Распространение информации: по стандарту PMBoK

Распространение информации: входы

План управления проектом

План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями может быть официальным или неофициальным, детализированным или обобщенным и зависит от потребностей проекта.

В плане управления коммуникациями обычно указывается следующее:

• требования заинтересованных сторон проекта к коммуникациям;

• сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации;

• причина распространения данной информации;

• сроки и периодичность распространения требуемой информации;

• лицо, отвечающее за передачу информации;

• лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации;

• лицо или группы лиц, которые будут получать информацию;

• методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебные записки, сообщения по электронной почте и/или пресс-релизы);

• ресурсы, выделенные на коммуникационные действия, включая время и бюджет;

• схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка имен) проблем, которые не могут быть решены персоналом на более низком уровне;

• метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;

• глоссарий общепринятой терминологии;

• блок-схемы информации проекта, работ по проекту с указанием возможной последовательности разрешений, списка отчетов, планов совещаний и т. д.; и

• ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных или нормативных актов, технологий, правил организации и т. д.

В план управления коммуникациями могут также включаться руководящие указания и шаблоны для проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, собраний в сети Интернет и сообщений по электронной почте. Также в нем может предусматриваться использование вебсайта проекта и программное обеспечение для управления проектами, если они используются в проекте.

Отчеты об исполнении

Отчеты об исполнении, используемые для распространения информации об исполнении и текущем состоянии проекта, должны предоставляться перед совещаниями по проекту и быть как можно более актуальными и точными.

Прогнозы обновляются и составляются заново на основе показателей выполнения работ, предоставляемых по мере исполнения проекта. Данная информация описывает исполнение проекта в прошлом, которое может повлиять на проект в будущем, например, прогнозы по завершении и прогнозы до завершения. Прогнозируемая информация часто генерируется с помощью методов освоенного объема, однако могут использоваться и другие методы, такие как аналогии с прошлыми проектами, повторные оценки оставшейся работы, учет влияния внешних событий в расписании и др.

Данная информация должна предоставляться вместе с информацией об исполнении и другой важной информацией, которая должна распределяться с целью принятия решений. Методы прогнозирования описаны в разделе. Дополнительная информация по отчетам об исполнении приведена в разделе.

Активы процессов организации

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс распространения информации, включают в себя, среди прочего:

• правила, процедуры и руководящие указания относительно распространения информации;

• шаблоны; и

• историческую информацию и накопленные знания.

 

Распространение информации: инструменты и методы

Методы коммуникаций

Индивидуальные и групповые собрания, видео- и аудиоконференции, чаты и прочие методы удаленного общения, используемые для распространения информации.