Особенности процесса закупок

На промышленных предприятиях

 

Логистика в области закупок МР для производственных нужд направлена:

– на улучшение взаимоотношений с поставщиками и повышение качества закупаемых товаров;

– снижение издержек и времени на транспортировку МР;

– повышение эффективности управления материальным потоком;

– достижение целей по производству высококачественных продуктов по конкурентоспособным ценам.

Все это является частью интегрированного логистического менеджмента – сферой управления закупками МР для производства.

Поставщики играют важную роль в процессах управления себестоимостью производимой продукции. В частности, обе стороны – поставщик и промышленная фирма – должны четко взаимодействовать при разработке различных программ ценообразования. Это взаимодействие включает в себя;

– тщательную проработку решений о собственном производстве или закупке комплектующих изделий – задачу МОВ;

– переопределение условий оплаты;

– установление оптовых скидок;

– проведение научного функционально-стоимостного анализа;

– возможность замены сырья, материалов, комплектующих;

– изменения в производственных процессах, технологии изготовления или в технологическом режиме;

– снижение уровня отходов производства и их утилизацию;

– модифицирование допустимых отклонений от технических требований;

– поручение компетентному поставщику разработки программ, связанных с контролем над затратами;

– консолидирование заказов на закупки МР^[1].

 

 

Принят и е оптимальных решений о закупке материальных

Ресурсов промышленного предприятия

Методы и подходы в принятии решений о закупках

Материальных ресурсов

При определении периодичности, способа, объема закупок, а также поиске поставщиков с точки зрения их оптимальности мы сталкиваемся с основной проблемой принятия сложных решений – значительным превышением объема информации о вариантах выбора над физиологическими возможностями человека по восприятию и обработке этой информации. Именно в таких ситуациях – при принятии решений в логистике снабжения – практически единственным эффективным средством минимизации ошибок является применение специальных методов, технологий и программных средств обработки информации. В связи с этим важную роль играет разработка процессов принятия решений.

Рассматриваемая методика исследования принятия решений о закупке представляет собой совокупность методов агрегированного многокритериального системного анализа, основы которой были предложены как инструмент оценки кредитных предложений банков или инструмент решений о приобретении предприятий^[5]. В данном параграфе производится ее уточнение и дополнение для принятия решений, принимаемых в логистике снабжения машиностроительных (автомобилестроительных) предприятий.

С позиций теории логистики целью методики выступает сквозная оптимизация затрат на "входе в систему" за счет определения основных критериев экономической эффективности и их весомости при принятии решения о закупке товарно-материальных ценностей. Многокритериальные варианты решений для методики – просто анализируемые объекты, которые характеризуются наборами количественных и качественных характеристик (показателей). Целью методики является вычисление оценок степени соответствия анализируемых объектов комплексу требований и предпочтений одного или группы руководителей и специалистов (экспертов).

Задача методики – агрегирование (сжатие) многокритериальной информации об анализируемых объектах до объема и формы представления, воспринимаемых руководителем при принятии решения о закупке. Критерии оптимизации в логистике снабжения условно можно разбить на следующие группы:

1) оптимизация периодичности закупок;

2) оптимизация объема закупок;

3) оптимизация способа закупок;

4) оптимизация состава потенциальных поставщиков;

5) оптимизация баланса цены и качественных показателей.

1. Критерий оптимизации периодичности закупок. Большинство предприятий производят закупки исходя из возникающей потребности. Однако на некоторые позиции товарной номенклатуры цена на рынке может меняться более чем на 40% в зависимости от периода (например, на биржевые и сезонные товары). Предприятиям машиностроения имеет смысл в целях получения прямой экономии привязывать текущие закупки к конъюнктурным циклам товара, а именно: прогнозируя рыночную ситуацию, в периоды роста цен закупать на длительные сроки крупными партиями, в периоды понижения цен приобретать материальные ценности на короткие периоды мелкими партиями.

2. Критерий оптимизации объема закупок. Определение оптимального объема закупки предполагает нахождение наиболее экономичной партии товара, необходимой для приобретения. На практике предприятия приобретают товар в соответствии с размером потребности. Отметим, что ценообразование на продукцию производственно-технического назначения происходит в том числе в зависимости от норм отгрузки: немонтажные нормы имеют цены на 3–5% выше монтажных норм; вагонные нормы, в свою очередь, также отличаются по цене от меньших на 2–7%. Таким образом, при принятии решения о закупке возникает дилемма: закупать объемом, равным потребности, или производить закупку большими объемами с учетом снижения оборачиваемости средств за счет увеличения складских запасов.

3. Критерий оптимизации способа закупки. Каждому приобретаемому наименованию товара соответствует единственный способ закупки, позволяющий достичь наибольшей экономической эффективности.

4. Критерий оптимизации состава потенциальных поставщиков. При принятии решения необходимо обеспечить портфель предложений. Качеством оферт поставщиков внутри портфеля определяется качество и уровень конкуренции при проведении процедур многокритериального анализа предложений и принятии решения. Основная проблема практической закупочной деятельности заключается в том, что при использовании лучших систем анализа и поддержки принятия решения состав рассматриваемых контрагентов неоптимален, т.е. предприятие не имеет оферт от организаций, имеющих действительно лучшие предложения на рынке.

5 Критерий оптимизации баланса характеристик цены, качества товара и надежности поставщика включает в себя более 20 основных субкритериев и до 50 вспомогательных, относящихся к требованиям качества, выполнению поставщиком своих обязательств, ценовых показателей приобретаемого товара.

При формировании многокритериальных оценок степени соответствия анализируемых предложений поставщиков предъявляемым требованиям и предпочтениям в логистике снабжения существует проблема корректного отражения субъективной экспертной информации. Для решения данной проблемы к методике исследования процессов принятия решений о закупках должны быть предъявлены следующие требования: обеспечение экспертов полным перечнем необходимых первичных данных и установление необходимых требований и предпочтений к значениям и соотношениям значений характеристик анализируемых поставщиков и предлагаемых ими товаров.

Рассматриваемый способ получения и обобщения экспертной информации имеет две значимые проблемы:

1) в классическом методе анализа иерархий определение предпочтений характеризуется высоким ростом числа парных сравнений при росте числа сравниваемых объектов или показателей. В данной методике эта проблема решается путем перехода на сокращенную процедуру парных сравнений при числе сравниваемых объектов или показателей больше восьми (на одном уровне иерархии);

2) на практике при решении реальных задач многокритериального анализа с абсолютными оценками объектов сразу и полностью получить всю информацию по всем показателям для большого количества предложений поставщиков обычно не удается. Это приводит к трудностям заполнения "конкурентного листа" – сравнительной таблицы всех анализируемых характеристик всех объектов на одинаковых шкалах измерения. Отсюда необходимо применять средства обработки неполных массивов исходных данных.

Обеспечив таким образом получение и обобщение экспертной информации, необходимо провести ее анализ. Отметим, что указанные выше критерии анализа характерны не для каждой конкретной закупочной ситуации. Соответственно, не всегда необходимо анализировать все пять перечисленных критериев. Логистика рассматривает каждый бизнес-процесс обеспечения предприятия как уникальный. Поэтому в конкретном случае следует оценить действие критерия в сложившейся ситуации на рынке закупаемого товара.

Критерий оптимальной периодичности закупок, учитывающий динамику конъюнктуры товарного рынка, необходимо применять при наличии следующих условий.

1. Рынок закупаемого товара динамичен, т.е. имеют место значительные колебания (более 5% за короткий, 1–2-месячный период). Примеры таких товарных рынков продукции производственно-технического назначения – рынок горючесмазочных материалов, ферросплавов, цветных металлов.

2. Предприятие закупает товарно-материальные ценности крупными партиями, так как ценовые колебания имеют место на достаточно крупных объемах товара. Розничные и мелкооптовые продавцы сглаживают динамику цен, участвуя в ценообразовании таким образом, что при падении цен они получают сверхприбыли, компенсируя свои убытки, понесенные при резких повышениях цен.

3. Предприятие имеет постоянную, а не дискретную потребность в товаре. При разовой потребности, возникновение которой невозможно описать математической функцией, осуществление закупок также не может быть упорядочено по временным периодам, а, следовательно, быть привязано к конъюнктуре рынка товара.

4. При переходе к более частым закупкам товара партиями, меньшими месячной потребности, получаемый эффект будет превосходить затраты по удорожанию стоимости транспортировки. Это предполагает, например, что вагонные поставки не придется разделять на автотранспортные в случае, если разница в стоимости железнодорожных и автомобильных перевозок превысит экономический эффект от закупки в соответствии с конъюнктурой рынка.

5. Предприятие изыщет возможности оплаты партий товара, соответствующих более чем месячной потребности при закупке на периоды конъюнктурного роста цен. То есть бюджет закупок должен предусматривать возможность осуществления предоплаты за партию товара, соответствующую потребностям долгосрочного периода, на который предусматривается закупка.

Критерий оптимального объема целесообразно использовать в следующих ситуациях:

– при возможности включения в бюджет закупок затрат, превышающих потребности данного периода;

– при таких объемах закупки, когда незначительное различие в количестве закупаемого товара существенно влияло бы на его стоимость (т.е. при переходах от одних отгрузочных норм к другим);

– при постоянной потребности в закупаемом товаре (для возможности расчета периода расходования закупленных ценностей).

Критерий оптимального способа закупки соблюдается при обеспечении предприятия любыми видами товара. Его действие постоянно.

Критерий оптимального состава поставщиков необходимо использовать в закупочных ситуациях на рынках монополистической конкуренции^[6] и чистой (совершенной) конкуренции (если допустить наличие таковых). Поскольку большинство рынков продукции производственно-технического назначения являются рынками монополистической конкуренции, то данный критерий необходимо применять при большинстве закупок.

Критерии баланса цены и качества общеизвестны и должны быть учтены в обязательном порядке. Уточним, что в зависимости от сложности закупаемого товара количество качественных критериев меняется. Так, при закупках простого сырья и материалов таким критерием будет соответствие ГОСТу или ТУ. При приобретении оборудования по индивидуальным чертежам может насчитываться до 50 субкритериев.

Все вышеописанные критерии при их наличии в конкретной закупочной ситуации должны учитываться как равнодействующие (иметь одинаковый вес). То есть критерии включаются в процедуру многокритериального анализа без оценки их веса, который равен отношению единицы к количеству действующих в закупочной ситуации критериев. Различные веса целесообразно применять в действиях над субкритериями в рамках многокритериального анализа.

Примем за основу ситуацию, в которой при оценке входящего потока в логистической системе имеет место действие всех перечисленных критериев. Для определения оптимальной периодичности закупки необходимо осуществить следующие действия.

1. Исследовать конъюнктуру рынка закупаемого товара – найти минимальную протяженность полного цикла, среднюю продолжительность понижающей и повышающей волн конъюнктуры рынка товаров, связанную с уровнем запасов на складах производственных предприятий, в оптовой и розничной торговле^[7].

2. Исходя из полученных данных, определить периоды закупки товара объемами, соответствующими потребностям на срок более одного месяца (они должны составлять минимум – значение средней продолжительности повышающей волны конъюнктуры, максимум – минимальное значение конъюнктурного цикла) для периодов повышения цен.

3. Определить минимально возможные партии товара для закупки (они должны составлять минимальный объем, отгружаемый поставщиком, который возможно приобрести без удорожания цены за единицу товара за счет меньших объемов закупок) для периодов понижения цен.

При принятии решений о периодичности закупок с момента произведения описанных действий закупать товар минимальными определенными партиями. В случае повышения цен закупить товар максимальным определенным объемом. По истечении периода, на который был закуплен максимальный объем, продолжить закупку минимальными партиями.

Для исследования оптимального объема закупки можно воспользоваться следующей формулой:

  (2.1)

где Р 1 – оптимальная (лучшая на рынке) цена за единицу закупаемой продукции при закупке объемами, равными заявленным на месяц потребностям; Р 2 – оптимальная (лучшая на рынке) цена за единицу закупаемой продукции при закупке объемами, большими заявленной потребности (например, минимальными объемами, отпускаемыми заводами-производителями; монтажными нормами; объемами вагонной поставки); Среф – ставка рефинансирования ЦБ РФ; t – количество месяцев, необходимых для полного потребления закупленного объема продукции (исходя из ежемесячной потребности).

Если закупаемая партия (с ценой Р 2) соответствует условиям формулы, то это оптимальный объем закупки (несмотря на меньшие потребности). Если нет – то приобретать товар необходимо согласно заявленным потребностям на период. Уточним, что целесообразно ограничить объем, закупаемый при цене Р 2 (например, объем, равный шестимесячной потребности), так как при сколь угодно большом объеме цена на товар будет стремиться к его себестоимости, а бюджет любых закупок ограничен.

Исследование оптимального способа закупок в логистике целесообразно проводить на основании типового закона ЮНСИТРАЛ^[8], который предоставляется в качестве шаблона правительствам стран, желающим ввести или изменить законодательство о государственных закупках для нужд своего внутреннего рынка. В нем четко регламентирован метод закупок в зависимости от сложившейся рыночной ситуации и специфики материального потока, входящего в логистическую систему предприятия. Открытые конкурсы применяются при крупных для бюджета организации суммах закупки сырья, материалов и стандартного оборудования и значительном количестве субъектов на рынке закупок. Закрытые торги применяются в случае, когда на рынке закупаемой продукции работает ограниченное число поставщиков (3–5) и они известны организатору.

Другая сфера применения – небольшие закупки при условии, что проведение открытого тендера нецелесообразно с учетом затрат времени и средств. Данный способ приобретения товарно-материальных ценностей также применяется при засекреченных по каким-либо причинам закупках. Двухэтапные конкурсы используются достаточно редко в силу сложности и длительности процедур. Они применяются в случае закупки сложной (уникальной) дорогостоящей продукции. Запрос котировок применяют при выборе стандартного по качественным характеристикам товара в случае необходимости выбора поставщика из числа уже имеющихся у предприятия контрагентов или из числа субъектов рынка, прошедших квалификационные процедуры при конкурсных формах закупки, но нс получивших лота на поставку товара. Запрос предложений применяют по той же схеме, что и запрос котировок, но при условии различия в качественных характеристиках, но равенства в ценах.

Закупка из единственного источника (безальтернативная закупка) используется в случаях, если товары имеются в наличии только у какого-либо конкретного поставщика или поставщик обладает исключительными правами в отношении данных товаров и не существует никакой разумной альтернативы или замены. Кроме того, осуществление безальтернативной закупки возможно при наличии срочной потребности в товарах, когда проведение процедур торгов или использование любого другого метода закупок было бы нецелесообразным при условии, что обстоятельства, обусловившие срочность, нельзя было предвидеть или они не являлись результатом медлительности со стороны закупающей организации.

Исследование оптимального состава потенциальных поставщиков производится следующим способом.

1. Выявляется средняя цена на продукт на рынке (путем изучения сведений, предоставляемых Федеральной службой государственной статистики (Росстатом) РФ, или присутствующих в аналитических разделах электронных торговых площадок).

2. С помощью мониторинга рынка находят поставщиков, предоставляющих товар по данной цене или ниже.

3. Исходя из способа закупок, определяется число потенциальных поставщиков, которых необходимо привлечь к участию в тендере (как правило, для открытого конкурса – до 50, закрытого – до 10, двухэтапного – до 10, запроса котировок и запроса предложений – до 5).

4. Из поставщиков, определенных в процессе мониторинга рынка, отбирается необходимое количество по принципу ценового критерия (выбираются поставщики, имеющие лучшие цены).

5. Отобранное количество поставщиков имеет право участвовать в процедуре принятия решения о взаимодействии, т.е. выбранные данным методом субъекты рынка являются потенциальными поставщиками предприятия в конкретном периоде.

Важнейшим разделом процесса многокритериального анализа является анализ ценовых и качественных характеристик (субкритериев). Наиболее приемлемый метод многокритериального анализа – доминантный анализ Парето, который, к сожалению, не позволяет давать оценки на шкале отношений (т.е. вычислять рейтинги) и обычно не позволяет полностью ранжировать все объекты.

Доминантный анализ Парето основывается па разделении исследуемых объектов на доминируемые и доминирующие. Доминирующий объект при арифметическом сравнении хотя бы по одному из критериев анализа лучше или равен остальным объектам. Доминируемый объект не имеет ни одного критерия, по которому он превосходит иные сравниваемые объекты. Для проведения анализа Парето необходимо определить абсолютные шкалы оценок, присвоить каждому объекту соответствующее значение по каждой шкале, а также выделить доминируемые и доминирующие объекты на основании присвоенных значений каждой шкалы.

В условиях неразрывной связи результатов и затрат наиболее простым и наглядным средством помощи является представление каждого из проанализированных объектов в виде точки на плоскости типа "результаты – затраты". При решении задач многокритериального выбора лицо, принимающее решение, обычно способно без затруднений выбрать на плоскости нужный объект или расставить объекты по номинальной или ранговой шкале. Такая форма представления результатов анализа является требуемым от методики результатом агрегирования информации об объектах до объема, воспринимаемого человеком при принятии решения.

Пример.

Для принятия окончательного решения на Рисунок 2 продемонстрированы результаты работы методики при подведении итогов тендера технико-коммерческих предложений поставщиков сложных технических систем.

Названия реальных организаций здесь заменены буквами А, В, С и D. По оси абсцисс показаны результаты оценки членами экспертного совета неценовой предпочтительности предложений предприятий, куда должны входить и оценки ожидаемого экономического эффекта, а по оси ординат – приведенные цены организаций, прошедших отборочный этап конкурса, представлены точкой. На рисунке хорошо видно, что предложения организации D являются доминируемыми, но Парето и поэтому не могут претендовать на итоговый выбор, так как существует предложение, которое, обладая меньшей затратностью, приносит больший эффект. Коммерческие предложения остальных трех организаций являются недоминируемыми, и поэтому любая из них может претендовать на победу.

Если бы мы априорно (т.е. не имея раскладки объектов на плоскости) попробовали задать критерий выбора (критерий оптимальности) типа "максимум эффекта при затратах до 35 единиц", объект В был бы отброшен без уведомления лицом, принимающим решение, что в данном случае представляется неправильным. Более того, выбрать по данному рисунку лучший среди объектов А, В и С лицо, принимающее решение, сможет только в случае нанесения шкал и их размерностей (исходя из своих субъективных представлений о ценности результатов и приемлемости затрат). Указанные обстоятельства показывают опасность использования априорных критериев.

 

Рисунок 2 Графическая интерпретация результатов анализа Парето

Однако, к сожалению, этот метод не работает при наличии только недоминируемых объектов и не позволяет получать неискаженные результаты на шкале отношений.

В случае необходимости получения количественных оценок (например, при расчете лимитов закупок) агрегировать информацию все равно приходится при помощи математических функций и функционалов, что является одним из источников методологических искажений результатов анализа. В качестве одного из универсальных функционалов можно указать балльный метод оценки (метод взвешенного суммирования).

Работа с абсолютными опенками в рассматриваемой методике осуществляется на основе коэффициентов и функций ценности и позволяет решать задачи оценки степени соответствия анализируемых объектов комплексу предъявляемых требований и предпочтений. Отметим, что последнее обстоятельство позволяет получать многокритериальные оценки как для очень большого числа анализируемых предложений поставщиков, так и для единственного предложения.

Метод балльной оценки состоит в следующем: каждый рассматриваемый критерий конкурсной заявки или показатель, характеризующий квалификацию поставщика, получает оценку в баллах по 10-балльной шкале. С этой целью значение анализируемого критерия в натуральных единицах измерения ранжируется для всех поставщиков. Худшему критерию присваивается 1 балл, лучшему – 10. Применение метода интерполяции в интервале 1–10 баллов позволяет определить балльное значение критерия для каждого претендента. Для случая, когда худшее значение критерия меньше лучшего значения (например, предложения сокращения срока выполнения контракта или оценка опыта претендента, характеризуемая количеством ранее выполненных контрактов), балльная оценка у-го критерия (показателя) для г-го поставщика определяется по формуле

 (2.2)

при и

где – балльная оценка анализируемого j -го критерия (показателя) для i -го поставщика-конкурсанта; – значение анализируемого j -го критерия (показателя) для i -го поставщика-конкурсанта в натуральных единицах измерения; – худшее значение анализируемого j -го критерия (показателя) среди всех поставщиков-конкурсантов в натуральных единицах измерения; – лучшее значение анализируемого j -го критерия (показателя) среди всех поставщиков-конкурсантов в натуральных единицах измерения.

Для случая, когда худшее значение критерия больше лучшего (например, цена контракта, товара, другие ценовые показатели), балльная оценка анализируемого j -го критерия (показателя) для г-го поставщика определяется по формуле

  (2.3)

при и .

Использование формулы (2.2) для случая , а, следовательно, и дает отрицательные значения и числителя, и знаменателя дроби , что не влияет на результат вычислений. Поэтому для упрощения вычислений можно использовать формулу (2.2).

Если среди критериев (показателей), характеризующих заявку (или квалификацию) поставщика, есть критерии, не поддающиеся количественной оценке, применяется экспертная балльная оценка таких критериев (показателей).

Например, если по 10-балльной шкале экспертно оценивается степень соответствия критерия требованиям конкурсной документации, то оценку можно формировать исходя из следующих условий: 1–3 балла – частичное соответствие конкурсной документации; 4–6 баллов – полное соответствие требованиям конкурса; 7–8 баллов – критерий, характеризующий поставщика, частично превосходит требования конкурсной документации; 9–10 баллов – критерий, характеризующий поставщика, существенно превосходит требования конкурсной документации.

Стоит заметить, что результаты взвешенного суммирования оценок эффекта и затрат зачастую противоречат здравому смыслу. Для решения этой проблемы необходимо вести раздельный учет показателей, относящихся к системным категориям "выгоды" (эффект, качество, прибыль) и "издержки" (затраты ресурсов всех видов). Данное требование может обеспечиваться следующими возможностями:

– разнесением показателей выгод и затрат по разным ветвям иерархии оценок;

– наглядным представлением результатов анализа в виде точек на плоскости типа "выгоды – издержки" (наряду с традиционной табличной формой представления результатов).