Комунікаційні бар'єри і їх значення в роботі EISA

 

У діяльності EISA між співробітниками виникають різного виду комунікаційні бар'єри, які утрудняють забезпечення ефективної діяльності компанії.

Слід зазначити, в першу чергу, бар'єр викликаний технологічними чинниками - відсутність внутрішньоофісної телефонної мережі, яка вимагає від співробітників або отримувати інформацію або особисто, або за допомогою посередника. Також слід зазначити відсутність гарантованого зв'язку із співробітниками, які в результаті виконання своїх посадових обов'язків знаходяться за межами офісу (експедитори, судновий агент, експортний і імпортні менеджери).

З бар'єрів, викликаних організаційними чинниками слід виділити встановлену жорстку вертикальну ієрархію, яка викликає необхідність контакту начальників відділів через керівника (директори), що негативно позначається на ефективності управління, оскільки призводить до відсутності управлінської інформації. Також, відсутні прямі вертикальні зв'язки з деякими співробітниками (приміром, експедитор, менеджер по коносаментах, менеджер по контролю за порожнім устаткуванням).

Також, хотілося б відмітити неефективну вертикальну комунікацію - так, завгоспові для донесення інформації заступникові адміністратора доводиться передавати її через системного адміністратора, що також негативно позначається на ефективності діяльності співробітників і їх робочих місць.

Для ефективного управління організацією, як відомо потрібна сама різна інформація. Але в компанії EISA відсутні механізми передачі інформації управлінню окрім як на пряму вимогу керівництва.

Окремо необхідно врахувати проблему мовних бар'єрів, які виникають у співробітників, ведучих справи із закордонними партнерами компанії.

Нами було проведено опитування співробітників компанії EISA з метою виділити найбільш вагомі, із їхньої точки зору, комунікаційні бар'єри в діяльності організації і визначити першочергові напрями удосконалення комунікацій в організації. З метою отримання чисельних характеристик було прийнято рішення використовувати методи експертних оцінок, оскільки вони дозволяють отримати оцінку величин, які не виражаються в чисельному еквіваленті

Співробітникам було запропоновано проранжировать наступні чинники по їх впливу на комунікацію в організації і за її межами (см.табл. 3.1):

1. Телекомунікаційна мережа підприємства.

2. Мовні бар'єри.

3. Вертикальні комунікації.

4. Горизонтальні комунікації.

5. Відсутність координації дій співробітників

6. Відсутність інформації, необхідної для ухвалення рішень

 

Таблиця 3.1 Матриця опитування експертів-співробітників EISA

Чинник	Експерт						Сума	Відхилення	Квадрат відхилення
	1	2	3	4	5	6
1. Телекомунікаційна мережа підприємства.	5	6	4	6	6	6	33	12	144
2. Мовні бар'єри.	1	2	2	1	2	3	11	-10	100
3. Вертикальні комунікації.	3	1	3	3	3	1	14	-7	49
4. Горизонтальні комунікації.	2	5	1	2	1	2	13	-8	64
5. Відсутність координації дій співробітників	4	3	6	4	4	4	25	4	16
6. Відсутність інформації, необхідної для ухвалення рішень	6	4	5	5	5	5	30	9	81
Всього	21	21	21	21	21	21	126	0	454

 

Визначуваний коефіцієнт конкордации (узгодженості думки експертів) для ранжируваної вибірки:

 

 

Коефіцієнт конкордации повинен лежати в межах _. У разі повної конкордации коефіцієнт _. Порівнюючи отриманий коефіцієнт W=0,7206 з нормативною величиною Wн (яка дорівнює 0.67) отримуємо, що _ (0,7206>0,67), тобто дані заслуговують довіри і проводити повторне ранжирування немає необхідності

Використовуючи отримані від кожного експерта дані, проводимо попарне ранжирування параметрів, і результати заносимо в таблицю 3.2

 

Таблиця 3.2. Експертне порівняння параметрів

пара чинників	Експерти						Підсумкова оцінка	чисельне значення
	1	2	3	4	5	6
х1 і х2	>	>	>	>	>	>	>	1,5
х1 і х3	>	>	>	>	>	>	>	1,5
х1 і х4	>	>	>	>	>	>	>	1,5
х1 і х5	>	>	<	>	>	>	>	1,5
х1 і х6	<	>	<	>	>	>	>	1,5
х2 і х3	<	>	<	<	<	>	<	0,5
х2 і х4	<	<	>	<	<	>	<	0,5
х2 і х5	<	<	<	<	<	<	<	0,5
х2 і х6	<	<	<	<	<	<	<	0,5
х3 і х4	>	<	>	>	>	<	>	1,5
х3 і х5	<	<	<	<	<	<	<	0,5
х3 і х6	<	<	<	<	<	<	<	0,5
х4 і х5	<	<	<	<	<	<	<	0,5
х4 і х6	<	<	<	<	<	<	<	0,5
х5 і х6	<	<	>	<	<	<	<	0,5

 

Значення чисельних оцінок визначаються наступним співвідношенням:

 

де _ параметри, які відрізняються

 

На підставі чисельних _ таблиці 3.2 складемо квадратну матрицю А= | _ | (таблиця 3.3).

Таблиця 3.3. Розрахунок пріоритетів параметрів

чинник	чинник						Перша ітерація		Друга ітерація		Погрішність визначення
	х1	х2	х3	х4	х5	х6	Bi	φі	Bi	φі
х1	1	1,5	1,5	1,5	1,5	1,5	8,5	0,236111	49,75	0,25063	6%
х2	0,5	1	0,5	0,5	0,5	0,5	3,5	0,097222	19,75	0,099496	2%
х3	0,5	1,5	1	1,5	0,5	0,5	5,5	0,152778	28,75	0,144836	-5%
х4	0,5	1,5	0,5	1	0,5	0,5	4,5	0,125	23,75	0,119647	-4%
х5	0,5	1,5	1,5	1,5	1	0,5	6,5	0,180556	34,75	0,175063	-3%
х6	0,5	1,5	1,5	1,5	1,5	1	7,5	0,208333	41,75	0,210327	1%
Всього							36	1	198,5	1

 

Розрахунок значущості (пріоритету) кожного параметра () робиться по наступній формулі [1]:

 

 

- ваговитість і -го параметра за результатами оцінки усіх експертів

Відносна оцінка (_) расcчитываются кілька разів, поки наступне не буде відхиляться від попередні менше ніж на 5%. На другій і уся наступна ітерація (_ ') розраховується:

 

 

Після другої ітерації була отримана максимальна відносна помилка в 6%, що нас влаштовує.

Отримане значення _ на останній ітерації і є відносною важливістю чинника в нашому дослідженні. Відобразимо ці результати графічно (см.рис. 3.3).

 

Рис.3.3 Відносна ваговитість комунікаційних бар'єрів.

 

Отримані нами результати свідчать про те, що найбільш важливим (в порядку убування) для підприємства є усунення проблем з телекомунікаційною мережею, далі йде відсутність інформації, необхідної для ухвалення управлінських рішень, відсутність координації дій співробітників, недостатня розвиненість вертикальних комунікацій, недостатня розвиненість горизонтальних комунікацій і найменш вагомою є проблема мовного бар'єру (що не є дивним і узгоджується з практикою, оскільки більшість співробітників компанії які працюють з іноземними партнерами знаю іноземну мову хоч в якійсь мірі).

Для поліпшення ситуації з телекомунікаційною мережею нами пропонується впровадження локальної обчислювальної мережі, забезпечення робочих місць співробітників ПК підключеними до мережі Інтернет (що дозволить їм оперативно отримувати необхідну інформацію), впровадження внутрішньої телефонної мережі і забезпечення частини співробітників корпоративним мобільним зв'язком.

Також у разі реалізації цього проекту легко побачити що підприємство досягне і інших цілей - не пов'язаних з комунікаціями на підприємстві:

1. Буде створена база для впровадження автоматизованих систем управління і аналізу (1С, Галактика, Инвест+).

2. Буде підвищена ефективність роботи співробітників за рахунок зменшення витрат робочого часу на отримання інформації.

3. За рахунок реалізації впровадження АСУ з'являться нові джерела інформації для управлінської діяльності і зменшаться трудовитрати на її аналіз.

4. За рахунок впровадження корпоративного мобільного зв'язку і внутрішньої телефонної мережі підвищиться мотивація персоналу, що також приведе до збільшення ефективності праці.

Розглянемо детальніше витрати на реалізацію цього проекту. Як бачимо планується три основні напрями матеріальних ресурсів - створення локальної мережі (сучасні технології дозволяють з'єднати в одній мережі і телефонну і локальну обчислювальну), забезпечення співробітників ПК і телефонами на робочих місцях, забезпечення частини співробітників корпоративного мобільного зв'язку. Розглянемо витрати на забезпечення співробітників корпоративним мобільним зв'язком. З причини того, що частина співробітників відвідуватиме різні інстанції по г.Одесса і здійснюватиме дзвінки як усередині корпоративної мережі, так і за її межі, було прийнято рішення про використання послуг компанії "Київстар", що забезпечить максимальну якість зв'язку і прийнятний рівень цін на обслуговування. У таблиці 3.4 приведений список співробітників яким передбачається видати корпоративний мобільний телефон з вказівкою тарифного плану і марки мобільного телефону.

Таблиця 3.4 Проект створення корпоративного мобільного зв'язку.

Посада	Тарифний план	Марка мобільного телефону	Витрати на мобільний зв'язок, грн./мес	Вартість мобільного телефону
Директор	Бізнес необмежений	HP iPAQ 614(FA988AA) Business Navigator	500	3350
Головний бухгалтер	Бізнес необмежений	HTC Touch Dual (P5500)	500	1950
Начальник лінійного відділу	Бізнес 100	Nokia 7100 Supernova black	200	920
Начальник лінійного відділу	Бізнес 100	Nokia 7100 Supernova black	200	920
Імпортний менеджер	Бізнес 50	Nokia 1661 black	100	500
Експедитор	Бізнес 50	Nokia 1200 black	100	350
Експедитор	Бізнес 50	Nokia 1200 black	100	350
Експортний менеджер	Бізнес 50	Nokia 1661 black	100	500
Менеджер по коносаментах	Бізнес 50	Nokia 1200 black	100	350
Судновий агент	Бізнес 50	Nokia 1200 black	100	350
Разом			2000	9540

 

Як видми по таблиці 3.4, разові витрати на створення корпоративного мобільного зв'язку складають 9540 грн., щомісячні витрати складають 2000 грн. Далі необхідно оцінити витрати на забезпечення робочих місць ПК. У таблиці 3.5 приведений аналіз існуючого матеріального забезпечення ПК в компанії.

 

Таблиця 3.5 Поточна забезпеченість підприємства ПК

Відділ	Кількість ПК	Кількість сканерів	Кількість принтерів
Управління	1	0	0
Бухгалтерія	2	1	1
ІТ-відділ	1	0	0
Лінійний відділ	3	0	1
Лінійний відділ	3	0	1

 

Як бачимо, існуючий стан справ важко охарактеризувати окрім як "незадовільне". Кошторис витрат на забезпечення співробітників ПК приведений в таблиці 3.6

 

Таблиця 3.6 Плановане забезпечення підприємства офісною оргтехнікою

Відділ	Кількість ПК	Кількість сканерів	Кількість принтерів	Кількість МФУ	Кількість ПК типу "сервер"
Управління	1	0	0	1	0
Бухгалтерія	6	1	1	1	0
ИТ-відділ	2	1	1	0	0
Лінійний відділ	8	1	1	1	0
Лінійний відділ	8	1	1	1	0
Разом	25	4	4	4	1

 

Аналіз цих таблиць 3.5 і 3.6 показує, що підприємству необхідно докупати ще 15 ПК, 3 сканери, 4 багатофункціональні пристрої і 2 сервери(необхідний для забезпечення підприємства виходом в Інтернет, враховується під час визначення вартості прокладення ЛВС). На основі вивчення ринку оргтехніки, доцільно запропонувати в якості робітників ПК ноутбуки виробництва Hewlett Packard, сканери і МФУ того ж виробництва (продукція компанії HP відрізняється більшою надійністю, чим її конкуренти). Перелік закуповуваного устаткування по марках і калькуляція загальної вартості показана в таблиці 3.7.

 

Таблиця 3.7

Найменування	Кількість, шт	Ціна, грн./шт	Вартість, грн.
HP Compaq 8510w (KE186EA)	1	13500	13500
HP Pavilion dv6835er (FE550EA)	14	4100	57400
HP OfficeJet J6413+USB cable	4	1900	7600
HP ScanJet	3	1500	4500
Разом			83000

 

Витрати на комплектуючі для ЛВС представлені в таблиці 3.8. Джерелом цін є офіційний прайс-лист компанії "Спецвузавтоматика".

 

Таблиця 3.8 Витрати на комплектуючі ЛВС

Найменування комплектуючих	Тип, марка	К-ть	Вартість одиниці, грн.	Загальна вартість, грн.
Телекомунікаційна шафа	LeG	2	1250	2500
патч-панель	type 110, 24 port	6	250	1500
горизонтальний кабельний органайзер	LeG	4	25	100
вертикальний кабельний органайзер	LeG	4	20	80
маршрутизатор	Cisco 2621	1	3850	3850
комутатор	Allied Telesyn AT - 8024M	1	1200	1200
концентратор	Allied Telesyn AT - 3624TR	1	800	800
сервер	HP ProLiant DL380 G3	2	4375	8750
стрічковий накопичувач	HP 1/8 DLT VS80 Tape Autoloader	1	2650	2650
ІБП	APC Smart - UPS RM 2U	2	3000	6000
Разом:				27430
Транспортно-заготівельні витрати (20% від загальної суми):				5486
Всього:				32916

 

Розрахунок заробітної плати монтажників, зайнятих монтажем ЛВС, представлений в таблиці 3.9.

 

Таблиця 3.9 Розрахунок заробітної плати монтажників

Вид роботи	Трудомісткість, година	Годинна тарифна ставка, грн./годину	Разом зарплата, грн.
Кріплення короба	10	10	100
Протягання кабелю	12	10	120
Розводка розеток на місцях	7	10	70
Розводка кросу в шафі	4	10	40
Установка устаткування	2	10	20
Разом тарифна заробітна плата:			350
Доплата (50% від тарифної заробітної плати):			175
Разом основна заробітна плата:			525
Додаткова заробітна плата (18% від основної зарплати):			94,5
Основна і додаткова заробітна плата:			619,5
Соціальні відрахування (37%)			229,215
Разом			848,715

 

Результати розрахунків окремих статей витрат, що включаються у вартість монтажу ЛВС, представлені в таблиці 3.10.

 

Таблиця 3.10 Результати розрахунків окремих статей витрат на прокладення ЛВС

№ п/п	Найменування статей витрат	Сума, грн.
1	Основні і допоміжні матеріали	21500,00
2	Комплектуючі вироби	32916,00
3	Основна заробітна плата монтажників	525,00
4	Додаткова заробітна плата монтажників	94,50
5	Соціальні відрахування (37%)	229,22
6	Загальновиробничі витрати (120% від основної заробітної плати монтажників)	630,00
Разом:		55894,72

 

У таблицю 3.11 зведемо дані за витратами на підвищення ефективності телекоммуникационой системи підприємства.

 

Таблиця 3.11 Звідна відомість капітальних витрат на модернізацію телекомунікаційної системи підприємства

Проект	Витрати
Створення внутрішнього корпоративного мобільного зв'язку	9540
Забезпечення робочих місць оргтехнікою	83000
Монтаж ЛВС	55894,72
Разом	148434,7

 

Як бачимо з малюнка 3.4 найбільша доля витрат (56%) доводиться на забезпечення робочих місць оргтехнікою, на монтаж ЛВС потрапляє усього 38%, а на забезпечення корпоративною мобільною святи - 6%.

Рис.3.4 Структура капітальних витрат на модернізацію існуючої телекомунікаційної системи на EISA

 

ВИСНОВКИ

 

В рамках даної дипломної роботи був проведений аналіз особливостей комунікаційного комплексу і використання різних засобів, форм і комунікаційних мереж в управлінській діяльності, в ході якого можна зробити наступні висновки:

* Комунікація - взаємодія, двостороннє зусилля, без якого неможлива спільна діяльність, це перша умова існування будь-якої організації. Комунікація розглядається як спілкування з допомогою слів, символів, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого виражається ставлення одного працівника до знань і розуміння іншого, досягається довіру, взаимопринятие поглядів і т.д.

* Комунікації мають колосальне значення в управлінні, так як надають необхідні кошти для вироблення й виконання рішень, здійснення зворотного зв'язку і коригування цілей і процедур діяльності організації. Тому й менеджери, і виконавці повинні знати основні методи і способи застосування комунікаційних технологій і бути здатними приймати важливі рішення щодо їх використання.

* Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну, тобто повідомлень. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією та умови його ефективності, слід мати уявлення про базових елементах (відправник, повідомлення, канал зв'язку і одержувач) і етапах (зародження ідеї, кодування та відбір каналу, передача інформації, декодування і зворотний зв'язок) процесу, в якому беруть участь двоє або більше число людей.

* Комунікаційна мережа - це спосіб, за допомогою якого члени групи або команди спілкуються між собою. Вчені, досліджуючи динаміку груп, виявили кілька типових мереж в групах або командах, які складаються з трьох, чотирьох і п'яти осіб. Лінія, що з'єднує дві організаційні одиниці, називається каналом. Якщо канал в момент передачі обміну інформацією пов'язує більше двох одиниць, він утворює інформаційну мережу.

Базуючись на проаналізованої теоретичній інформації в першій голові даної дипломної роботи було проведено практичне дослідження комплексу комунікацій на базі діяльності підприємства "Economou International Shipping Agencies LTD" з метою розробки рекомендацій щодо їх подальшого удосконалення.

В ході чого можна зробити висновки, що дочірнє підприємство EISA є розвиненою мережею каналів комунікацій, які служать для збору, систематизації та аналізу інформації, для вироблення й виконання рішень, здійснення зворотного зв'язку. Зробивши аналіз комунікаційних мереж EISA були виявлені наступні проблеми:

1) Забезпечення інформацією не стоїть на належному рівні (документи "рухаються" повільно, на якій стадії перебуває процес, нікому не відомо, важливі папери іноді губляться);

2) Відсутній безперебійний Інтернет;

3) Відволікання від основної роботи (доручення підготувати документи не здійснюються в термін або взагалі не виконуються);

4) Діяльність компанії як єдиного організму, а також її підрозділів і працівників не має повного об'єктивного інформаційного відображення;

5) Відсутня можливість знайти потрібні документи або навіть отримати відомості про їх існування.

Вирішити ці проблеми можна шляхом впровадження в організацію інформаційної системи, яка не має на увазі зміну організаційної структури. Нова інформаційна технологія в організації повинна бути такий, щоб рівні інформації та підсистеми, її обробляючі, зв'язувалися між собою єдиним масивом інформації.

Також у висновку можна зробити висновок, що серед комунікації в EISA переважають міжособистісні комунікації, які проявляються без допомогою технічних засобів і інформаційних технологій. За формою спілкування виділяються вербальні комунікації, як письмові, так і усні. Що стосується каналів спілкування, то поряд з офіційними каналами, співробітники активно взаємодіють і неформальними каналами.

З найбільш поширених бар'єрів, що зустрічаються в EISA можна відзначити наступні: бар'єри відносин, погано сформульовані повідомлення, конкуренція між повідомленнями, втрати в процесі передачі або зберігання, неуважність, недостатній період пристосування, страх, надходження інформації, що виходить за коло зобов'язань, брак інформації.

У зв'язку з цим потрібно врахувати деякі способи профілактики негативних явищ в комунікаційному процесі організації: регулювання інформаційних потоків, управлінські дії, системи зворотного зв'язку, системи збору пропозицій, інформаційні публікації організації, сучасна інформаційна технологія.

Таким чином, здійснювати комунікації всередині організації слід кількома способами, такими як:

1. Особиста бесіда з співробітниками;

2. Розсилка листівок з новинами;

3. Дошка оголошень;

4. Квартальні, річні звіти співробітників (аналог звіту всієї організації);

5. Сторінка організації в Інтернеті;

6. Загальні збори працівників. На підставі проведеного аналізу з використанням системного підходу, нами були виділені наступні істотні бар'єри в діяльності компанії EISA:

1. Телекомунікаційна мережа підприємства.

2. Мовні бар'єри.

3. Вертикальні комунікації.

4. Горизонтальні комунікації.

5. Відсутність координації дій співробітників.

6. Відсутність інформації, необхідної для ухвалення рішень.

Для виявлення найбільш вагомих з цих чинників нами був використаний метод експертних оцінок. В якості експертів використовувалися співробітники компанії. Проведені розрахунки показали що найбільш вагомим є поганий стан телекомунікаційної мережі підприємства, відсутність інформації, необхідної для ухвалення рішень і відсутність координації дій співробітників. Для поліпшення ситуації на підприємстві нами був запропонований проект по модернізації телекомунікаційної системи підприємства, який також дозволить досягти ряду цілей, не пов'язаних з комунікативними процесами на підприємстві, але також що підвищують ефективність роботи персоналу організації. Проведений аналіз капітальних вкладень показав, що усього для модернізації телекомунікаційної системи потрібні вкладення в раз мірі 148434,7 грн., при цьому на забезпечення робочих місць співробітників оргтехнікою доводиться 56% з вказаної суми, на монтаж ЛВс - 38% і на забезпечення співробітників корпоративним мобільним зв'язком - 6%.

 

ЛІТЕРАТУРА

 

1 Андрушків Б. М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995

2 Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник, 3-е изд. – М.: Гордарика, 1998.

3 Гріфін Р.В., Яцура В. Основи менеджменту: підручник/ наук. ред. Яцура В., Олесневич Д. - Львів.: Бак, 2001.

4 Діденко А.М. Сучасне ді043Bоводство. – К.: Либідь, 1998

5 Дойль П. Менеджмент: стратегия и тактика. – СПб.: Издательство „Питер", 1999

6 Завадський Й.С. Менеджмент. – К.: 1998

7 Зубенко Л. Г., Немцов В.Д., Чупріна Н.О. Ділові папери в менеджменті. – К.:МП „Ексоб", 2002

8 Кредісов А.І., Панченко Є.Г. Менеджмент для керівників. – К.: „Знання", 1999

9 Кузьмін О.Є. економіка і менеджмент. Навч посіб. – Львів: Держ. унів. „Львівська політехніка", 1996

10 Мартыненко Н. Технология менеджмента. Учеб. для студентов вузов. – К.: МП „Леся", 1997

11 Менеджмент /под ред. Максимцева – М.: „Банки и биржи", 1998

12 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: пер. с анг. – М.: Дело, 1992

13 Немцов В.Д., Довгань Л. Є., Сініок Р.Ф. Менеджмент організації: навч. посіб. – К.:ТОВ „УВПК Ексоб", 2001

14 Основы менеджмента /под. ред. Зайцева О.А. – М.: „Центр", 1998

15 Павлов Основи менеджменту. – К.: Знання, 1998

16 Смолкин А.М. Менеджмент основи организации. Учеб. – М.: ИНФРА-М, 1999

17 Тарнавська Н., Пушкар Р. Менеджмент. –

18 Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. – М.: Дело, 1995

19 Уткин Е.А. Курс менеджмента. Учеб. для вузов – М.:1998

20 Хміль Ф.І. Менеджмент. Підручник. – К.: Вища школа, 1995

21 Черкасов В.В., Платонов С.В. Управленческая деятельность менеджера. – М.: Ваклер ХОУП, 1998

22 Шегда А.В. Основи менеджмента: Учеб. пособ. – К.: „Знання", КОО, 1998

23 Шегда А.В. Основи менеджменту. – К.: 2002

24 Юрсітіс І.А., Кравчук І.І. Основи менеджменту. Навч. пос. – К.: Освіта, 1998

25 Аль-Нецмат С.М. Облік і аудит на торгових підприємствах. // Фінанси України №7, 1999

26 Литвиненко О. Інформаційний простір та його захист: теорія і практика // Віче №10, 2000

27 Засурекий Л.Н. Иформационное обеспеченее сегодня и завтра. // Информационное обеспеченее. №3, 2001

28 Палий Теории и практики управления. // Пьоблемы теории и практики управления. №3, 2000