Глава 5. Изгнание воров времени

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь.

Бенджамин Франклин

Каждую рабочую неделю семь безжалостных Воров Времени отнимают у больших и маленьких компаний тысячи драгоценных часов. Ежедневный убыток от этого грабежа средь бела дня исчисляется миллионами. Тем не менее лишь немногие менеджеры осознают, что оказались жертвами грабежа, а еще меньше — предпринимают какие-то конструктивные шаги, чтобы избавиться от этих алчных негодяев. Однако до тех пор, пока Воры Делового Времени не будут призваны к ответу, кража времени, усилий и звонкой монеты из-под вашего носа будет продолжаться.

В этой главе я опишу способы обуздать первого из этих злодеев: бандита, «не говорящего "нет"», который врывается в вашу жизнь каждый раз, когда вы не в состоянии отказаться от расточающего время задания.

Случаи, когда вы должны сказать «нет»

Если нет веских причин для согласия, в следующих обстоятельствах вы всегда должны отказывать.

Просьба необоснованна, если она:

· выходит за рамки ваших служебных обязанностей;

· является вмешательством в вашу личную жизнь;

· требует неоправданных затрат вашего свободного времени;

· предполагает от вас каких-то слов или действий, идущих вразрез с вашими высшими интересами, принципами или религиозными убеждениями;

· если вы просто не хотите за это браться!

Пять случаев, когда вы должны говорить «нет»

1. Если просьба необоснованна.

2. Если задание не очень важно.

3. Если вам не хватает знаний или умений.

4. Если вы раздражены или расстроены.

5. Если работу явно должны выполнять не вы.

1. Отказ на необоснованные просьбы

Недостаточно уверенные в себе люди часто соглашаются выполнить необоснованные просьбы, опасаясь, что если они откажут, то не понравятся другим. В результате их время и энергия растрачиваются на задачи, не имеющие никакого отношения к их личным или профессиональным целям, а сами они открывают путь для дальнейших неразумных просьб. Однажды заработав репутацию человека «мягкотелого», вы обнаружите, что каждый пытается свалить на ваш стол нежелательную работу. Очень скоро вы будете приходить на работу первым и уходить последним и каждую свободную минуту тратить на то, чтобы справиться со своей собственной работой.

Некоторые утверждают, что безотказность помогает им достичь важных личных и профессиональных целей, — зарекомендовав себя полными энтузиазма членами команды, они становятся более популярными и увеличивают свои шансы на продвижение по службе.

Хотя грань, разделяющая добросовестного работника и человека, на которого «вешают всех собак», тонка — она, тем не менее, существует. Сотрудничество с коллегами, оказание одолжений, особенно таких, за которые другие будут чувствовать себя в долгу перед вами, и обогащение своего профессионального опыта в ходе решения других задач — все это разумные причины для согласия на дополнительную работу.

Но, заработав репутацию человека, выполняющего рутинную работу, ничего не выиграешь. Чтобы преуспеть, необходимо не только уважение других, но и самоуважение. Люди, покорно соглашающиеся на необоснованные поручения, редко пользуются уважением начальства. В результате потеря уважения к себе пагубно сказывается на их шансах продвижения по службе. Такие люди скоро начинают смотреть на себя как на слабых и застенчивых, единственное предназначение которых — выполнять скучную второстепенную работу, такими же их видят и коллеги.

Отвечать «нет» на необоснованные просьбы не всегда легко. Чем дольше вы позволяли сваливать на себя чужую работу, тем труднее будет избавиться от этой привычки. К счастью, верно и обратное. Чем чаще вы отвергаете необоснованные просьбы, тем меньше будете чувствовать вину или беспокойство по этому поводу.

Если просьба явно неразумна, нет необходимости ни извиняться, ни объяснять свой отказ. Просто скажите: «Нет, я не смогу сделать это». Если другой человек будет настаивать, вежливо, но твердо повторяйте отказ, но не занимайте ни агрессивную, ни оборонительную позицию.

Этот прием так называемой «заевшей пластинки» защитит вас даже от самых настойчивых расточителей времени, ибо, в отличие от нерешительного или извиняющегося отказа, он не предоставляет возможности поколебать вашу позицию.

Если просьба находится на границе между обоснованной и неразумной, может понадобиться некоторое объяснение — но ни в коем случае не извинение. Если вы говорите «нет» нерешительно, другой человек почти наверняка усилит нажим. Особенно, если в прошлом вы были слишком услужливы и позволяли другим считать ваше охотное согласие само собой разумеющимся.

В двух из описанных выше примеров неразумных просьб нерешительный отказ может выглядеть примерно так:

«Боб, я действительно сожалею. Ты же знаешь, что я с удовольствием помог бы тебе закончить отчет. Но я пообещал своему партнеру пораньше уйти с работы и сыграть с ним партию в теннис».

В действительности некатегоричные отказы говорят другому человеку: «Хотя я и не хочу делать это, мне все же хотелось бы сохранить твое расположение ко мне. Ты можешь заставить меня передумать, усилив эмоциональный нажим!»

Что, конечно же, незамедлительно и происходит! Один из наиболее частых приемов — пробуждение чувства вины: «Это нечестно. Ты раньше всегда помогал мне. Я надеялся на тебя…»

Другой прием называется «просунуть ногу в дверь». Исследования показали, что однажды согласившись на некое маленькое одолжение, в дальнейшем вы с большей вероятностью пойдете на значительно большие уступки. На этом принципе и основан данный прием. Человек начинает с просьб, которые необоснованны лишь отчасти.

Соглашайтесь — и, скорее всего, вы уступите и следующей просьбе, вероятно, намного менее обоснованной и намного более затруднительной.

Простой секрет отказа состоит в том, что он и должен означать именно отказ. Будьте вежливы, тверды и последовательны. Не обращайте внимания, если другой человек в ответ начинает сердиться, раздражаться, расстраиваться или спорить. Смотрите на эти реакции в их истинном свете — как на различные формы эмоционального шантажа, предназначенного для того, чтобы заставить вас изменить свое решение.

Теперь рассмотрим ситуации, когда вы знаете, что просьба неразумна, и тем не менее чувствуете, что вынуждены согласиться. Чаще всего это происходит, когда ваш начальник настаивает на выполнении работы, от которой теоретически следует отказаться. В этом случае ваш ответ будет зависеть от того, по какой причине поручение является необоснованным.

Если задание противоречит вашим моральным или религиозным убеждениям, вторгается в вашу личную жизнь или подразумевает другие неправомерные требования, тогда вы должны сказать «нет», даже с риском навлечь на себя гнев босса. Согласитесь на это требование — и вы все больше будете ощущать себя подавленным и несчастным.

2. Отказ в случае незначительности задания

Более часто, чем необоснованные просьбы, встречаются задания, которые, сами по себе разумные, менее важны, чем те, что вы выполняете в данное время. Если такая просьба исходит от коллег или подчиненных, предложите им разумную альтернативу, приемлемую для вас в отношении времени, или определите время, когда у вас появится возможность заняться этой работой. Если требование исходит от начальника, то вам, несомненно, придется высказывать свои возражения с большим тактом.

Одна из стратегий заключается в том, чтобы сказать нечто в следующем роде: «В данный момент я считаю первоочередным такое-то задание по следующим причинам (приведите основные две-три). После этого я планировал сделать (перечислите два следующих по порядку срочности задания). Какие из них, по вашему мнению, мне следует оставить или отложить, чтобы выполнить новое поручение?»

В этом случае руководитель может дать вам больше времени для выполнения нового поручения или взять на себя ответственность за любую задержку в осуществлении высокоприоритетного задания.

Другие способы сказать «да» вашему начальнику, но «нет» низкоприоритетному заданию состоят в следующем.

· Договоритесь о более позднем сроке выполнения. Но удостоверьтесь, что этот срок реален, принимая во внимание ваши другие дела и объем работы, требуемой для вашего нового задания.

· Предложите выступить в роли консультанта, тогда как фактическую работу будет выполнять кто-нибудь другой.

· Перепоручите подчиненному рутинные части задания, например исследование и подготовительную работу.

· Объясните, что работа лежит вне сферы ваших знаний или компетентности, затем предложите кандидатуру сотрудника, лучше подготовленного для выполнения этого задания (см. ниже).

· Предложите сотрудничество с коллегой, так чтобы вы могли разделить объем работ.

3. Отказ в случае недостатка знаний или умения

Самая серьезная ошибка в данных обстоятельствах — это взяться за работу, не соответствующую вашей квалификации, только ради того, чтобы «проявить готовность». Такие поручения часто можно считать неразумными. Это пустая трата не только вашего времени, но, вероятно, и времени других людей.

· «Копировальный аппарат снова сломался. Ты не посмотришь, что с ним?»

· «Я не могу завести свою машину. Может быть, у тебя получится?»

· «Я не знаю, как работать с этой компьютерной программой. Ты не поможешь мне?»

Если вы не специалист по копировальной технике, автомобилям или компьютерному программному обеспечению, самое разумное — отказаться. Хотя это может выглядеть неучтиво и не по-дружески, на самом деле отказ намного более благоразумен, чем пустая трата времени каждого из-за исполненного благих намерений, но неумелого вмешательства.

Особенно склонны попадаться в эту ловушку мужчины, так как они неохотно признаются в незнании чего-то из области механики.

Если вы не знаете — и нет оснований, что вы должны знать это, — не дайте втянуть себя в роль бойскаута или герлскаута.

Этот Вор Времени может нанести удар, если вы владеете специальными знаниями, а ваше время растрачивают невежды, действующие из самых лучших побуждений. Зачастую наряду с необходимостью разобраться с исходной проблемой, вам к тому же приходится иметь дело с последствиями их неудавшихся «добрых» деяний. В других случаях проблема могла бы быть легко и быстро решена, если бы занимавшийся ею человек потрудился прочитать инструкцию. Легкого решения в такой ситуации не существует, особенно если человек, ответственный за такое неумелое вмешательство, — ваш начальник. Одно из возможных решений заключается в обучении и элементарной подготовке. Другое — в простом перечне вещей, которые можно и нужно проверить, прежде чем приступать к каким-либо действиям. Но вначале следует задать себе следующие вопросы.

· Подключено ли оборудование к сети?

· Включено ли оно?

· Не перегорел ли предохранитель?

· Не застряла ли в копировальном аппарате бумага, которую легко можно вынуть?

· Снята ли защитная пластиковая пластина с тонера?

Схема последовательных действий, несложная в обращении и позволяющая даже совершенно новому человеку разобраться с незначительными проблемами и, что более важно, ясно указывающая, когда посылать за специалистом, может значительно сэкономить время. Другой подход, который я недавно наблюдал в компьютерном отделе одной калифорнийской компании, заключается в том, что для передачи сообщений используется юмор: «Если ты не понимаешь, не мешай».

Менеджер отдела утверждает, что объявление, приведенное ниже, снижает потерю времени на неумелые манипуляции с его техникой. Он говорит, что оно удерживает даже высшее руководство от того, чтобы устраивать путаницу с оборудованием, причем без всякого беспокойства для других. Сейчас такое предупреждение висит в компьютерном отделе моей компании. Почему бы вам самим не попробовать то же самое и не посмотреть, что из этого получится?

ACHTUNG!

ВСЕ СМОТРИ СЮДА

ЭТОТ КОМПЬЮТЕРНЫЙ МАШИН НЕ ЕСТЬ ДЛЯ ТЫКАТЬ ПАЛЕЦ И ЛАПАТЬ КАК ЖЕНЩИНА. ЕСЛИ ЕГО ХВАТАТЬ СВОЙ ЛАПА, ВЫЛЕТАТЬ ПРЕДОХРАНИТЕЛЬ КАК ПРОБКА-БУТЫЛКА — ОЧЕНЬ ПЛОХО. ОН НЕ ЕСТЬ ДЛЯ КОВЫРЯТЬ ДУРНОЙ ГОЛОВА. ЕСЛИ ТЫ ГУЛЯТЬ ЗДЕСЬ ЗЕВАК-ТУРИСТО, НАДО ДЕРЖАТЬ СВОЙ ГРАБЛИ КАРМАН РАССЛАБИТЬ СЕБЯ И СМОТРЕТЬ КАК МИГАЕТ КРАСИВЫЙ ЛАМПОЧКА[3]

4. Отказ, если вы сердиты или расстроены

Отсрочка действия при эмоциональном возбуждении может значительно сэкономить время.

Либо объясните, что вы слишком расстроены, чтобы ясно думать, либо просто скажите, что прежде чем ответить, вам необходимо все обдумать. Если вы примете решение или предпримете какое-нибудь действие, пребывая во взволнованном состоянии, то, вполне вероятно, что впоследствии пожалеете об этом.

5. Отказ, когда вообще нет необходимости выполнять задание

Серьезно анализируйте все дела, прежде чем браться за них. Спросите себя:

· «Приблизит ли меня к цели выполнение этого задания?»

· «Если нет — почему я должен тратить на него свое время?»

· «Если я решу отказаться от него, то к каким отрицательным последствиям это может привести?»

Отказ или согласие, конечно же, зависят от того, кто обращается с просьбой или поручением.

Если просьба исходит от подчиненного или коллеги, объясните, почему вы не будете делать эту работу. Но прежде внимательно выслушайте, о чем вас просят. Никогда не делайте заключения о важности задания, не выяснив всех фактов. Решайтесь на отказ или согласие, только полностью осознав, о чем идет речь.

Если указание исходит от руководителя, у вас может не оказаться другого выбора, кроме как подчиниться. Начальники, попавшиеся в ловушку «занятости», часто растрачивают сотни и даже тысячи часов своих сотрудников на дорогостоящие, но бесполезные задания. Если он или она неблагоразумны, можно указать причины, почему это задание вообще не следует выполнять, или каким образом таких же результатов можно достичь экономически более выгодным путем — возможно, делегируя полномочия или привлекая специалистов со стороны.

Иногда производит впечатление демонстрация финансовой стоимости времени.

В других случаях может ничего не остаться, кроме как, сжав зубы, приступить к бессмысленной работе. Если такие требования повторяются часто, учитывайте подобные расточающие время задания в расписании.

А сейчас можете проверить свои Карточки учета времени за несколько последних дней, чтобы посмотреть, в какой мере ваше расписание оказалось нарушено первым из семи Воров Времени.

В следующей главе я рассмотрю пути обуздания второго, еще более беспощадного Вора Времени — незапланированного посетителя!