Вводный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности

Приложение 1

 

Указания по применению перечня (Извлечения)

 

1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.

 

Продолжение прил. 2

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федеральной

архивной службы России

В.П.КОЗЛОВ

6 октября 2000 года

 

ПЕРЕЧЕНЬ

Приложение 3

Образец оформления номенклатуры дел

 

Закрытое акционерное общество			УТВЕРЖДАЮ
«СЕНЕЖ»			Директор ЗАО «СЕНЕЖ»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ			Прохоров М.Д. Прохоров
25.12.2019             № 1			26.12.2019
Москва
на 2020 г.
01 КАНЦЕЛЯРИЯ
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	Устав организации		Пост. ст. 13а
01-02	Учредительный договор		Пост. ст. 14
01-03	Свидетельство о регистрации		Пост. ст. 15
01-04	Штатное расписание		Пост. ст. 32а
01-05	Положения о структурных подразделениях		Пост. ст. 16
01-06	Должностные инструкции работников организации		Пост. ст. 35а
01-07	Приказы по основной деятельности		Пост.^1 ст. 6а	^1Присланные для сведения – до минования надобности
01-08	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л. ст. 6в	^1Присланные для сведения – до минования надобности
01-09	Протоколы собраний трудового коллектива		Пост.^1 ст. 5д
01-10	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках		5 л. ЭПК ст. 45
01-11	Журналы регистрации распорядительных и нормативных документов организации		Пост.^1 ст. 72а	^1Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
…	…		…
01-15	Номенклатура дел организации		Пост. ст. 67
…	…		…
01-24	Описи дел временного хранения		3 г.^1 ст. 74б	^1После уничтожения дел
02 ОТДЕЛ КАДРОВ
02-01	Приказы по личному составу		75 л.^1 ЭПК ст. 6б	^1О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях – 5 л.
02-02	Коллективный договор		Пост. ст. 275
02-03	Личные дела работников		75 л. ЭПК ст. 337б
…	…		…
02-10	Протоколы заседаний аттестационной комиссии		15 л. ЭПК ст. 359
02-11	Табели учета рабочего времени Графики предоставления отпуска		1 г. ст. 281

Начальник канцелярии                              Кучеров                               О.П. Кучеров

 

ОДОБРЕНО                                                      

Протокол заседания ЭК организации

от 24.12.2019 № 1

 

Зав. архивом

Дурова А.П.Дурова

23.12.2019                                                                                                          

Регистрация документов – одна из важнейших делопроизводственных операций. От того, насколько профессионально грамотно будет организован процесс регистрации документов, во многом зависит эффективность документационного обеспечения управления в целом. Суть регистрации заключается в фиксации получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах (журналах, карточках).

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основные регистрационные формы – журнальная и карточная. Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации (прил. 5). Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные определяются самой организацией.

Приложение 4

Примеры заполнения регистрационных форм

 

Форма журнала регистрации внутренних документов (по видам и разновидностям)

Вводный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности

Вводный инструктаж – обязательный элемент охраны труда на любом производстве и в любой организации. Лучше сделать все зависящее от работодателя, чтобы постараться не допустить аварийных ситуаций и травматизма среди работников, тем более что вводный инструктаж жестко предписан трудовым законодательством. Это самая первая процедура, которой должен подвергнуться каждый новый работник, до того как начать свою славную трудовую деятельность на новом поприще.

Вводный инструктаж обязателен для каждого вновь трудоустроенного сотрудника, независимо от должности и ранга. В число пришедших на работу входят:

· вновь трудоустроенные сотрудники;

· восстановившиеся после увольнения;

· прибывшие в командировку;

· практиканты;

· работники из других организаций, выполняющие какие-либо действия на территории организации.

Пришедший на новое место находится в положении, когда для него многие обстоятельства «в новинку», что не должно повлиять на качество его работы, а главным образом, на безопасность во время ее выполнения. Во время вводного инструктажа новый член коллектива (один или совместно с коллегами, оказавшимися в таком же положении), должен получить представление о:

· самом предприятии;

· своем личном или коллективном рабочем месте;

· правилами внутреннего распорядка;

· требованиями дисциплины;

· другими важными особенностями.

К СВЕДЕНИЮ! Вводный инструктаж – процедура единоразовая.

 

                   Методический материал  к заданию №2.

 

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"

                   Методический материал  к заданию №3.

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

- входящие (поступающие в организацию документы);

- исходящие (отправляемые из организации документы);

- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью); 

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

- инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документов, установлены на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

 - назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Для документационного обеспечения управления работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается служба (подразделение) документационного обеспечения управления (ДОУ).

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел (прил1-2).

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах..

Номенклатуры дел подразделяются: на типовые, примерные, конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с их одинаковой нумерацией и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику

1. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

2. Не включаютсяв номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

3. В качестве разделов номенклатуры используются наименование структурных подразделений предприятия.

4. В начале каждого раздела указывают наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем – переписка и другие справочно-информационные документы, в конце – журналы регистрации.

5. Содержательная часть номенклатуры дел оформляется таблицей. Для ее заполнения используйте приложением 6 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

6. Номенклатура утверждается директором, подписывается составителем (секретарем-референтом) и архивистом.

7. В конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве дел, заведенных в текущем году, которая заверяется подписями составителя и архивиста.

Приложение 1