В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

Конспект

«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2007;

Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, техни­ческих, методических и других советов, собрания трудовых кол­лективов, собрания акционеров, заседания совета директоров, кон­ференций, семинаров и др.).

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициа­лы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при не­обходимости указывают их должности.

Если есть приглашенные, их указывают отдельным списком, указывая должность, место работы. Если число приглашенных или присутствующих больше 15, то в протоколе указывают только об­щее число, а к протоколу прилагают список. На многочисленных собраниях указывают только общее число человек (150).

В вводной части указывают и повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на дан­ном заседании. Указываются вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), ко­торые печатаются от «нулевого» положения табулятора пропис­ными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в фор­ме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.

Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИ­ЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2-4 интервала­ми.

. Стиль протокольных решений - распорядитель­ный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.

Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секрета­ря.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структур­ного подразделения, содержащий обстоятельное изложение како­го-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Док­ладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя.

Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются фак­ты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй - вы­воды и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки подписывает составитель, вне­шние - руководитель учреждения.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или граж­данину прав: на труд, отдых и т.д. Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставле­нии жилья и т. д.

Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреж­дений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касают­ся его личных прав и интересов, охраняемых законом.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывает­ся составителем.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по договору; акт приёма – передачи документов; акт списания материалов; коммерческий акт; акт проверки.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акты могут не только устанавливать, какие – либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачёркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для важных и внешних актов), приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие – либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих. Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче товаров» или «Акт приёма – передачи документов с грифом «Конфиденциально». В основной части акта излагается: цели и задачи; сроки проведённой комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения). После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов внутри предприятия.

Служебная записка – документ, официально не принятый, то есть не включённый в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.

Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решён в устной форме.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А 4, А 5.

Докладная (служебная) записка должна иметь наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Датой докладной записки является дата подписания её автором. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание и отвечающий на вопрос «о чём?». Текст докладной записки состоит из вводной части и основной. В водной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на дату, документы. В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние – автором.

 

Ответы на вопросы по теме ««ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Задание 1.

УРОВЕНЬ А.

Укажите верное утверждение или нет:

1. Акты, как правило, подлежат утверждению - Верно.

2. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель – Верно.

3. Акт может оформляться на трафаретном бланке – Верно.

4. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита «отметка о заверении копии» - Верно.

5. Датой выписки из протокола является дата, указная как дата подписания протокола – Верно.

6. Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса – Не верно.

7. На расширенных заседаниях состав присутствующих указывается количественно – Верно.

8. В протоколе указываются результаты голосования – Верно.

9. Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации – Верно.

К каждому заданию дано 4 варианта ответа, из которых только один верный. Выберите правильный ответ.

Датой протокола является

а) дата заседания;

б) дата оформления;

в) дата подписания;

г) любая дата.

3. Основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт:

а) приказ;

б) решение;

в) постановление;

г) указание.

Вопросы повестки дня в протоколе формулируются

а) в именительном падеже;

б) в предложном падеже;

в) в винительном падеже;

г) в творительном падеже.

УРОВЕНЬ В.

Задание 2.

Найдите ошибки допущенные при составление и оформлении протокола:

Строительный кооператив

«ЗАПУСК»

ПРОТОКОЛ

 

 

11.11.2006 

№ 91                                                                                                      

Москва

Общего собрания строительного

кооператива

Председатель- Рогов Н.С.

Секретарь - Хромова Ю.А.

Присутствовали: Количество присутствующих 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

          О создание цеха по производству материалов для строительства жилых домов. Выступление директора кооператива Рогова Н.С.

СЛУШАЛИ:

          Рогова Н.С. – на заседание собрания строительного кооператива сообщил сведения о возможности создания цеха по производству материалов для строительства жилых домов и перспективы его работы.

 

 

ВЫСТУПИЛИ:

          Выступление Рогова Н.С. было поддержано главным инженером Старковым Р.С.

ПОСТАНОВИЛИ:

           Поручить главному инженеру Старкову Р.С. развернуть работу по производству цеха в течение 6 месяцев.        

Выделить для строительства цеха 815 тысяч рублей.

 

Председатель                                          л /п.                                                             Н.С.Рогов

Секретарь                                                л /п.                                                      Ю.А.Хромова

 

Строительный кооператив

«ЗАПУСК»

ПРОТОКОЛ

ОБЩЕГО СОБРАНИЯ КООПЕРАТИВА

11.11.2006                                                                                                    № 91                                                                                                 

Москва

Председатель: Рогов Н.С.

Секретарь: Хромова Ю.А.

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О создание цеха по производству материалов для строительства жилых домов. Выступление директора кооператива Рогова Н.С.

1. СЛУШАЛИ:

         Рогова Н.С. – на заседание собрания строительного кооператива сообщил сведения о возможности создания цеха по производству материалов для строительства жилых домов и перспективы его работы.

ВЫСТУПИЛИ:

          Выступление Рогова Н.С. было поддержано главным инженером Старковым Р.С.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.  Поручить главному инженеру Старкову Р.С. развернуть работу по производству цеха в течение 6 месяцев.   

1.2.  Выделить для строительства цеха 815 тысяч рублей.

Председатель                                     Подпись          Н.С.Рогов

Секретарь                                           Подпись                   Ю.А.Хромова

_____________________________________________________________________________________

 

Конспект

«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2007;

Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, техни­ческих, методических и других советов, собрания трудовых кол­лективов, собрания акционеров, заседания совета директоров, кон­ференций, семинаров и др.).

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициа­лы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при не­обходимости указывают их должности.

Если есть приглашенные, их указывают отдельным списком, указывая должность, место работы. Если число приглашенных или присутствующих больше 15, то в протоколе указывают только об­щее число, а к протоколу прилагают список. На многочисленных собраниях указывают только общее число человек (150).

В вводной части указывают и повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на дан­ном заседании. Указываются вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), ко­торые печатаются от «нулевого» положения табулятора пропис­ными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в фор­ме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.

Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИ­ЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2-4 интервала­ми.

. Стиль протокольных решений - распорядитель­ный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.

Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секрета­ря.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структур­ного подразделения, содержащий обстоятельное изложение како­го-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Док­ладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя.

Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются фак­ты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй - вы­воды и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки подписывает составитель, вне­шние - руководитель учреждения.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или граж­данину прав: на труд, отдых и т.д. Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставле­нии жилья и т. д.

Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреж­дений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касают­ся его личных прав и интересов, охраняемых законом.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывает­ся составителем.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по договору; акт приёма – передачи документов; акт списания материалов; коммерческий акт; акт проверки.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акты могут не только устанавливать, какие – либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачёркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для важных и внешних актов), приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие – либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих. Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче товаров» или «Акт приёма – передачи документов с грифом «Конфиденциально». В основной части акта излагается: цели и задачи; сроки проведённой комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения). После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов внутри предприятия.

Служебная записка – документ, официально не принятый, то есть не включённый в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.

Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решён в устной форме.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А 4, А 5.

Докладная (служебная) записка должна иметь наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Датой докладной записки является дата подписания её автором. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание и отвечающий на вопрос «о чём?». Текст докладной записки состоит из вводной части и основной. В водной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на дату, документы. В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние – автором.

 

Ответы на вопросы по теме ««ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Задание 1.

УРОВЕНЬ А.

Укажите верное утверждение или нет:

1. Акты, как правило, подлежат утверждению - Верно.

2. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель – Верно.

3. Акт может оформляться на трафаретном бланке – Верно.

4. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита «отметка о заверении копии» - Верно.

5. Датой выписки из протокола является дата, указная как дата подписания протокола – Верно.

6. Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса – Не верно.

7. На расширенных заседаниях состав присутствующих указывается количественно – Верно.

8. В протоколе указываются результаты голосования – Верно.

9. Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации – Верно.

К каждому заданию дано 4 варианта ответа, из которых только один верный. Выберите правильный ответ.

В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

а) заголовок к тексту;

б) печать;

в) подпись;

г) отметка о наличии приложения.

Датой протокола является

а) дата заседания;

б) дата оформления;

в) дата подписания;

г) любая дата.

3. Основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт:

а) приказ;

б) решение;

в) постановление;

г) указание.