Типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

 

(Извлечения)

 

(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
… 5	Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним:					<1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК
	г) совещаний у руководителя организации		Пост. <2>
	д) собраний трудовых коллективов организации		Пост. <2>
	е) собраний структурных подразделений организации		5 л. ЭПК
	ж) общих собраний акционеров, пайщиков		Пост.
6	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:					<1> Присланные для сведения - до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
	а) по основной деятельности		Пост. <1>
	б) по личному составу		75 л. <2> ЭПК
	в) по административно - хозяйственным вопросам		5 л.
7	Проекты приказов, распоряжений		1 г.
1.2. Организационные основы управления
… 13	Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):				<1> После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г. <1>
… 15	Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Пост.
16	Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах	Пост.
… 23	Договоры о правах и обязанностях:			<1> После истечения срока действия договора
	а) с руководителем организации	Пост.
	б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией	5 л. <1> ЭПК

Продолжение прил. 1

24		Реестры акционеров		Пост.
25		Реестры владельцев ценных бумаг		Пост.
26		Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды		Пост.
… 32		Штатные расписания организации, изменения к ним:
		а) по месту разработки и утверждения		Пост.
		б) в других организациях		3 г.
… 35		Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные)
		- по месту разработки и утверждения		Постоянно
		- в прочих организациях		3 г. <1>		<1> После замены новыми.
		в) индивидуальные (персональные)		75 л. ЭПК <1>		<1> В составе личных дел.
… 67		Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
		а) по месту разработки и утверждения		Пост.
… 72		Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:				<1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата
		а) распорядительных и нормативных документов организации		Пост. <1>
		б) поступающих и отправляемых документов		3 г.
		в) обращений граждан		5 л.
		г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры		3 г.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
… 88		Бизнес - планы; документы (технико - экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним	Пост.
… 90		Годовые планы организации:				<1> В других организациях - до минования надобности
		а) по основным для данной организации видам деятельности	Пост. <1>
		б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности	5 л.
… 100	Справки, расчеты по прогнозированию цен		Пост.
101	Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:
	а) по месту разработки		Пост.
	б) в других организациях		До пересмотра цен

Продолжение прил. 1

102	Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально - технических ресурсов	5 л. <1> ЭПК	<1> После истечения срока действия соглашения
103	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
... 134	Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
135	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:		<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.
	а) сводные годовые	Пост.
	б) годовые	Пост.
	в) квартальные	5 л. <1>
	г) месячные	1 г. <2>
… 141	Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 л.
142	План счетов бухгалтерского учета	5 л.
143	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	Пост.
… 145	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово - хозяйственной деятельности, контрольно - ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 л. <1>	<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
… 152	Переписка о финансово - хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)	5 л.
153	Лицевые счета работников	75 л. ЭПК
154	Положения о премировании работников	5 л. <1> ЭПК	<1> После замены новыми
155	Документы (сводные расчетные (расчетно - платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат	5 л <2>.	<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. <2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

 

 

Продолжение прил. 1

… 189	Договоры о материальной ответственности		5 л. <1>	<1> После увольнения материально ответственного лица
… 192	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно - материальных ценностей		5 л. <1>	<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Трудоустройство
… 281	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 г.
… 292	Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
… 336	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 л. <1> ЭПК			<1> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
337	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
	а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Пост.
	б) работников	75 л. ЭПК
… 339	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 л. ЭПК
… 349	Список (штатно - списочный состав) работников	Пост.
… 351	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
…356	Графики предоставления отпусков	1 г.
…358	Книги, журналы, карточки учета:				<1> После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 л.
	б) работников, направленных в командировки	5 л.
	в) военнообязанных	3 г. <1>
	г) отпусков	3 г.
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 л.

Приложение 3

Образец оформления номенклатуры дел

 

Закрытое акционерное общество			УТВЕРЖДАЮ
«СЕНЕЖ»			Директор ЗАО «СЕНЕЖ»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ			Прохоров М.Д. Прохоров
25.12.2019             № 1			26.12.2019
Москва
на 2020 г.
01 КАНЦЕЛЯРИЯ
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	Устав организации		Пост. ст. 13а
01-02	Учредительный договор		Пост. ст. 14
01-03	Свидетельство о регистрации		Пост. ст. 15
01-04	Штатное расписание		Пост. ст. 32а
01-05	Положения о структурных подразделениях		Пост. ст. 16
01-06	Должностные инструкции работников организации		Пост. ст. 35а
01-07	Приказы по основной деятельности		Пост.^1 ст. 6а	^1Присланные для сведения – до минования надобности
01-08	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л. ст. 6в	^1Присланные для сведения – до минования надобности
01-09	Протоколы собраний трудового коллектива		Пост.^1 ст. 5д
01-10	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках		5 л. ЭПК ст. 45
01-11	Журналы регистрации распорядительных и нормативных документов организации		Пост.^1 ст. 72а	^1Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
…	…		…
01-15	Номенклатура дел организации		Пост. ст. 67
…	…		…
01-24	Описи дел временного хранения		3 г.^1 ст. 74б	^1После уничтожения дел
02 ОТДЕЛ КАДРОВ
02-01	Приказы по личному составу		75 л.^1 ЭПК ст. 6б	^1О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях – 5 л.
02-02	Коллективный договор		Пост. ст. 275
02-03	Личные дела работников		75 л. ЭПК ст. 337б
…	…		…
02-10	Протоколы заседаний аттестационной комиссии		15 л. ЭПК ст. 359
02-11	Табели учета рабочего времени Графики предоставления отпуска		1 г. ст. 281

Начальник канцелярии                              Кучеров                               О.П. Кучеров

 

ОДОБРЕНО                                                      

Протокол заседания ЭК организации

от 24.12.2019 № 1

 

Зав. архивом

Дурова А.П.Дурова

23.12.2019                                                                                                          

Регистрация документов – одна из важнейших делопроизводственных операций. От того, насколько профессионально грамотно будет организован процесс регистрации документов, во многом зависит эффективность документационного обеспечения управления в целом. Суть регистрации заключается в фиксации получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах (журналах, карточках).

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основные регистрационные формы – журнальная и карточная. Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации (прил. 5). Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные определяются самой организацией.

Приложение 4