Правила организации хранения

 

Правила взаимодействия участников процесса хранения

 

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущего хранения этих товаров на складе.

Комплекс операций включает:

– работу со службой закупок;

– работу со службой хранения;

– работу со службой качества;

– работу со службой реализации;

– работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в хранении

 

Работа со службой закупок. Логистической службе должна быть передана информация:

• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

• комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа со службой хранения заключается в согласовании:

• методов выбора мест размещения товаров, методов укладки;

• технологии выполнения операций по поддержанию качества товаров;

• операций по документированию прихода: оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов периодического контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации состоит в согласовании операций с товарами в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).      

Работа с грузовой службой заключается в организации порядка заказа и согласования необходимой техники и рабочих бригад для перемещения грузов после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Правила организации хранения

 

Элементы обеспечения хранения:

• набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;

• периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и т. п. естественной убыли;

• периодический контроль качества требующих этого товаров;

• методики проверки качества товаров;

• предупреждение повреждений товаров;

• отбраковка в случае повреждений;

• ремонт поврежденных товаров при возможности;

• перелопачивание требующих этого товаров;

• проветривание требующих этого товаров;

• защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;

• возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;

• формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;

• положения о подразделениях, участвующих в хранении;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для хранения;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;

• размещение и укладка товаров по местам хранения;

• оприходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.

При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:

• обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;

• ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;

• обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.);

• определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;

• разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;

• обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.

Организация хранения должна обеспечивать:

• сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;

• условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.

При хорошей организации хранения:

• не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;

• не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;

• самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;

• если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;

• обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегонять его туда, если оно не занято при размещении и отборе;

• поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;

• регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;

• товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;

• сыпучие товары перелопачивают;

• меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;

• отсыревшие товары просушивают и проветривают;

• для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.

Разработка технологии хранения включает этапы:

• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

• определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

• определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;

• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:

• обмен информацией в согласованном режиме и формате;

• отгрузка товара на паллетах;

• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;

• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

• согласование обеспечения температурного режима хранения товаров;

• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

• использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается.