Порядок передачи документов и дел

 

2.1. Передача документов и дел начинается с проведения инвентаризации.

2.2. Инвентаризации подлежит все имущество, которое закреплено за лицом, передающим дела и документы.

2.3. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов осуществляется в соответствии с Порядком проведения инвентаризации, приведенным в Приложении N 8 к Учетной политике.

2.4. Непосредственно при передаче дел и документов осуществляются следующие действия:

а) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии демонстрирует принимающему лицу все передаваемые документы, в том числе:

- учредительные, регистрационные и иные документы;

- лицензии, свидетельства, патенты и пр.;

- документы учетной политики;

- бухгалтерскую и налоговую отчетность;

- план финансово-хозяйственной деятельности учреждения, государственное задание и отчет о его выполнении;

- документы, подтверждающие регистрацию прав на недвижимое имущество, документы о регистрации (постановке на учет) транспортных средств;

- акты ревизий и проверок;

- план-график закупок;

- бланки строгой отчетности;

- материалы о недостачах и хищениях, переданные и не переданные в правоохранительные органы;

- регистры бухгалтерского учета: книги, оборотные ведомости, карточки, журналы операций и пр.;

- регистры налогового учета;

- договоры с контрагентами;

- акты сверки расчетов с налоговыми органами, контрагентами;

- первичные (сводные) учетные документы;

- книгу покупок, книгу продаж, журналы регистрации счетов-фактур;

- документы по инвентаризации имущества и обязательств, в том числе акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости;

- иные документы;

б) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии демонстрирует принимающему лицу всю информацию, которая имеется в электронном виде и подлежит передаче (бухгалтерские базы, пароли и иные средства доступа к необходимым для работы ресурсам и пр.);

в) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии передает принимающему лицу все электронные носители, необходимые для работы, в частности сертификаты электронной подписи, а также демонстрирует порядок их применения (если это не сделано ранее);

г) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии передает принимающему лицу ключи от сейфов, печати и штампы, чековые книжки и т.п.;

д) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии доводит до принимающего лица информацию обо всех проблемах, нерешенных делах, возможных или имеющих место претензиях контролирующих органов и иных аналогичных вопросах;

е) при необходимости передающее лицо дает пояснения по любому из передаваемых (демонстрируемых в процессе передачи) документов, информации, предметов. Предоставление пояснений по любому вопросу принимающего лица и (или) члена комиссии обязательно.

2.5. По результатам передачи дел и документов составляется акт по форме, приведенной в Приложении к настоящему Порядку.

2.6. В акте отражается каждое действие, осуществленное при передаче, а также все документы, которые были переданы (продемонстрированы) в процессе передачи.

2.7. В акте отражаются все существенные недостатки и нарушения в организации работы по ведению учета, выявленные в процессе передачи документов и дел.

2.8. Акт составляется в двух экземплярах (для передающего и принимающего), подписывается передающим лицом, принимающим лицом и всеми членами комиссии. Отказ от подписания акта не допускается.

2.9. Каждое из лиц, подписывающих акт, имеет право внести в него все дополнения (примечания), которые сочтет нужным, а также привести рекомендации и предложения. Все дополнения, примечания, рекомендации и предложения излагаются в самом акте, а при их значительном объеме - на отдельном листе. В последнем случае при подписании делается отметка "Дополнения (примечания, рекомендации, предложения) прилагаются".

 

Приложение

к Порядку передачи документов

бухгалтерского учета и дел

 

__________________________________________

(наименование организации)

 

АКТ

приема-передачи документов и дел

 

________________________ "__" _________ 20____ г.
(место подписания акта)

 

Мы, нижеподписавшиеся:

_______________________________________________ - сдающий документы и дела,

           (должность, Ф.И.О.)

___________________________________________ - принимающий документы и дела,

           (должность, Ф.И.О.)

члены комиссии, созданной _________________________________________________

                       (вид документа - приказ, распоряжение и т.п.)

_______________________________________ от _____________ N ________________

  (должность руководителя)

___________________________________________________- председатель комиссии,

            (должность, Ф.И.О.)

___________________________________________________________- член комиссии,

            (должность, Ф.И.О.)

___________________________________________________________- член комиссии,

            (должность, Ф.И.О.)

представитель органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя

_______________________________________, составили настоящий акт о том, что

    (должность, Ф.И.О.)

___________________________________________________________________________

  (должность, фамилия, инициалы сдающего в творительном падеже)

___________________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы принимающего в дательном падеже)

переданы:

 

1. Следующие документы и сведения:

 

N п/п	Описание переданных документов и сведений	Количество
1
2
3
...

 

2. Следующая информация в электронном виде:

 

N п/п	Описание переданной информации в электронном виде	Количество
1
2
3
...

 

3. Следующие электронные носители, необходимые для работы:

 

N п/п	Описание электронных носителей	Количество
1
2
3
...

 

4. Ключи от сейфов: _______________________________________________________.

                   (точное описание сейфов и мест их расположения)

5. Следующие печати и штампы:

 

N п/п	Описание печатей и штампов	Количество
1
2
3
...

 

6. Следующие чековые книжки:

 

N п/п	Наименование учреждения, выдавшего чековую книжку	Номера неиспользованных чеков в чековой книжке
1
2
3
...

 

Доведена следующая информация о проблемах, нерешенных делах, возможных или имеющих место претензиях контролирующих органов и иных аналогичных вопросах:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

В процессе передачи документов и дел выявлены следующие существенные недостатки и нарушения в организации работы по ведению учета:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Передающим лицом даны следующие пояснения:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Дополнения (примечания, рекомендации, предложения):

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Приложения к акту:

1. ___________________________________________________________

2. ___________________________________________________________

3. ___________________________________________________________

 

Подписи лиц, составивших акт:

Передал:

_______________ ________________________ __________________________

(должность)     (подпись)        (фамилия, инициалы)

Принял:

_______________ ________________________ __________________________

(должность)     (подпись)        (фамилия, инициалы)

Председатель комиссии:

_______________ ________________________ __________________________

(должность)     (подпись)        (фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

_______________ ________________________ __________________________

(должность)     (подпись)        (фамилия, инициалы)

_______________ ________________________ __________________________

(должность)     (подпись)        (фамилия, инициалы)

Представитель органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя:

_______________ ________________________ __________________________

(должность)     (подпись)        (фамилия, инициалы)

 

                                               Оборот последнего листа

 

В настоящем акте пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов.

_______________________________________ _____________ _____________________

(должность председателя комиссии)   (подпись) (фамилия, инициалы)

 

"___" _______________ 20__ г.

М.П.

 

Приложение N 10

к Учетной политике

для целей бухгалтерского учета