Инструменты распространения информации

Проектная информация может распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая:

• распространение печатной документации, регистрационные картотеки, пресс-релизы и электронные базы данных с общим доступом;

• электронные средства общения и проведения конференций (например, электронная почта, факс, голосовая почта, телефон, видео- и Интернет-конференции, веб-сайты и Интернет-публикации); и

• электронные инструменты управления проектами (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектами и составления расписаний, программное обеспечение для поддержки собраний и виртуальных офисов, порталы и инструменты управления совместной работой).

 

Распространение информации: выходы

Обновления активов процессов организации

Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• извещения заинтересованных сторон проекта. Заинтересованным сторонам проекта может предоставляться информация о решенных проблемах, одобренных изменениях и общем состоянии проекта.

• отчеты по проекту. Формальные и неформальные отчеты по проекту описывают текущее состояние проекта и включают накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы из других областей знаний.

• представление проекта. Команда проекта формально или неформально предоставляет информацию некоторым или всем заинтересованным сторонам проекта. Информация и метод представления должны соответствовать потребностям аудитории.

• документы проекта. Документы проекта могут включать в себя корреспонденцию, служебные записки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. Данная информация должна в максимально возможной и надлежащей степени поддерживаться в организованном состоянии. Члены команды проекта также могут вести книгу или реестр документов проекта, которые могут быть физическими или электронными.

• обратная связь от заинтересованных сторон проекта. Информация, получаемая от заинтересованных сторон проекта и связанная с работами проекта, должна распределяться и использоваться для модификации или улучшения будущего исполнения проекта.

• документация по накопленным знаниям. Эта документация включает в себя причины проблем, обоснование выбранных корректирующих воздействий и другие типы накопленных знаний о распространении информации. Накопленные знания документируются и распределяются таким образом, чтобы они могли стать частью исторической базы данных как проекта, так и.

 

Заключение

 

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения контрольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами, о которых мы говорили раньше. В то время как часть данных собирается и обрабатывается ЭВМ, большая часть информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля. Искажения информации могут сыграть очень значительную роль в тех случаях, когда неизбежны субъективные оценки. Хорошим примером в этом отношении может служить попытка оценки результативности труда управленца. Организации необходимо знать, кто из ее менеджеров хороший работник, а кто плохой. Но точно и эффективно определить это трудно, особенно для руководителей низшего звена, на которых не возлагается ответственность за достижение заданных уровней прибыльности и расходов. Однако, если сформулировать конкретные цели, критерии и стандарты, то оценить результативность менеджера можно с минимальными искажениями и более объективно.

И снова отметим, что существуют очевидные свидетельства того, что если активно искать содействия людей, затрагиваемых мерами контроля, то это увеличит взаимное доверие, улучшит распространение информации и, таким образом, способствует повышению эффективности системы контроля. Программно-целевое управление, рассматриваемое в гл. 10, в настоящее время также является популярным способом привлечения менеджеров к активному участию в процедуре контроля.

Участие сотрудников организации Б процедуре контроля может быть вполне эффективным и на самых нижних уровнях управления. В фирме по производству бумаги, известной одному из авторов, рабочих на производственных линиях обучали основным понятиям бухгалтерской отчетности и экономики производства с тем, чтобы все они могли понять и оценить важность выполнения установленных в их работе стандартов. Рабочим также сообщали данные о стандартах, установленных в фирмах-конкурентах, и объясняли, почему так важно, чтобы они трудились эффективно и производительно. Иногда особенно важно обеспечить фактическое участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера. В одной из работ показано, что обеспечение участия широкого круга сотрудников в выработке решений и установке целей при формировании бюджета способствовало более интенсивному вовлечению сотрудников в деятельность этой организации и стремлению коллектива достичь общих целей организации.

За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Сейчас менеджер имеет возможность получить важную информацию в синтезированном виде с уже проведенными необходимыми сопоставлениями почти в момент поступления исходных данных. Некоторые специалисты полагают, что новые средства обработки контрольной информации с исключительно высокой скоростью открывают сегодня возможности создания гигантских организаций. Конечно, сегодня нет ни одной крупной организации, в которой для целей контроля не использовались бы компьютеры. Более подробно мы рассмотрим эти новые информационно-управляющие системы в следующих разделах.

 

Список литературы

 

. «Основы менеджмента». М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Copyright © 1988 by Harper & Row, Publishers, Inc. © Перевод на русский язык, вступительная статья, оформление Издательство «Дело», 1992

2. <http://pm-in-ua.com/>

.   <http://pm-in-ua.com/content/category/12/38/147/>

.   Руководство к своду знаний по управлению проектами (Четвертое издание). Стандарт PMBoK.