Техники и правила управления временем

Техники и правила управления временем

Планирование времени помогает определить миссию собственной жизни, вычислить внешние и внутренние факторы, метод достижения масштабных жизненных целей. Планирование относится к первому этапу. При плохой проработке планирования можно в дальнейшем потерпеть неудачу.

Очень полезной для реализации процесса планирования времени может быть Пирамида Франклина. Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

Пирамида Франклина

 

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

 

Организация времени – это структурирование и распределение временного ресурса в зависимости от его функций. Чтобы организовать время, известный коуч Стивен Кови предложил воспользоваться таблицей, где названы все роли, которые выполняет человек. К примеру, это может быть роль мужа, отца, банковского работника, участника футбольной команды и прочее. После в этой же таблице нужно указать цели и определенные планы для каждой роли. Далее необходимо разработать расписание, привязав его к календарю по всем ролям с заметками о передаче полномочий.

Основные принципы организации времени

1) Принцип бывшего президента США Эйзенхауэра: определение приоритетов на основе важности и срочности.

Эйзенхауэр, подразделяя задачи по их важности и срочности, пришел к так называемым задачам А, В, С, D.

В-задачи: важные, но не срочные, следует определить в какие сроки выполнить;	А-задачи: очень важные и срочные, исполнять которые следует немедленно;
D -задачи: дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание. Сброс задачи.	С-задачи: менее важные, но срочные, решение которых следует делегировать подчиненным.

Принцип Парето

Математическая зависимость, которая легла в основу Принципа 80/20, была обнаружена более ста лет назад, в 1897 году, итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923). Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом Дисбаланса.

Принцип Парето заключается в следующем: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

· 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли, а остальные 80% клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;

· 20% ошибок обуславливают 80% потерь и оставшиеся 80% ошибок обуславливают 20% потерь;

· на 20% ваших ковров приходится 80% воздействий, ведущих к их износу;

· 80% всего времени вы носите 20% имеющейся у вас одежды;

. 80% всех ложных тревог при срабатывании противоугонной сигнализации вызывается 20% возможных причин.

Техники управления временем

Метод «Альпы»

Преимущества метода:

— 10 минут затраченные на использование метода помогают сэкономить до нескольких часов ежедневно;

— метод прост и легок в использовании;

— вам проще контролировать рабочий процесс, и вы легче справляетесь с неожиданными делами;

— концентрация вашего внимания в первую очередь идет на важных вещах и это помогает вам делать больше;

Содержание метода:

для управлением выполнения задачами необходимо пройти 5 этапов:

1) составление списка задач

2) оценка времени выполнения

3) планирование времени в отношении 60 на 40

4) расстановка приоритетов и перепоручение

5) контроль процесса выполнения

Метод АВС

Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

· составить список всех будущих задач;

· разделить их по важности и установить очерёдность;

· оценить задачи соответственно по категориям A, B и C

Метод POMIDORO

Помидор – это 25 минутный интервал времени.

· Выберите одно дело, которым вы займетесь прямо сейчас и заведите таймер. 25 минут уделяйте внимание только этому делу, ни на что не отвлекаясь.

· После этого дайте себе отдохнуть 5 минут, займитесь чем-то приятным.

· После отдыха, поставьте таймер еще на 25 минут и продолжите предыдущее дело, если вы его не закончили или займитесь новым.

· После таких 4 повторений по 25 минут с короткими перерывами, сделайте себе длинный отдых в 30 минут.

Метод поедания лягушки

У каждого из нас есть неприятные дела.

В терминологии тайм-менеджмента неприятные дела (которые тем не менее необходимы) называются… «лягушками». И каждое утро нужно начинать с ликвидации такой «лягушки».

Составив список «лягушек», равномерно поделите их по дням недели. Копить не рекомендуется: чревато хроническим стрессом.

Разделывайтесь с ними последовательно и спокойно – это сэкономит кучу времени и сил.

Метод поедания слона

«Слонами» в тайм-менеджменте называют большие задачи и объемы работ. Такой проект нависает, словно бетонная махина. Вот почему рекомендуется делить его на фрагменты. Это называется «съесть слона». Когда дробишь задачу на подзадачи, она не кажется такой масштабной. Нервное напряжение уменьшается, а эффективность работы увеличивается.

Метод швейцарского сыра

Если вы боитесь подступаться к какому-то делу, сделайте в нем «дырку», выполнив часть работ. Причем, делать «дырки» можно в произвольном порядке. Строгая последовательность необязательна: главное – ежедневно делать «дырки». Когда выдалась свободная минутка – загляните в список и сделайте «дырку», которая кажется вам наиболее привлекательной именно в этот момент.

Чем сильнее «изъедена» задача, тем меньше времени уйдет на ее решение.

Правила тайм-менеджмента

Планируйте свой день накануне

Перед сном потратьте 5 минут на написание списка задач на следующий день. Эти дела должны помочь вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям. Планируя заранее накануне вечером, вы будете лучше подготовлены морально к предстоящим вызовам. В результате, утром будет значительно легче приступить к делу, зная, что именно вы планируете осуществить. Кроме того, вам не придется тратить время на выбор следующей задачи. Вы уже будете знать, чем заняться дальше.

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра обнаружит пул не очень важных (для достижения ваших целей), но все же необходимых и срочных дел. Лучшее, что вы можете с ними сделать – это поручить их выполнение кому-нибудь другому. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно приближает вас к цели.
Следующие советы помогут вам делегировать максимально эффективно:

· Найдите подходящего человека: тот, кому вы делегируете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы;

· Обеспечьте ясные инструкции. Сделайте так, чтобы сотрудник совершенно точно знал, что он должен делать и для чего это необходимо. Напишите пошаговое руководство, дайте сотруднику возможность задать вопросы и уточнить неясные моменты.

· Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи;

Отслеживайте свое время

Чтобы управлять чем-то, нужно хорошо знать, как это работает. Это же справедливо и для времени. Задайтесь целью понять, на что вы тратите свое время, и какие результаты это в конечном итоге приносит. Если вы проводите много времени за компьютером, воспользуйтесь программой RescueTime. Она позволяет точно отследить все действия на компьютере и таким образом понять, куда вы действительно тратите свое время.

Для всего остального используйте блокнот или электронную записную книжку. Отмечайте время начала и окончания каждого дела. Через неделю-две таких наблюдений вы уже сможете понять, какие утечки времени вы следует закрыть, и за счет чего действительно реально повысить продуктивность.

По сути, это то же самое, что вы делаете с деньгами – отслеживаете расходы, чтобы понять, на чем можно сэкономить. Время – это такая же ваша валюта, ресурс. Считайте его и тратьте с умом.

Правило 2-х минут

Это правило состоит из 2-х частей.

Часть 1. Если что-то можно сделать за две минуты, просто сделайте это. Не добавляйте в список дел, не откладывайте на потом его и не делегируйте кому-то другому. Просто сделайте это. Например, ответьте на письмо босса или поставьте тарелку в посудомоечную машину сразу после еды. Или же черкните план на день за чашкой утреннего кофе.

Часть 2. Если что-то требует больше времени, скажите себе, что вы будете делать его в течение 2-х минут. Всего 2 минуты – это совсем немного. Однако проработав их, вы скорее всего продолжите дальше.
Этот нехитрый трюк тем не менее позволяет безболезненно победить инерцию покоя и наконец взяться за дело, которое так долго откладывалось.

Задание

1. В течение двух недель необходимо протестировать каждую из представленных техник. Можно добавить свою.

2. Оценить по 10 балльной шкале результативность каждой их них. Итоги представить в табличной форме

 

Техники/методы планирования/использования времени

Название	Оценка	Комментарии
Метод помидора
Метод «Альпы»
АВС анализ
Метод поедания лягушки
Метод поедания слона
Метод швейцарского сыра

 

Техники и правила управления временем

Планирование времени помогает определить миссию собственной жизни, вычислить внешние и внутренние факторы, метод достижения масштабных жизненных целей. Планирование относится к первому этапу. При плохой проработке планирования можно в дальнейшем потерпеть неудачу.

Очень полезной для реализации процесса планирования времени может быть Пирамида Франклина. Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

Пирамида Франклина

 

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

 

Организация времени – это структурирование и распределение временного ресурса в зависимости от его функций. Чтобы организовать время, известный коуч Стивен Кови предложил воспользоваться таблицей, где названы все роли, которые выполняет человек. К примеру, это может быть роль мужа, отца, банковского работника, участника футбольной команды и прочее. После в этой же таблице нужно указать цели и определенные планы для каждой роли. Далее необходимо разработать расписание, привязав его к календарю по всем ролям с заметками о передаче полномочий.