Офисные технические средства работы с информацией

 

Под техническими средствами работы с информацией обычно подразумевают компьютеры. На самом деле это упрощенная точка зрения. В современных, даже не больших организациях важны не столько сами компьютеры, сколько объединение локальных рабочих станций в единую сеть, опирающуюся на мощные сервера. Кроме серверов, необходимым средством поддержки локальных сетей являются переключатели, концентраторы, коммуникаторы. Их основные характеристики - скорость и надежность передачи, а так же количество соединяемых станций.

Для обеспечения информационной связи с «внешним миром» (обычно поддерживаемым совокупностью сетей Интернет) используются телефонные линии или, что характернее для организаций - выделенные линии, не совмещенные с телефоном. Они могут быть проводными («медными»). Оптоволоконными, что обеспечивает существенно более высокую пропускную способность, или беспроводными (радио). Сегодня применение для компьютерной связи мобильных телефонов стало постоянной практикой.

Рассмотрим, какие компьютеры используются в качестве локальных станций и серверов. В 2003 году выпускались серии Pentium III - Pentium - IV, Celeron с тактовой частотой от 1200 МГц, оперативной памятью от 128 Мб, памятью на жестком магнитном носителе от 20 Гб. Наиболее дешевые компьютеры описанной конфигурации, классифицирующиеся торговыми фирмами, как техника для локальной станции в офисе, стоят приблизительно 7000-8000 руб., без монитора.

Производительность и мощность названных компьютеров существенно превышает офисные требования. Фактически, эта же техника может быть использована для ведения небольших баз данных, подготовки местных печатных изданий с невысокими требованиями к полиграфии, и даже подготовки рекламы для публикации в сетях Интернет.

Обычно руководство организаций не торопится заменять технику двух- трехлетней давности, а в ряде случаев - и компьютеры выпуска 1996-97 года. Действительно, очень многие функции, связанные с подготовкой документов, автоматизацией такой подготовки поддерживаются давно снятыми с производства моделями, вплоть до персональных компьютеров марки 486-DX2-66. Имеет смысл обновлять и улучшать периферийные устройства, а так же мониторы, поскольку от качества мониторов сильно зависит зрение персонала, его работоспособность, утомляемость. Сегодня жидкокристаллические плоские мониторы - это не только экономия места на столе и привлекательный дизайн, но и существенное снижение напряжения глаз.

Что касается сервера, то для централизованной поддержки сети: организации файл-сервера, Web-сервера, сервера почтовой связи, SQL сервера и т.п., то для этой цели следует, действительно, имеет смысл приобрести современные мощные компьютеры с высоким быстродействием и развитой периферией. Так, двухпроцессорная материнская плата может оказаться нужной в системах, связанных со сбором и обработкой информации сразу со многих локальных станций. Очень важную роль играет объем оперативной памяти. Сегодня 512 Мб - минимальный объем, принятый на серверах. Жесткий диск от 80Гб обычно резервируется таким же или диском от 60 Гб. Важная информация регулярно копируется на магнитную ленту (стримеры) или, как минимум, на компакт- диски. Это значит, что в организации должны иметься соответствующие устройства.

Офисы обычно нуждаются в технике, обеспечивающей быструю и эффективную работу с бумажными носителями. Это в первую очередь принтеры. В отличие от домашних компьютеров, чаще всего поддерживаемых цветными струйными принтерами, в организациях устанавливают монохромные лазерные принтеры. Их цена выше, однако значительно выше так же быстродействие, а цена расходных материалов, напротив, существенно ниже, чем у струйных принтеров при более высоком качестве печати. Если нужны цветные документы, то приобретается так же 1-2 цветных принтера. Как правило, в организации доступ к принтерам коллективный. Индивидуальными устройства печать предоставляются только тем сотрудникам, которые очень много печатают документов, например, договора с клиентами, заказчиками, отчеты и т.п. С целью экономии расходных материалов иногда рабочие места оснащаются матричными принтерами с автоматической подачей бумаги. Однако скорость и качество печать при этом низкое.

В настоящее время работа с бумажными документами нередко связана с процессом редактирования информации, получаемой не на электронном, а на бумажном носителе. Наличие планшетного сканера позволяет решать целый ряд проблем.

Мы рассмотрели офисную информационную технику, основой которой является компьютер. Однако информационные технологии заключаются так же в быстром процессе размножения документов, их масштабирования. В организациях для этой цели необходим по меньшей мере ксерокс, причем достаточно мощный. Если требуется самостоятельно готовить рекламу, выпускать большое число брошюр, справок, то приобретается так же ризограф. Наконец, использование факса - одно из необходимых умений офисного работника. Элементарные навыки пользования и обслуживания перечисленной техники сегодня имеют многие работники.