Порядок контроля складского учета

 

При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:

• определение параметров для контроля качества и надежности учета;

• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

• поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;

• возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;

• контроль запасов;

• учет поврежденных товаров;

• возможность операций с не складируемыми товарами;

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

• соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

• соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

• даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

• законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

• наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

• полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

• правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

• соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

• соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

• соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Порядок инвентаризации

 

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения обязательств в учете.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации

работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная)инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета.

При проектировании процессов необходимо выполнить:

• определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;

• определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.

• выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, «вслепую» или нет);

• генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;

• методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);

• методы анализа результатов пересчета;

• методы коррекции товарных остатков.

Современные системы управления складом позволяют осуществлять:

– периодическую инвентаризацию;

– инвентаризацию по статистической выборке;

– перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.

Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными в том время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации».

Действия начальника склада в случае обнаружения недостачи:

– лично убедится в отсутствии товара;

• осмотреть близлежащие места хранения (т. к. возможно, что сотрудник размещавший товар, перепутал полки);

• поднять всю историю движения данного товара;

• опросить сотрудников с целью выяснения предположительного времени пропажи, или возможной причин пропажи;

• в случае явного обнаружения ошибки сотрудника (забыл выдать по заказу, положил на другое место хранения, ошибочно записал другое место хранения и пр.) взять объяснительную записку с сотрудника, акцентировать внимание на необходимости совершать все действия при наличии необходимых документов, проявлять аккуратность;

• в случае невозможности выявления ошибки в действиях сотрудников, лично написать объяснительную записку о происшедшем;

• сообщить о проведенном расследовании, принятых мерах и предложениях о предупреждении таких ситуаций в будущем руководителю Предприятия;

• действовать согласно указаниям руководителя.