Организационно – технические аспекты учетной политики организации

Необходимость разработки и реализации учетной политики организации обусловлена практическим осуществлением бухгалтерского учета, применением его метода, под которым понимается обобщение и соизмерение в денежном выражении фактов хозяйственной жизни. Учетная политика является распорядительно-внутренним документом организации, закрепляющим выбор учета, а так же является инструментом управления организации, с ее помощью можно воздействовать на процесс обработки информации, на величину себестоимости продукции, прибыли, налогов.

Согласно, ПБУ 1/2008 от 06.10.2008 (в ред. от 28.04.2017), учетная политика – это принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учета первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. [9]

К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки ФХД, погашения стоимости активов, документооборота организации, инвентаризации, применение счетов бухгалтерского учета, организации регистров учета, обработки информации.

Суть учетной политики заключается в том, что она формируется для каждого экономического субъекта и отражает специфику учета. Особенность, формирующая специфику учетной политики, состоит в том, что организация может по закону самостоятельно выбрать свой способ учета из вариантов, предлагаемых законодательством РФ.

На каждый факт хозяйственной деятельности должен быть составлен первичный документ по форме, утвержденной руководителем организации. Формы первичных учетных документов должны, прописаны в учетной политики организации. В ст. 9 ФЗ - № 402 «О бухгалтерском учете» говорится, что организация вправе использовать любые формы первичной учетной документации, которые содержат все обязательные реквизиты. К обязательным реквизитам относят наименование документа, дата составления документа, наименование экономического субъекта (который составил документ), содержание ФХД, величина натурального (денежного) измерения ФХД, а так же ФИО должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление, соответствующие подписи лиц, которые ответственны за оформление и проводящие сделку (операцию). [1]

Формы первичных документов, утвержденные в учетной политике, могут быть унифицированными или разработанные организацией самостоятельно.  Исключение составляют те формы первичной учетной документации, которые обязательны к применению.

Формы первичных учетных документов оформляются в соответствии Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52 «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, и Методических указаний по их применению». Исключение составляют формы первичных документов, обязательные к применению, например, кассовые документы. Кассовая книга, кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, прописаны в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210 – У  «О порядке ведения кассовых операций», в случае применение иных форм документов для отражения кассовых операций будет расценено налоговыми органами как нарушение порядка ведения кассовых операций, будет выписан штраф в размере от 10 000 - 15 000 рублей. А так же обязательным к применению документом является транспортная накладная, оформленная согласно постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 «Об утвержденных правил перевозок грузов автомобильным транспортом». Согласно, Постановлению Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20 допускается применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную форму и дополняют ее необходимой информацией, обязательное условие комбинированной формы – это сохранение обязательных реквизитов.

Данные, которые проверены и приняты к учету первичных документов, систематизируются по счетам бухгалтерского учета накопительным способом и отражаются в регистрах учетной политики организации.

Таким образом, первичные учетные документы предназначены для обоснования учетных записей, передачи указаний на исполнение операции, а так же они необходимы для организации контроля над правильностью совершенных операций.

Одним из элементов, при утверждении учетной политики организации является инвентаризация. В процессе проверяется фактическое наличие имущества и состояние финансовых обязательств, путем сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета (фактические данные сравниваются с данными учетных регистров на конец отчетного периода) на определенную дату (проверка имущества и обязательств проводится на дату подсчета данных бухгалтерского учета).

Правила проведения в организации инвентаризации определяются в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010) № 49.

Порядок проведения инвентаризации руководитель назначает самостоятельно, за исключением тех случаев, когда ее проведение обязательно. Это перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, передачи имущества в аренду, при смене материально-ответственных лиц, при хищении и порчи имущества, при ликвидации и реорганизации организации, при форс-мажорных ситуациях.[6]

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем, или иным должностным лицом, и подтверждается документом (приказ, постановление, распоряжение), который закрепляется в учетной политике.

До начала проведения инвентаризации, инвентаризационной комиссии нужно получить последние документы на момент проверки такие как, кассовые ордера или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Это необходимо для того, чтобы комиссия проверила остатки имущества по учетным данным.

В процессе проведения инвентаризации  создается инвентаризационная опись, где прописываются сведения о фактических остатков имущества и обязательств. По завершению процесса пересчета, обмера, взвешивания, инвентаризационная опись передается в бухгалтерию. По итогам проведенной инвентаризации составляются ведомости по результатам инвентаризации, а в случае расхождений (недостачи или излишки)  по результатам проверки составляются сличительные ведомости.

Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которая включает в себя:

-График проведения плановых и внеплановых инвентаризаций в отчетном году;

-Даты проведения плановых инвентаризаций;

-Перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Другим обязательным элементом, при утверждении учетной политики является документооборот.

Любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения. С помощью документа можно узнать место, время, объект учета и ответственных лиц.

С утверждением учетной политики, организация обязана установить правила документооборота. Правила документооборота должны содержать информацию о прохождении определенного документа, и устанавливать порядок хранения документов.

 Основными этапами документооборота являются:

1. Составление и оформление документов;

2. Движение документов по центрам ответственности;

3. Прием документов в бухгалтерии;

4. Проверка и обработка ФХД в бухгалтерии, в учетных регистрах, главной книге и в бухгалтерском балансе.  

График документооборота составляется в виде приложения к учетной политики организации и разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. В график документооборота включают перечень и формы первичной документации, сроки ее составления, список должностных лиц, ответственных за ее оформление и утверждение в организации. Ответственность за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Таким образом, правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.