Тема 2. Организация кадрового учета в программе

Тема 2. Организация кадрового учета в программе

«1С: Зарплата и Управление персоналом 8.3»

 

1. Возможности программы для ведения кадрового учета.

2. Организационная структура, реализованная в программе.

3. Графики работы.

4. Штатное расписание.

5. Сотрудники.

6. Кадровые документы и отчеты.

 

Возможности программы для ведения кадрового учета

 

Программы позволяет:

- вести базу данных Сотрудники, содержащую всё кадровую информацию о каждом сотруднике;

- вести и обслуживать справочные массивы «Штатное расписание», «Подразделения», «Должности»;

- обрабатывать данные приказов по кадрам, связанных с переводами сотрудников из одного подразделения в другое, с одной должности на другую;

- обрабатывать данные приказов по кадрам, связанных с изменениями окладов, назначениями премий, назначениями или отменами доплат и т.п.;

- обрабатывать данные приказов по кадрам, связанных с увольнениями сотрудников;

- обрабатывать данные приказов по кадрам, связанных с переводами сотрудников из одного подразделения в другое, с одной должности на другую;

- обрабатывать данные по больничным листам, отпускам, графикам отпусков, изменениям графиков работы, отгулам;

- формировать документы для персонифицированного учета;

- формировать различные кадровые отчеты, в т.ч. личные карточки сотрудников, а также отчеты по движению кадров.

Функции связанные с кадровым учетом собраны в режиме «Кадры».

Рис. 2.1 – Режим «Кадры»

 

 

Графики работы

 

Для определения рабочего времени сотрудников в программе используются справочники «Производственный календарь» и «Графики работы». Согласно ст. 110 ТК рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности. Рабочее время нормируется путем установления норм его продолжительности на протяжении календарной недели (рабочая неделя) и в течение суток (рабочий день, рабочая смена). По ст. 116. продолжительность работы в рабочий день, непосредственно предшествующий государственному празднику или праздничному дню (часть первая статьи 147), сокращается на один час.

Справочник «Производственный календарь» используете при составлении графиков работы сотрудников, расчета продолжительности отпуска, при перерасчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня), для оплаты сверхурочных и т.д. Если в отчетном году согласно Постановлению Правительства производится перенос рабочих дней, то это должно быть отражено в календаре. По кнопке Печать можно просмотреть информацию о количестве рабочих дней и часов по месяцам, кварталам и в целом за год, а также о среднемесячном количестве часов за год.

Статья 111. Нормальной признается продолжительность рабочего времени, равная полной (статья 112) или сокращенной (статьи 113 и 114) его норме.

Статья 112. Полная норма продолжительности рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Используемые в организации графики работы описываются в программе в справочнике Графики работы сотрудников (Настройка → Графики работы сотрудников). Описание графика включает наименование, способ заполнения графика, продолжительность работы по дням недели и календарь рабочего времени. В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка. График Пятидневка описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.

В программе предусмотрена возможность создание графиков сменной работы. Например, работа сотрудников организована по шестидневной рабочей недели в 2 смены: с 9 до 15.40 (6,67 ч.) и 16.20 до 23 ч (5,57 ч. Дневных + 1ч ночной). По ст. 117 ТК ночным считается время с 22 часов до 6 часов. А согласно ст. 70 за каждый час работы в ночное время производятся доплаты в размере, устанавливаемом коллективным договором, соглашением, нанимателем, но не ниже 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада). Часть работников выходит на 1 смену, часть работников на вторую. Через неделю они меняются.

Для составления такого графика необходимо в настройках расчета зарплаты в разделе Настройка состава начислений и удержаний установить флажок Ночные часы.

В нашем случае необходимо составить 2 графика работы для 1 и 2 смены.

При составлении графика необходимо

1) ввести его наименование и по ссылке Изменить свойства графика вызвать настройки графика работы;

2) устанавливается флажок При заполнение учитывать праздничные дни;

3) установить флажок По циклам произвольной длины;

4) в таблице Расписание работы установить флажок Ночные часы и добавить 6 строк (т.к. неделя шестидневная) и вручную заполнить (явка это работа в дневное время) 5,57 и в ночное время 1.

5) установить длительность рабочей недели 40 часов (это важно, т.к по этому числу будет считаться норма часов);

6) дата отсчета – дата любого понедельника.

В соответствии со ст. 113,114 ТК для работникам может быть назначено сокращенная продолжительность дня. Например, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на основании аттестации рабочих мест по условиям труда, инвалидам I и II группыустанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени - не более 35 часов в неделю и т.д.

Для описания графика работы таких работников необходимо:

1) создать элемент справочника, указать наименование графика, по ссылке Изменить свойства графика вызвать настройки графика работы.

2) установить флажок По дня недели;

3) устанавливается флажок При заполнение учитывать праздничные дни;

2) в таблице Расписание работы указать такую продолжительность работы по дням недели, чтобы итоговая длительность рабочей недели составляла количество часов, предусмотренных ТК. Внизу можно проконтролировать количество часов.

Показать пример создания графика на примере инвалида (35 ч).

Согласно ст. 118. ТК  по соглашению между работником и нанимателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. При неполном рабочем дне уменьшается норма продолжительности ежедневной работы, установленная правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работы у нанимателя. При неполной ра бочей неделе сокращается число рабочих дней в неделю. Неполное рабочее время может также состоять в одновременном уменьшении норм продолжительности ежедневной работы и числа рабочих дней в неделю. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

Если в организации будет использоваться работа сотрудников по неполному рабочего времени, то настройках кадрового учета устанавливается флажок «Используется работа по неполной ставке».

График работы для неполного рабочего времени описывается в справочнике по тем же правилам, что и график полного рабочего времени, но с учетом следующих особенностей. При настройке параметров графика:

1) устанавливается флажок При заполнение учитывать праздничные дни;

2) устанавливается флажок Неполное рабочее время;

3) указывается вид неполного рабочего времени: Неполный рабочий день (количество дней будет отработано согласно п.4,но часов меньше) или Неполная рабочая неделя. Если используется вид Неполный рабочий день, то для сотрудника работающего по такому графику по повременной системе оплаты труда начисления оклада по дням (а не по часам), это связано с тем, что в любом случае предпраздничный день короче на час. При комбинированном варианте устанавливаем Неполная рабочая неделя, т.к. в дальнейшем эти сведения используются при определении стажа;

4) устанавливается флажок Считать норму времени по другому графику и указывается график полного рабочего времени;

5) в таблице Расписание работы заполняем рабочие дни и часы вручную.

Привести пример описания графика работы для случая, когда неполное рабочее время составляет 20 часов в неделю (5 дней по 4 часа), а полное — 40 часов в неделю

В организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем (ст. 126 ТК). Это возможно при условии, что продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и т. д.) не превышает нормального числа рабочих часов. При этом учетный период не может превышать одного года. При настройке графика суммированного учета рабочего времени в программе в настройках графика устанавливается флажок Суммированный учет рабочего времени. Работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период признается сверхурочной работой. Если в программе необходимо вести учет переработок при суммированном учете рабочего времени, то в настройках состава начислений и удержаний учете заработной платы на закладке Почасовая оплата следует установить флажок Переработки при суммированном учете рабочего времени. При этом появляется возможность рассчитывать и регистрировать часы переработок к оплате с помощью документа Регистрация переработок. При настройке графика работы с суммированным учетом в этом случае следует дополнительно указать вариант определения нормы, исходя из которой будет рассчитываться переработка: норма будет определяться по производственному календарю, данным этого графика или данным другого графика.

Документ Индивидуальный график (раздел Зарплата) предназначен для ввода отдельного специального графика сотрудника на определенный месяц. Документ хранит в себе информацию о плановом объеме рабочего времени, т.е. определяет норму времени. Может использоваться, например, для планового переноса выходных дней на рабочие и наоборот. После проведения документа в заданном месяце норма времени будет рассчитана по данным этого документа, а не по графику сотрудника, указанному в кадровых документах.

При указании в индивидуальном графике таких видов времени, как Ночные часы (Н), соответствующее начисление создается и рассчитывается автоматически при начислении заработной платы. Если указано количество рабочих часов в государственный праздник, при начислении заработной платы автоматически рассчитается Доплата за работу в праздничные и выходные в одинарном размере. Если указать часы работы в день государственного праздника отдельно для дневного, ночного и вечернего времени, доплата будет производиться в зависимости от указанного количества часов для каждого вида отдельно. Для остальных видов времени необходимо добавлять и настраивать новые начисления

Документ возможно Исправить в любом периоде, сохранив и первоначальную, и новую версии. По исправленным данным возможно пересчитать связанные документы.

Для заполнения табличной части документа используются обозначения из классификатора Виды рабочего времени. Следует отметить, что Явка – это работа только в дневное время. В справочнике созданы предопределенные элементы, однако пользователю представлена возможность добавления новых. Пример создания новых видов рабочего времени. При сдельной оплате труда сотрудник выполняет различные виды работ с разной оплатой. Например, водителю, работающему по пятидневной рабочей недели установлены различные расценки по разных видам работ: при работе на линии – 2 руб/ч, ремонтная работа – 1,5 руб/час, погрузочно-разгрузочные работы – 1 руб/час. Обратить внимание что запланировать рабочее временя по его видам невозможно. Для него устанавливается график работы пятидневная рабочая неделя, а по окончанию месяца вводятся фактические данные.

Учет рабочего времени в программе ведется методом отклонений. Рабочее время рассчитывается как разница между плановым временем работы сотрудника (задается в графике работы или назначается документом Индивидуальный график) и отклонениями от планового графика (больничный, отпуск, работа в выходные и праздничные дни, работа сверхурочно и т.д.). На основе этого метода формируется отчет по зарплате Табель учета рабочего времени.

Если по каким-то причинам не были сформированы документы, показывающие отклонения от планового графика, тогда оформляется документ Табель, с помощью который корректирует отработанное время или вводится фактическое время работы, если его невозможно запланировать (пример с водителем). Программа будет учитывать при расчете рабочего времени данные документа, если установлен параметр Проверять соответствие фактического времени плановому в настройках расчета заработной платы.

 

Штатное расписание.

В программе предусмотрена возможность ведения штатного расписания. Если такой необходимости у организации нет, то при оформлении сотрудника на работу или при кадровом переводе используется справочник Должности. В этом справочнике указывается перечень подразделений и соответствующих им должностей.

Если есть необходимость ведения ШР в программе, то в настройках кадрового учета в разделе Настройка штатного расписания устанавливается флажок Ведется штатное расписание. В этом случае при приеме сотрудника на работу, при кадровом переводе выбор должности осуществляется из штатного расписания. Ведение штатного расписания возможно двумя способами:

 

– без сохранения истории изменений, в том случае производится непосредственное редактирование справочника Штатное расписание (т.е. появляется кнопка Создать). Но тогда мы можем знать сведения только на текущую дату, без просмотра истории;

– с сохранением источники. Если такое необходимо, то в настройках кадрового учета в разделе Настройка штатного расписания устанавливается флажок Ведется история изменения штатного расписания. В этом случае изменения фиксируются документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписа ния. Документ Утверждение штатного расписания предназначен как для первоначального описания штатного расписания в программе, так и для отражения его изменения. Он позволяет описать изменения, которые приводят к появлению существенно измененного, нового варианта штатного расписания. Документ Изменение штатного расписания предназначен для внесения локальных изменений в штатное расписание. Первоначальное создание позиций штатного расписания производится с помощью документа Утверждение штатного расписания. В документе утверждения табличная часть заполняется добавлением новых позиций, а в документе изменения заполнение табличных частей производится по кнопкам Добавить позицию, Изменить позицию и Закрыть позицию (Как переименовать подразделение?) После проведения документов формируются одинаковые записи в регистрах сведений, отличаются печатной формой.

Если предусмотрен первый способ ведения штатного расписания, по даты формирования и расформирования подразделений и введения и исключения должности из штатного расписания заполняются вручную, во втором случае – это даты документов.

В настройках кадрового учета в разделе Настройка штатного расписания установка параметров:

– В позиции штатного расписания используются разряды и категории при описании штатной единицы позволяет использовать не только данные справочника Должности, но уточнить позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности выбором из справочника Квалификационные разряды (категории). В таком случае не придется для описания позиции заводить должности, например «Продавец 3 разряда», «Продавец 4 разряда», а можно будет завести только одну – «Продавец» и уточнить разряды при описании позиций ШР. При выбранной возможности указание разряда дополнительно к должности не обязательно – могут быть описаны позиции только лишь с указанием должности.

В справочнике Квалификационные разряды (категории) перечисляются дополнительные признаки должностей (разряды, категории, классы и т.п.), которые можно использовать как при описании позиций штатного расписания, так и в кадровых документах конкретных сотрудников. Это позволяет не дублировать должности в программе;

– Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Если эта возможность выбрана, то при регистрации всех кадровых документах будет выполняться автоматическая проверка на их соответствие штатному расписанию (наличие вакантных позиций, соответствие начислений предусмотренным штатным расписанием). В случае несоответствия документов штатному расписанию предупреждение будет выдано автоматически, тем не менее, его можно проигнорировать – оно носит информационный характер и не препятствует регистрации документа. Если эта возможность не выбрана, то такую проверку можно вызывать вручную при регистрации документов.

Перечень должностей (служащих, специалистов и руководителей) и профессий (рабочих) работников организации описывается в справочнике Должности (Настройка → Предприятие → Должности). Справочник можно заполнить вручную или подбором из Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия». Группа реквизитов Оплата отражаются в карточке должности, если в программе Используются тарифные группы (подключается по ссылке Настройка → Расчет зарплаты). В этих реквизитах можно указать тарифную сетку, применяемую для оплаты труда сотрудников, занимающих эту должность, а также квалификационный разряд должности и др. Если оплата не определена, то плановые начисления могут быть задана при вводе ШР.

Если оплата по окладу для данной должности будет задана с использованием ЕТС, то для заполнения группы реквизитов Оплата необходимо:

1. заполнить справочник Квалификационные разряды (категории);

2. заполнить справочник Квалификационные надбавки, которые задаются для тарифной группы. В рамках тарифной группы можно установить для разрядов (категорий) размеры тарифов, которые соответствуют этим разрядам. Утвержденную тарифную группу впоследствии можно использовать при описании должностей или позиций штатного расписания. Тогда при приеме сотрудника на эту должность (позицию штатного расписания) будет предложено указать его разряд (категорию) из состава разрядов выбранной тарифной группы.

При заведении новой тарифной группы вводится краткое и полное наименование. Полное наименование используется для вывода в печатные формы, просто наименование – для представления внутри программы. Добавляются разряды (категории), входящие в данную группу и устанавливаются тарифы. Категории выбираются из справочника Квалификационные разряды (категории). Также можно указать, что размеры тарифов устанавливаются в привязке к базовому тарифу. В этом случае при установке размеров тарифов (утверждении группы) достаточно будет указать только базовый тариф, а тарифы для всех разрядов (категорий) будут определены умножением указанных для них коэффициентов на базовый тариф. При записи группы создается документ Утверждение квалификационной надбавки, доступный из раздела Зарплата. Если зайти в тарифную группу, которая уже был создана, можно установить новые тарифы разрядов(категорий) по одноименной ссылке. Будет создан новый документ Утверждение квалификационной надбавки, где можно указать новые тарифы и проконтролировать изменения начислений штатного расписания и ФОТ. По ссылке Все изменения тарифной группы можно открыть список уже введенных документов.

Порядок заполнения документа Утверждение ШР следующий. В реквизите Месяц указывается месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания. Для описания новой позиции штатного расписания в верхнюю таблицу документа добавляется новая строка, в которой обязательно указываются ключевые признаки позиции: Подразделение и Должност ь, и задается Количество ставок. Дополнительно, если в программе используются соответствующие возможности, можно указать тарифную группу, разряд (категорию). Также для каждой позиции можно указать график работы, который будет назначаться сотрудникам по умолчанию.

Размер оклада (тарифа) и ФОТ (фонд оплаты труда) позиции штатного расписания в строке не редактируется, он подсчитывается автоматически на основании сведений о начислениях, введенных для позиции штатного расписания. Также для каждой позиции штатного расписания в документе можно задать право на отпуск и произвольное текстовое описание условий труда. При проведении документа Утверждение штатного расписания в справочнике Штатное расписание автоматически создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание и соответствующие даты. В дальнейшем с помощью документа Утверждение штатного расписания можно регистрировать изменения в штатном расписании, которые приводят к появлению новой версии штатного расписания. При создании нового документа Утверждение штатного расписания производится его автоматическое заполнение всеми действующими позициями штатного расписания. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания. Если необходимо внести изменения в какую-то конкретную позицию штатного расписания или несколько позиций, либо добавить одну или несколько позиций в штатное расписание, то удобно использовать документ Изменение штатного расписания.

В документе Изменение штатного расписания имеется возможность указать подразделение, в позиции которого требуется внести изменения. При указании подразделения документ заполняется действующими на месяц изменения в этом подразделении позициями. В остальном, работа с документом не отличается от работы с документом утверждения штатного расписания. Если штатное расписание ведется с сохранением истории, то все изменения штатного расписания «привязываются» к определенной дате, поэтому программа позволяет получить актуальную информацию о штатном расписании как на текущую (рабочую) дату, так и на любую дату прошлого периода.

Кадровые документы

В программе по каждому сотруднику формируется пакет кадровой информации (рис 6.1).

Рис. 5.1 – Карточка сотрудника

 

Кадровая информация активно используется в алгоритмах расчета заработной платы, а также в алгоритмах начисления налогов и отчислений по зарплате.

Изначально кадровая информация формируется на этапе настройки программы. В дальнейшем кадровая информация может меняться. Например, сотрудник может быть повышен в должности, может быть переведен из одного подразделения в другое, при этом может поменяться его оклад и т.п. Часть таких изменений влияют на внешний вид каких-то реквизитов в выходных отчетах, другие – напрямую влияют на алгоритмы расчета зарплаты, налогов и отчислений.

Изменения в кадровой информации, как правило, вводятся специальными кадровыми документами (кадровыми приказами). При этом наличие документа с определенной датой означает, что то или иное изменение будет работать с момента ввода соответствующего документа, а до этого действует предыдущая кадровая информация. Таким образом, информационный статус сотрудника это сочетание постоянной нормативно справочной информации + кадровые документы, актуальные на определённую дату. Кадровые документы вводятся по мере возникновения тех или иных событий, меняющих информационный статус сотрудника и соответственно алгоритмы расчета, связанные с ним.

Основные типы кадровых документов представлены на рисунке 6.2.

  Данные на начало эксплуатации

 

Рис. 5.2 – Кадровые документы (режим Кадры – Все кадровые документы)

 

Изначально кадровая информация вводится на этапе настройки справочника Сотрудники и связанного с ним справочника Физические лица.

Данные справочники играют разную роль в программе.

Например.

С одним и тем же человеком может быть заключено несколько трудовых договоров, как одновременно (т. е. оформлено совместительство), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь). При этом информация о человеке как о личности (о «физическом лице», т. е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т. п.), не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т. п.) будет различаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора. В программе под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РБ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т. п.). Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно в специальном справочнике физических лиц хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные. Такой принцип хранения информации в программе связан не только с тем, что не требует повторно вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора и при изменении вносить их в нескольких местах. Другая причина, например, в том, что согласно Налоговому кодексу подоходный налог (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Также «сводно» по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах. Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу могут соответствовать несколько сотрудников, если с ним было заключено несколько трудовых договоров. Недопустимо чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но несколькими различными физическими лицами (такая ситуация трактуется как ошибка — «дублирование физических лиц»). Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ и некорректному формированию отчетности.

В связи с этим в программе данные о человеке как о сотруднике и как о физическом лице хранятся строго отдельно. С другой стороны персональные данные человека могут редактироваться как в карточке сотрудника, так и в карточке физического лица. Помимо трудовых договоров, с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом. В программе такие договоры могут быть оформлены также с сотрудником, работающим по трудовому договору. То есть если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не потребуется регистрировать сотрудника для оформления договора ГПХ.

При добавлении в программу нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо и оно «привязывается» к сотруднику. Личные данные человека при этом можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него. Если требуется зарегистрировать оформление с этим человеком другого трудового договора, то удобно создать нового сотрудника из специального раздела Работа элемента справочника Физические лица. Если же с целью регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющихся ФИО программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе и предложит выбрать его. При выборе произойдет «привязывание» этого физического лица к вводимому сотруднику. Таким образом, программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц. В карточке сотрудника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, «отвязать» одно физическое лицо и «привязать» другое. Поэтому рекомендуется вводить «повторных» сотрудников из карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц. При первой регистрации трудового договора с человеком допускается сначала создать соответствующее физическое лицо, а затем уже из карточки этого физического лица создать сотрудника. Этот способ следует использовать с осторожностью, поскольку он может привести к дублированию физических лиц. Если дублирование все же было допущено, то объединить карточки можно с помощью специального помощника Объединение карточек с личными данными.

Для создания полноценного сотрудника недостаточно его внести в справочник Сотрудники, необходимо выполнить в отношении его процедуру приёма на работу. Т.е. для завершения оформления сотрудника необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Документ приема на работу можно ввести непосредственно из карточки сотрудника. На этапе внедрения программы, когда сотрудники уже фактически давно приняты ещё до дня внедрения программы, целесообразно воспользоваться функцией Данные на начало эксплуатации (Кадры). С помощью этой функции удобно оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала использования программы. При этом оформляется документ-регистратор, который позволяет зарегистрировать фактические кадровые данные по сотрудникам с нужного месяца. Точную дату приёма на работу можно установить непосредственно в карточке сотрудника (т.е. в режиме Сотрудники).

Для каждого сотрудника по каждой занимаемой должности отдельно ведется учет начислений, удержаний и выплат. Если сотрудник принят на работу в нескольких подразделениях, то имеется возможность формирования ведомости на выплату зарплаты данному сотрудника по каждому подразделению в отдельности. Также возможно формирования расчетного листка сотрудника по каждому месту работы.

 

Ввод начальных данных

При внедрении программы 1С:ЗУП в действующую организацию встает о вопрос о том, как будет внесена информация о сотрудниках и результатах начисления заработной платы за предыдущие периоды. Возможно два варианта: это перенос данных из другой программы и ручной ввод данных.

Перенос данных из другой программы осуществляется в режиме Администрирование с помощью специальной функции Перенос данных. В ходе выполнения данной функции, из внешнего источника загружаются файлы данных, которые автоматически обрабатываются в программе. Данный способ, как правило, используется при переносе данных из программ 1С:ЗУП предыдущих версий.

Если нет источника с готовыми данными по зарплате и кадрам, т.е. программа внедряется «с нуля», то все исходные данные должны быть введены в ручную.

При этом необходимо внести следующие данные:

1) кадровые данные сотрудников и действующие начисления;

2) данные о начислениях и отработанном времени для расчета среднего заработка, коэффициенты индексации заработка;

3) остатки отпусков;

4) остатки по взаиморасчетам с сотрудником;

5) действующие удержания;

6) сведения о работниках, находящихся в отпуске (?????).

1) Кадровые данные сотрудников и действующие начисления вносятся на дату внедрения программы с использованием документа Данные на начало эксплуатации. Документ предназначен для ввода кадровых данных списка сотрудников при начале эксплуатации программы в уже действующей организации, т.е. в организации с уже работающими сотрудниками. Он позволяет не вводить на каждого сотрудника отдельный документ Прием на работу. Основные кадровые данные указываются непосредственно в строках таблицы. Сведения о начислениях заполняются исходя из позиции ШР выбранной в поле Должность, способе расчета аванса и праве на отпуск (если установлена настройка) указываются в отдельных формах, которые открываются при щелчке в соответствующей ячейке. Таким образом, с помощью данного документа идет привязка сотрудника к ШР на дату внедрения программы, также привязываются плановые начисления. Но за все время работы в организации сотрудник может иметь кадровую историю, которая отражается в личной карточке. Поэтому историю работы сотрудника тоже необходимо ввести в программу. Для этой цели используется документ Переносы данных (Администрирование). С помощью данного документа вносятся данные в регистры сведений Кадровая история сотрудников.

2) Данные о начислениях и отработанном времени для расчета среднего заработка, а также коэффициенты индексации заработка, вводятся за предыдущие 12 месяцев с детализацией по работникам, месяцам начисления и видам заработка. Это может быть сделано двумя способами:

- с помощью документа Перенос данных сформировать записи в регистрах накопления Данные о времени для расчета среднего (общий); Данные о времени для расчета среднего (отпуск); Данные о времени для расчета среднего (ФСЗН); Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий); Данные о начислениях для расчета среднего заработка (отпуск); Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСЗН) и в регистре сведений Коэффициент индексации заработка.

- данные для расчета среднего вводятся в документе, расчет которого производится на основании среднего заработка. Например, если рассчитывается сумма отпускных, то для их расчета могут быть внесены данные за предыдущие 12 месяцев непосредственно в документе Отпуск по кнопке Изменить. При этом все начисления при вводе данных делятся на два вида Общий заработок и Годовая премия: какие начисления относятся к каждому виду определяется в ПВР (план видов расчета) Начисления на вкладке Средний заработок.

3) Остатки отпусков вводятся в программу в разрезе видов отпусков и в разрезе рабочих лет  на дату внедрения программы помощью документов Начальные остатки отпусков или Данные на начало эксплуатации.