Сроки хранения, передачи в архив, изъятия из архива и уничтожения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

 

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утверждён постановлением Минюста № 140 от 24.05.2012г.).

В Перечне имеется глава 12 «Бухгалтерский учет и отчетность», где в частности указано, что годовая бухгалтерская отчетность (п.165.1) должна храниться:

постоянно – в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

5 лет – в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Первичные учетные документы и приложения к ним, в т.ч. кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др. (п.177) должны храниться – 3 года.

И т.д.

После истечения сроков хранения документов (кроме документов постоянного хранения) они подлежат уничтожению.

 

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) вышестоящей организации. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации. Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами.

ЦЭК (ЭК) может сама проводить экспертизы ценности документов и принимать решение об их уничтожении, но, как правило, этим занимаются работники структурных подразделений, где образуются временные экспертные комиссии. ЦЭК (ЭК) в этом случае осуществляет согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; а также согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

 

В ходе экспертизы ценности документов производится деление документов на 4 группы:

1 - дела постоянного хранения;

2 – дела временного свыше 10 лет хранения;

3 - дела временного хранения;

4 - дела по личному составу.

К документации 1-й группы относятся: положения, уставы, приказы, сводные планы и др.

Дела временного свыше 10 лет хранения – редкий тип дел. Встречается в самом архивном деле, например, сводные описи дел по личному составу (хранятся 75 лет). В хозяйственном документообороте, например, договоры (разрешения) на совершение операций с банковскими пластиковыми карточками (хранятся 20 лет).

Временными считаются многие документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому снабжению, административно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения – от 1 до 10 лет включительно.

Документация по личному составу – это приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения. Например, лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам хранятся 75 лет.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

 

По срокам хранения документы и дела различают:

- постоянного хранения, это дела бессрочного (вечного) хранения;

- временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяются на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

- по личному составу, это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела работника.

 

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению бухгалтерских документов производится работниками бухгалтерии под руководством работника архива. Экспертиза ценности документов бухгалтерского учета и отчетности проводится особенно тщательно, поскольку эта документация является основной в случаях возникновения финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел. При этом подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включительно) — частичному.

Полное оформление предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь, возможно расположение документов в деле в порядке возрастания их номеров (по алфавиту) или в логической последовательности от инициативного документа;

• из дела удаляются дубликаты и черновики;

• при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются;

• нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;

• листы каждого тома дела нумеруются отдельно;

• лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

• документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело; вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

• при наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б;

• составление внутренней описи документов дела (если документы особо ценные);

• составление листа-заверителя дела;

• лист-заверитель дела и листы внутренней описи не нумеруются (или имеют свою нумерацию);

• подшивку и переплёт дела в твердую темную обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или (при объеме дела до 50 листов) дело переплетается с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения и др.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять. В дело включается только один экземпляр документа.

 

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению, сроки хранения которых истекли и которые утратили практическую ценность. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно с описями дел и подлежит утверждению руководителем. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Использование указанных документов для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

После сдачи в акте делается следующая запись:

«Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом кг_____сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от_ №___». Работник организации, сдавший документы, подтверждает эту запись своей подписью.

Акт подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

Законодательно не закреплена возможность механического унич-тожения документов, в том числе и с помощью бумагоуничтожителей, поэтому не рекомендуется осуществлять данный процесс таким способом. Бумагоуничтожающие машины допускается использовать, как правило, для уничтожения документов, имеющих реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение срока хранения в 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, по истечении сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.

Если в деле находятся документы с разными сроками хранения, то срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Уничтожение бланков строгой отчетности производится комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).

Многие первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив в составе дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел, которые представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Указанные описи составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в бухгалтерии в качестве контрольного экземпляра.

Бухгалтерские документы, относящиеся к документам временного (до 10 лет включительно) хранения, передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел.

С момента заведения и до передачи в архив организации дела (их наименования и шифр определяются разработанной в организации номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В соответствии с графиком выполнения учетных работ в течение одного-трех месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

• с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

• бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность;

• первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, формируются отдельно. Если по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;

• отдельно в папки должны быть подшиты ведомости по заработной плате;

• листы расшифровки следует хранить вместе с первичными документами;

• журналы-ордера необходимо хранить, как правило, вместе с ведомостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;

• в отдельные дела следует помещать производственные отчеты по отраслям и видам деятельности в пределах отчетного года;

• отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с определенными документами, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены в отдельные папки;

• наряды на сдельную работу, путевые листы следует хранить не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Исполненные бухгалтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года по окончании отчетного периода с целью составления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следующего за отчетным периодом года) и проведения аудиторской проверки достоверности отчетных данных. Таким образом, организациям предоставлено право подготавливать бухгалтерские документы к дальнейшему хранению в течение года, следующего за отчетным. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут передаваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Министерства по налогам и сборам.

На некоторых документах в ходе экспертизы ставится отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие документы имеют научно-историческое значение в течение 75 лет. Исчисление срока их хранения может производиться с учетом возраста человека (обозначение буквой «В») к моменту окончания дела. Например, лицевой счет работника, заведенный на него в возрасте 20 лет, хранится 55 лет. Ежегодно из хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет. Если на предприятии вместо лицевых счетов используются расчетно-платежные ведомости, то последние хранятся 75 лет, поскольку в ведомостях производится расчет заработной платы работников, имеющих разный возраст.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации хранение бухгалтерской документации должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.) хранятся 10 лет (после закрытия валютного счета). Другие документы по учету операций с иностранной валютой, т. е. паспорта сделок, таможенные декларации, авансовые отчеты об использовании иностранной валюты, также хранятся 10 лет.