Глава 2. Учет вашего времени

Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим.

Питер Друкер, гуру менеджмента

Как вы потратили свое рабочее время на прошлой неделе? Каких целей смогли достичь? Чего вам не удалось добиться? Как часто вас прерывали и на какое время? Какого рода перерывы были самыми частыми? После того, как вас прервали, какое время вам потребовалось, чтобы вновь сосредоточиться на выполняемой работе?

Почему память имеет склонность быть ненадежной

Если вы обычный человек, то, скорее всего, будете лишь смутно помнить о том, на что ушло ваше время. И даже если вы вспомните большую часть того, что произошло, существует две причины, почему такие воспоминания скорее всего окажутся неточными.

· Наша оценка времени крайне субъективна. Скучный доклад, длящийся всего лишь десять минут, тем не менее кажется нам растянутым на целую вечность. В начале выходных кажется, что время замедляется, а к их концу — пугающе ускоряет ход.

· Забывая о потерях времени на общение, поиски затерявшихся документов, затянувшийся ленч и рассматривание пейзажа за окном, мы пытаемся защитить свое самолюбие.

Мы также предпочитаем забывать случаи, когда откладывали неприятные срочные дела в пользу приятных, но второстепенных. Самообман может также вкрасться при оценке количества времени, уходящего на самые неотложные дела. Например, один руководитель торговой компании, посещавший мои семинары, был убежден, что бо́льшую часть недели тратил на инструктаж своих сотрудников, занимающихся сбытом. Учет времени показал, что на самом деле этому существенно важному виду деятельности он уделял менее полутора дней. По этим причинам исходной точкой для организации времени является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием представленной ниже карточки. Дополнительные формы для учета времени вы найдете в Приложении 1.

Учет времени

Нет необходимости записывать все, на что уходит ваше время; просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.

Некоторые люди говорят, что все их рабочие дни очень похожи, поэтому нет необходимости вести учет времени на протяжении пяти дней недели. Они считают, что достаточную информацию может дать и один день. Другие часто высказывают возражение, что их работа настолько разнообразна, что даже пятидневное прослеживание затраченного времени не дает точной картины его расходования.

Ни одна из этих точек зрения не подтверждается практическим опытом. С одной стороны, если вы считаете, что в вашей трудовой жизни день ото дня отличается незначительно, вы будете удивлены, обнаружив, сколько в ней разнообразия. С другой стороны, если вам кажется, что стоящие перед вами проблемы сильно меняются изо дня в день, учет времени выявит привычные вам подходы к работе.

При учете времени важно придерживаться следующих указаний.

1. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было. Например, когда вас отвлекают:

· телефонные звонки;

· незапланированные посетители;

· переключение на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы;

· участие в совещаниях;

· навязывая работу, менее важную, по вашему мнению, чем та, которой вы занимаетесь в данный момент.

Карточка ежедневного учета времени

2. Записывайте эти переключения внимания в те моменты, когда они происходят. Некоторые люди ошибочно полагают, что будут достаточно хорошо их помнить, чтобы провести учет времени в конце дня. Однако память — плохой ориентир в отношении затрат времени, и поэтому такой подход никогда не дает достаточно точной информации.

3. В первый день заполните следующие колонки карточки:

· Время дня.

· Вид деятельности.

· Затраты времени.

Я буду объяснять, как определять степень приоритетности, в главе 12, а столбец «Примечания» следует заполнять после чтения главы 13. К этому времени вы уже заполните от трех до пяти карточек.

4. Делайте все ваши записи кратко, используйте сокращения:

Т — телефонные звонки. Для обозначения входящих и исходящих звонков используйте стрелочку, направленную к Т или от Т.

Ч — чтение отчетов и других документов.

Н — написание писем, памятных записок и т.д.

Д — диктовка.

П — посетители. Отмечайте галочкой запланированные встречи, а чтобы обозначить незапланированного посетителя, ставьте крестик.

Вы довольно легко найдете другие сокращения для обозначения разных видов деятельности и отвлечений. Но не забудьте указать их в верхней части листа, чтобы не тратить попусту время, пытаясь потом вспомнить, что они обозначают.

5. Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня. Если вы берете работу на дом, включите и время, затраченное дома.

6. Держите эту книгу рядом с собой и делайте записи непосредственно в Карточки учета времени в Приложении 1. Если это неудобно, сделайте ксерокопии карточек и носите их с собой.

Если вы пользуетесь компьютером, то, возможно, вам будет удобнее ввести Карточку учета времени в компьютер. Некоторые программы автоматически регистрируют время каждой записи и подводят итог по каждому виду деятельности в конце дня. Для дальнейшего ускорения регистрации вы можете установить макрокоманды для таких регулярных перерывов, как телефонные звонки.

Заполненная Карточка ежедневного учета времени

Представленная выше заполненная Карточка учета времени демонстрирует, как нужно вести такие записи.

Об учете времени

Хотя для эффективной организации времени точный учет времени существенно необходим, некоторые все же отказываются от него. Участники моих семинаров приводят множество отговорок в оправдание того, почему они так и не начали вести учет времени или бросили это дело всего лишь после нескольких дней.

· «Я был слишком занят…»

Учет времени займет не более пяти минут в день. Если же на это действительно уходит больше времени, значит вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте сокращения.

· «Это представляется пустой тратой времени…»

Являясь далеко не пустой тратой времени, пять минут, затраченные ежедневно на учет времени, представляют собой разумный вклад в более высокую производительность. Многие руководители говорили мне, что почти удвоили свою продуктивность к концу пятидневного контроля за временем.

· «Я пропустил один день и бросил…»

Значит, начните снова. Помните, поскольку организация времени в действительности является самоорганизацией, существенный компонент успеха — дисциплинированность. Учет времени помогает упорядочить режим работы, который ранее мог казаться неконтролируемым.

· «Я почувствовал себя виноватым, потому что учет показал мне, как много времени я трачу на доставляющие удовольствия второстепенные дела…»

Вы должны определить, почему именно не укладываетесь в сроки. Позже я объясню, каким образом вы можете избежать той работы, выполнение которой вам не нравится или плохо удается, посредством эффективного делегирования. Я также представлю практические методы, позволяющие с большей легкостью приступить к первоочередным задачам и сосредоточиваться на них вплоть до завершения.

Ведите учет времени, начиная с сегодняшнего дня и в течение по меньшей мере трех, а лучше всего — пяти рабочих дней.

Помните, вы должны отмечать каждое переключение внимания от одного дела к другому. Даже десятисекундный телефонный разговор следует тщательно зарегистрировать и отметить время, когда он произошел.