формуле 3.1:

 

                                 Ст = ЗПср * Коэф. * ЧР.                                          (3.1)

где ЗПср - средняя заработная плата работника в год;

Коэф. ср. - средний показатель времени, которое персонал тратит на обработку документации;

ЧР – число работников[41].

 

Ст =  14 400 * 0,5 * 12 = 86 400 рублей.

 

Годовой экономический эффект по расходам на оплату труда составит 86 400 рублей.

Интеграция автоматизированного электронного документооборота обеспечивает эффективную оптимизацию рабочего места.

Рассчитаем затраты на внедрение модуля ЭДиН: Электронный документооборот.

Капитальные вложения по внедрению программного обеспечения являются разовой выплатой и определяются по формуле 3.2[31, с.155].

 

К = К1 + К2 + К3, (руб.)                                      (3.2)

 

где К1 – затраты на оборудование (стоимость приобретения компьютеров);

К2 - затраты на программные продукты;

К3 – затраты на внедрение программного продукта;

Поскольку внедряемая система не требует закупки нового оборудования, К1 = 0.

Затраты на программное обеспечение (К₂) – разовый платеж 476 рублей, которые состоят из: регистрации, получения сертификата пользователя, возможностью изменения данных, получение подтверждения подлинности сертификата, получение ключа, для работы в программе.

Затраты на внедрение программного обеспечения будут составлять:

- оплата почасовой работы программиста от Центра защиты информации -26 руб./ч.;

- время внедрения -3дня (8 часовой рабочий день). В этом случае К3 = 624 рублей.

К = 476 + 624 =1100 (рублей)

 

Рассчитаем экономический эффект от внедрения модуля ЭДиН: Электронный документооборот по формуле 3.3

 

Еф = Эр – Ен * Кп                                                    (3.3)

 

где Эр - годовая экономия;

   Ен - нормативный коэффициент (Eн=0.15);

   Кп - капитальные затраты на проектирование и внедрение, включая первоначальную стоимость программы [41]:

 

Еф = 86 400 - 0,15 * 1100 = 86 235 (рублей)

                                           

Рассчитаем внутреннюю экономию ресурсов в масштабах производства от внедрения электронного документооборота.

Стоимость бланков документов с определенной степенью защиты, информация о которых заносится в электронный банк данных (ТТН), согласно данным РУП «Издательство «Белбланкавыд» от 27 ноября 2020 г. № 3-18/2114, за 1 номер составляет 0,74 руб.

Потребность в данном бланке строгой отчетности 1 подразделения в год составляет 2 808 номеров, в денежном выражении сумма равна 2 077 рублей.

Что касается канцелярских принадлежности, ниже приведем перечень предметов на одного сотрудника в месяц:

· Ручка, карандаш, линейка  — 1 шт.

· Степлер, скобы к нему, антистеплер — 1 шт.

· Лотки для бумаг — 1-3 шт.

· Бумага для принтера — 1-3 уп.

· Тонер — 1-2 шт.

· Блокнот или ежедневник — 1 шт.

· Блок для записей — 1-2 шт.

· Маркеры и текстовыделители — 1 уп.

Примерная суммарная стоимость на штат сотрудников из девяти человек будет составлять 89 065 руб. в год.

Общая сумма экономии денежных средств в указанный период составит 91 142 руб.

Полученный результат от внедрения мероприятия отразим в таблице.

 

Таблица 3.2 Экономический эффект  от внедрения Модуль ЭДиН: Электронный документооборот                                                                                                      

Показатели финансово - экономической деятельности	До внедрения мероприятия	После внедрения мероприятия
Выручка от реализации товаров, работ, услуг, тыс. руб.	1 303	1 394
Себестоимость продукции, работ, услуг, тыс. руб.	1 133	1 042
Производительность труда - одного работника, тыс. руб.	10,8	16,6
Рентабельность, %	3,9	4,3

Источник: Составлено автором на основе Приложений Б, В.

 

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на обработку и передачу документов, так же экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемый от:

· снижения трудоемкости расчетов;

· снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;

· экономии на расходных материалах (бумага, канцелярские принадлежности, картриджи).