Теоретические основы учетно-информационного обеспечения в системе управления предприятием

Эффективность каждой управляющей системы в большей степени зависит от качества формируемой ею информационной базы. Для функционирования системы управления необходимы три вида обеспечения: технические (средства вычислительной техники), математические (разработанные алгоритмы и программы для ЭВМ) и информационные (документы и другие носителя информации).

    В современных условиях информационное обеспечение можно рассматривать в качестве важнейшего элемента экономического потенциала предприятия, наряду с основными и оборотными фондами, природными и трудовыми ресурсами. Причем значение информационного обеспечения постоянно возрастает.

    Информационную модель управления расходами предприятия в условиях рыночной экономики, то есть цепь, по которой проходят материальный и информационные потоки, можно представить в виде следующих звеньев (рис.1):

Рис.1. Информационная модель управления предприятием.

Где 1 – Изучение спроса на производимую предприятием продукцию,

2 – Закупка и поставка материально-производственных ресурсов,

3 – производство продукции и услуг,

4 – сбыт готовой продукции и товара.

    Организация надлежащего информационного обеспечения, его развитие в направлении интеграции информационных потоков и создание на этой основе интегрированной системы обработки данных является одним из основных условий совершенствования системы управления расходами, оптимизация процесса управления.

    Однако процессы информатизации, ставшие объективной реальностью, все больше обнаруживают несостоятельность организационного, технического и кадрового обеспечения и предопределяют необходимость поиска более рациональных путей использования информационных ресурсов, исходя из реалий качества управленческой деятельности [1, с.6].

    Прежде уточним само понятие «информация». Чаще используется упрощенное ограниченное представление об информации, как о наборе показателей, сведений данных, собранных и предназначенных для характеристики объектов окружающего мира и протекающих в нем процессов.

    Согласно советскому энциклопедическому словарю, информация – это сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.). Для более глубокого рассмотрения понятия «информация» обратимся к кибернетике – науке об управлении, которая изучает системы управления, процессы переработки информации, информационные связи между отдельными элементами сложной динамической системой управления, принципы проектирования и построения систем управления и др. [36, с.7].

    Так С.И.Ашмарина и Б.Я.Татарских выделяют пять признаков классификации информации: содержание, соответствие отображаемому объекту, изменчивость во времени, способ передачи, сферу распространения.

    В экономической деятельности на уровне предприятия под информационными ресурсами понимается «информация, которая представляет ценность для предприятия и может быть оценена подобно материальным ресурсам [7, с.121].

    Вторая половина ХХ века ознаменовалась успехами в деле автоматизации бухгалтерии как информационного процесса, т.е. осуществления поиска, хранения передачи, обработки информации с помощью электронно-вычислительной техники и других технических средств. Компьютеры прекрасно справляются с вычислительными процедурами, способны хранить в памяти колоссальные объемы информации, находить и выводить на экран, распечатывать определенным образом организованные, закодированные информационные массивы. Благодаря этому, в настоящее время успешно применяются автоматизированные системы накопления, хранения, поиска информации, банки данных, использующие современные информационные технологии.

    Многообразие форм проявления и использования информации определяет необходимость ее классификации.

    Система показателей информационного обеспечения управления предприятием, формируемых из внешних источников, делится на три основных группы:

1. Показатели, характеризующие общеэкономическое состояние страны. Их можно подразделить на макроэкономические и отраслевые.

Основные макроэкономические информационные показатели включают в себя: темпы роста внутреннего национального продукта и национального дохода, объем эмиссии денег в рассматриваемом периоде, денежные доходы населения, вклады населения в банках, индексы информации, учетную ставку Центрального банка.

Отраслевые показатели содержат основные информационные данные по отрасли: объем произведенной и реализованной продукции, его динамику, общую стоимость активов предприятий, индекс цен на продукцию отрасли в исследуемом периоде.

2. Показатели, характеризующие конъюктуру рынка. Подразделяются на показатели, характеризующие конъюктуру товарного, фондового и денежного рынков.

К показателям первой группы относятся: объем и широта предложения, котируемые цены предложения и спроса на товары, объем и цены сделок, уровень конкуренции на рынке готовой продукции предприятия.

К показателям второй группы относятся виды основных фондовых инструментов (акции, облигации), котируемые цены предложения и спроса основных видов фондовых инструментов.

К показателям третьей группы относятся: кредитная ставка отдельных коммерческих банков, депозитная ставка, курс валют.

3. Показатели, характеризующие деятельность контрагентов и конкурентов. Эти показатели используются в основном для принятия оперативных управленческих решений по отдельным аспектам деятельности предприятия. Данные показатели формируются обычно в следующем разрезе: «Банки», «Страховые компании», «Поставщики продукции», «Покупатели продукции», «Конкуренты».

    К системе показателей информационного обеспечения управления расходами предприятия, формируемых из внутренних источников, можно выделить следующие четыре группы:

· Показатели бухгалтерского учета организации.

Преимуществом этих показателей является их унифицированность; четкая регулярность формирования (в установленные нормативные сроки); высокая степень надежности; отчетность, формируемая на базе бухгалтерского учета. В то же время информационная база, формируемая на основе бухгалтерского учета, имеет и недостатки: отражение информационных показателей, как правило, по предприятию в целом; низкая периодичность; использование, в основном, стоймостных показателей, что затрудняет анализ влияния факторов на формирование и использование ресурсов предприятия.

Одним из основных источников информации бухгалтерского учета является баланс. Бухгалтерский баланс как отчетная форма характеризует в стоймостном выражении состояние хозяйственных средств с точки зрения их состава и источников формирования на определенную дату. Совокупность показателей, раскрываемых в бухгалтерском балансе, подразделяются на активы и источники их образования. Все активы делятся на оборотные и внеоборотные. Высокая степень аналитичности статей бухгалтерского баланса раскрывает состояние дебиторской задолженности, наличие денежных средств. Рассматривая источники возникновения активов предприятия, в балансе формируют информацию о величине собственного капитала, прибыли, распределенной по различным направлениям, состоянии краткосрочной и долгосрочной кредиторской задолженности на определенную дату.

· Показатели оперативно-аналитического учета предприятия (управленческий учет). Он представляет собой систему учета показателей, формирующих информационную базу для принятия тактических и стратегических управленческих решений и прогнозирования деятельности предприятия в предстоящем периоде.

    Оперативно-аналитический учет в отличии от бухгалтерского обладает следующими основными преимуществами: он ориентирован не только на стоймостные, но и на натуральные значения показателей; периодичность представления результатов оперативно-аналитического учета полностью соответствует потребности в информации для принятия оперативных управленческих решений, оперативно-управленческий учет может быть структурирован в любом разрезе и по разным направлениям – по центрам ответственности, по центрам возникновения затрат, по видам готовой продукции, и он может отражать отдельные активы с учетом темпов инфляции.    Результаты оперативно-аналитического учета являются коммерческой тайной предприятия и не должны и не должны представляться внешним пользователям.

    К этому учету относятся следующие показатели:

- по видам запасов материально-производственных ресурсов (сырье и материалы, полуфабрикаты, готовая продукция, товары, незавершенное производство);

- по видам расходов;

- по видам производств, связанных с формированием производственных затрат;

- по сферам деятельности предприятия (сбыт, снабжение, производство);

- по центрам ответственности;

- по регионам деятельности.

    В целом оперативно-аналитический учет строится индивидуально на каждом предприятии и должен быть подчинен задачам информационного обеспечения процесса оперативного и стратегического управления формированием и использованием всех его ресурсов.

· Показатели налогового учета предприятия. Данные показатели раскрываются в обязательной, законодательно установленной форме налоговой декларации, в которых фиксируется величина объектов налогообложения и налоговых обязательств предприятия перед бюджетом по налоговым платежам. Доступ к информации о величине всей совокупности налоговых платежей из числа внешних пользователей имеют наряду с налоговыми органами организации, осуществляющие независимый аудит.

· Нормативно-справочные показатели. Основу данной системы показателей составляют различные нормы и нормативы, разработанные в рамках самого предприятии: нормы расхода материалов на деталь, узел и изделие, нормы запасов материально-производственных ресурсов, перечень причин и виновников отклонений фактических затрат от нормативных.

Использование всей совокупности показателей, формируемых из внешних и внутренних источников, позволяет создать на каждом предприятии целенаправленную систему информационного обеспечения, ориентированную как на принятие стратегических решений, так и на эффективное текущее и оперативное управление формированием и использование всех ресурсов[30, 20].