Информационная модель организации

 

С позиций кибернетики процесс управления системой, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на изменения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы (рис. 22.1).

 

Рисунок 22.1 - Схема управления экономическим объектом

 

Объект и система управления между собой и с внешней средой связаны через информационные потоки - совокупность, циркулирующей информации как внутри системы, так и между системой и внешней средой, необходимой для управления предприятием. Информационный поток характеризуется маршрутом движения информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации; объемом передаваемой информации и его составляющими.

В некотором приближении можно выделить следующие информационные потоки (ИП):

-  информационный поток из внешней среды (1) в систему управления, который можно разделить на две составляющие: нормативная информация, создаваемая государственными учреждениями в области законодательства; информация о конъюнктуре рынка, создаваемая конкурентами, потребителями, поставщиками;

-  информация, передаваемая из системы управления во внешнюю среду (2): отчетная информация, прежде всего, финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

-  информационный поток из системы управления на объект управления (3 - прямая кибернетическая связь) - совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

-  информация от объекта управления в систему управления (4 - обратная кибернетическая связь) - учетная информация о состоянии объекта управления (сырье, материалы, денежные, энергетические, трудовые ресурсы, готовая продукция и выполненные услуги) в результате выполнения хозяйственных процессов.

КИС этими информационными потоками связывает воедино три компонента: объект управления, систему управления и внешнюю среду, рассматривая каждого из них и как источник, и как потребителя информации.

КИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию, имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития объекта управления, корректировки его целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

В информационном потоке выделяют: документы в бумажном и электронном виде, электронные документы, визуальные документы (фотографии, кинопленка, телевидение и т.д.), вербальные (устные) сообщения (разговор, радио, телефон), структурированную информацию из баз данных.

Как и материальные, информационные потоки характеризуются источником возникновения, объемными и качественными показателями, скоростью передачи, ритмичностью, векторной направленностью и т.д. По отношению к системе они делятся на внешние и внутренние, по предназначению на входные и выходные информационные потоки.

Данные могут обрабатываться и перемещаться тремя способами: по мере возникновения (потоком); с регулярной периодичностью - информация накапливается, затем обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; нерегулярно (по мере возникновения отдельных информационных совокупностей).

Следовательно, особенность процесса управления заключается в его информационной природе.

Человек в своей деятельности имеет дело как с реальными объектами (предметами, процессами, явлениями), так и с их разного рода заместителями: материальными макетами, описаниями, рисунками, схемами, таблицами, компьютерными программами и т.д. Замена одного объекта другим, но сохраняющим все существенные свойства исходного объекта, называется моделированием, сам заменяющий объект - моделью исходного объекта. Под моделью при этом понимается некоторый образ реального объекта (системы), отражающий существенные его свойства и заменяющий объект в процессе решения задачи. Цель моделирования - определение тех свойств объекта-оригинала, которые будут воспроизведены в модели в рамках поставленной задачи.

Построению информационной модели предшествует:

- выделение существенных частей и свойств объекта в рамках поставленной задачи;

-  определение связи между существенными компонентами в моделируемой системе;

-  определение ее структуры.

Одним из наиболее часто используемых типов информационных моделей является прямоугольная таблица. Табличные информационные модели проще всего строить и исследовать на компьютере с помощью электронных таблиц и систем управления базами данных.

В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о целях организации, ее состоянии, тенденциях развития, смежных производствах, о научно-технических разработках, структуре управления и кадров, формах организации труда и т.д. создается информационная модель объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и разработку моделей желаемого их состояния.

Процесс обслуживания информационных потоков является основной задачей информационного обеспечения КИС.

В основе создания информационного обеспечения лежит информационная модель предприятия. В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, графостроки, документы и т.п.), методами и инструментами анализа.

Важнейшим принципом построения информационной системы - получение максимума производной информации при минимуме исходной информации.

 

. 2 Информационные ресурсы ИС

 

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Если рассмотреть информационные ресурсы с точки зрения их принадлежности к соответствующим службам предприятия (организации), то выполняемые ими задачи можно свести в таблицу (см. табл. 22.3).

 

Таблица 22.1 - Роль информационных ресурсов в управлении организацией

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	- обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; - обеспечение контроля за работой служб предприятия; - обеспечение четкой координации работ и ресурсов; - предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; - формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат.
Финансово-бухгалтерские службы	- полный контроль за движением средств; - реализация необходимой менеджменту учетной политики; - оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; - контроль за выполнением договоров, смет и планов; - контроль за финансовой дисциплиной; - отслеживание движения товарно-материальных потоков; - оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	- контроль за выполнением производственных заказов; - контроль за состоянием производственных мощностей; - контроль за технологической дисциплиной; - ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов.
Службы маркетинга	- контроль за продвижением новых товаров на рынок; - анализ рынка сбыта с целью его расширения; - ведение статистики продаж; - информационная поддержка политики цен и скидок; - использование базы стандартных писем для рассылки; - контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку.
Службы сбыта и снабжения	- ведение баз данных товаров, продукции, услуг; - планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; - оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; - компьютерное ведение контрактов.
Службы складского учета	- управление многозвенной структурой складов; - оперативный поиск товара (продукции) по складам; - оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; - управление поступлениями с учетом контроля качества; - инвентаризация

 

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается новая информация или информация в новой форме. Эта продукция ИС называется информационными продуктами и услугами.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются: данные отчетности, дающие возможность выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной и вычислительной техники; директивная документация - приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений и т.п.; специальные обследования, представляющие обобщенные сведения по результатам анализа; проведению специальных опросов работников аппарата управления или коллектива соответствующего подразделения управляемого объекта.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность решений и компонентов их реализации, в числе которых обязательным условием является единая база хранения информации. Информационная система должна: накапливать определенный опыт и знания, обобщать их; постоянно совершенствоваться и развиваться; быстро приспосабливаться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации.

Информационные ресурсы классифицируют по размещению источника информации - внешние и внутренние.

К внешним ресурсам относятся: рыночная информация (размер и рост рынка, покупательная способность, привычки, спрос и поведение потребителей, информация о конкурентах); информация о поставщиках (издержки производства, надежность, качество и время доставки продукции или услуг); внешняя финансовая информация (валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала и т.д.); макроэкономическая информация (информация о крупномасштабных экономических явлениях и процессах в экономике страны, ее хозяйстве в целом).

Внутренняя информация: информация о производстве (эффективность производства и производительность, издержки, отходы производства и качество); информация о трудовых ресурсах (обучение персонала, уровень квалификации, моральное состояние персонала и расходы на обеспечение кадрами); внутренняя финансовая информация (информация из бухгалтерского баланса о прибыли и издержках, имуществе и обязательствах, финансовые показатели деятельности предприятия).

Информация внутри организации хранится в виде баз данных, файлов, отчетов и сообщений электронной почты. Поэтому важнейшей задачей корпоративной информационной системы является организация доступа ко всей информации. Многие организации создают Интранет-сети с внутренними web-серверами для доступа сотрудников к информации через единый интерфейс - Web-браузер.

В информационную инфраструктуру корпорации могут входить следующие типы информационных ресурсов: гипертекстовые и гипермедиа-документы; офисные документы; графическая информация; архивные файлы; сообщения электронной почты; новости; базы данных; хранилища данных.