Составление номенклатуры дел

 

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Организует эту работу служба документального обеспечения управления (ДОУ), это, как правило, секретариат руководителя и ответственные за документооборот по подразделениям.

Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, при этом каждое структурное подразделение получает свой код, который потом используется в индексах дел как номер раздела. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Сводная номенклатура дел оформляется в нескольких экземплярах. Согласно Инструкции №4, первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в вышестоящую организацию для рассмотрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК).

При составлении номенклатуры дел используются устав организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации за прошлые периоды.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также дела по личному составу, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Например, нумерация разделов сводной номенклатуры дел при структурном подходе может быть такой:

1 – Служба ДОУ (Канцелярия или Общий отдел);

2 – Отдел кадров;

3 – Экономический отдел;

4 – Финансовый отдел;

5 – Инженерно-производственный отдел;

6 – Бухгалтерия

и т.д.

Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

1 – Руководство;

2 – Кадры;

3 – Планирование;

4 – Финансирование;

5 – Организация производственной деятельности;

6 – Учет и отчетность;

и т.д.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.

Номенклатура дел представляет собой таблицу из 5 граф:

- Индекс дела;

- Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

- Количество дел (томов, частей);

- Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

- Примечание.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) организации, присвоенного службой ДОУ, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется серийная цифровая индексация.

Во второй графе указываются заголовки разделов и дел. Например, для делопроизводства бухгалтерии заголовки могут быть такие:

06. Бухгалтерия:

06-001. Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;

06-002. Копии приказов руководителя организации по основной деятельности;

06-003. Копии приказов руководителя организации по личному составу;

06-004. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

06-005. Штатное расписание;

06-006. Годовой бухгалтерский отчет;

06-007.Квартальные и месячные отчеты, представляемые инспекции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;

06-008. Договоры, контракты, соглашения;

06-009. Акты документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности;

06-010. Отчеты кассира с приложениями;

06-011. Выписки банка с приложениями;

06-012. Авансовые отчеты;

06-013. Путевые листы;

06-014. Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

06-015. Журнал-ордер № 1 (Журнал формы К-1);

06-016. Журнал-ордер № 2 (Журнал формы К-1а)

и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов, частей)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов, определяемые согласно законодательства, и даются ссылки на соответствующие положения нормативных документов.

Как правило, используется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста № 140 от 24.05.2012г. Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и т. п.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по разделам.

 

Формирование и оформление дел

 

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), т. е. происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела — это определяемая установленными правилами процедура заведения дела и процедура подготовки дела к длительному хранению в архиве. В архив организации документы сдаются в составе полно оформленных дел.

Процедура заведения дела (в Инструкции №4 она называется «частичное оформление дела») предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- год, в котором заводится дело;

- срок хранения дела.

 

Контроль за правильным формированием и оформлением дел в организации осуществляется службой ДОУ (секретариатом руководителя) и ответственными за документооборот по подразделениям. Основная функция службы ДОУ – обеспечить регистрацию всех важных документов в организации, что потом позволит собрать их в номенклатуру дел.

Регистрация документа – это кодировка и запись учетных данных о документе в регистрационной форме. В ходе регистрации документу присваивается регистрационный индекс, фиксирующий факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки, в том числе и электронных.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих.

При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке — по датам, месяцам, нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый — при их заведении, второй — по завершении календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

 

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно: подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Правила формирования дел в бухгалтерии:

• помещать в дело только исполненные документы;

• помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• помещать приложения вместе с основными документами;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;

• дело должно содержать не более 300 листов (3-4 см).

• документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

• лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования, под ответственностью руководителя подразделения или лица ответственного за ДОУ по подразделению.

Ответственное лицо обязано:

• обеспечить оптимальные условия хранения документов, в том числе, оптимальную температуру и влажность хранения;

• размещение документов в защищенном хранилище (архиве подразделения);

• соблюдение порядка выдачи дел из хранилища или архива;

• учет документов, проверку их наличия и состояния;

• соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.