Аналіз комунікацій в управлінні EISA

 

Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони пов'язують окремі елементи організації в єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи і невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання і багато іншого.

Комунікаційні процеси в EISA можна охарактеризувати наступним чином:

1. За суб'єкту і засобів комунікацій найбільше переважають міжособистісні комунікації, які проявляються без допомогою технічних засобів і інформаційних технологій. Така залежність проявляється через те, що всі співробітники розміщені в єдиному адміністративній будівлі, на одному поверсі. Всі працівники розділені на групи з 5-6 чоловік і знаходяться в одних приміщеннях. Таким чином, міжособистісна комунікація в малій групі, де кожна особа має рівний шанс брати участь в обговоренні, може бути легко почутий і взаємодіяти з іншими - це найбільш характерний для такої організації, як EISA. При цьому можливості зворотного зв'язку нічим не обмежені. Помітні особистісні комунікації як випадковий обмін інформацією між людьми при зустрічі, так як люди відчувають постійну потребу в спілкуванні.

2. За формою спілкування, комунікації в організації відбуваються як за допомогою усної мови, так і за допомогою письмовій, тобто вербальні. Усні комунікації використовуються для вирішення невідкладних питань, таких як: консультація, інформування всіх відділів щодо постановки, початку та закінчення погруз-разгруз робіт і відходу судна, вирішення невідкладних питань з лінійними менеджерами. Природно, те ж стосується і повсякденного спілкування співробітників один з одним.

Письмові ж комунікації застосовуються для більш формального обміну інформацією. Це стосується будь-якої інформації, пов'язаної з бухгалтерією, оформлення вантажів, оформлення порожнього обладнання лінії на судно і багато чого іншого.

3. По каналах спілкування, поряд з формальними комунікаціями присутні і неформальні, які можна визначити як "імовірнісна ланцюжок". Цей вид неформальній комунікації найпоширеніший для такого типу організацій.

Формальні комунікації - це комунікації, які визначаються організаційною структурою підприємства, взаємозв'язком рівнів управління і функціональних відділів. Формальні комунікації, в свою чергу, поділяються на вертикальні і горизонтальні.

У EISA вертикальні комунікації відображаються у вигляді обміну інформацією між Директором і начальниками відділів, а також між останніми та перебувають у них у підпорядкуванні співробітниками. Таким чином здійснюється інструктування по виконанню роботи, постановка перед підлеглими конкретних завдань (наприклад, організація доставки вантажу одержувачу), вивчення думки з питань, що цікавлять.

Кожен місяць (в кінці місяця) начальники відділів письмово повідомляють про виконану роботу директору. Також у цій доповіді можливі пропозиції, побажання, прохання як самих доповідачів, так і рядових працівників, які перебувають у них у підпорядкуванні. Попередньо їх прохання та побажання обговорюються з їх начальниками. Таким чином, налагоджені вертикальні висхідні комунікації.

Керівник, розглянувши, доповіді менеджерів, в перших числах наступного місяця організовує збори, на якому по кожному пункту доповідей дає вказівки на подальшу роботу, а також розпоряджається і передає інформацію, що надійшла до нього із зовнішнього середовища. На цьому ж зборах присутній головний бухгалтер фірми для отримання інформації про здійснені витрати або майбутні витрати, доходи і т.п. Таким чином, налагоджені вертикальні низхідні комунікації.

Також низхідні і висхідні комунікації здійснюються на щорічних зборах всього трудового колективу EISA, де обговорюються успіхи, досягнення, проблеми та перспективи як організації, так і співробітників.

Горизонтальні комунікації у фірмі представлені у всіх можливих видах:

 комунікації між підрозділами (ІТ - відділ, у зв'язку зі своєю діяльністю, взаємодіє з усіма іншими підрозділами з питань працездатності комп'ютерної техніки і програмами, те ж саме стосується і бухгалтерії. Лінійні відділи тісно співпрацюють один з одним (імпорт і експорт менеджери взаємодіють з судовим агентом, менеджери по порожньому обладнання консультуються з експедиторами і т.д.).

 комунікації між керівником і підлеглим. Це найбільш очевидний компонент комунікацій в будь-якій організації. Вони пов'язані з інформуванням, постановкою завдань, поясненням очікуваних результатів, а також отримання відомостей про ідеї, удосконалення та пропозиції.

 комунікації між керівником і робочою групою. Дана форма комунікацій має місце на підприємстві EISA, так як багато хто завдання вирішуються саме групою співробітників, як то: підготовка документів на оформлення вантажу (взаємодіють менеджери з контролю за порожнім обладнанням, імпорт і експорт менеджери, експедитори і суднової агент, а також начальник одного з представлених відділів).

Горизонтальні комунікації в основному протікають неформальним чином, безпосередньо через спілкування між співробітниками. Якщо одному відділу необхідна будь-яка інформація від іншого відділу, то даний запит і надійшла у відповідь інформація найчастіше надходить безпосередньо, минувши директора.

Також неформальні комунікації поширюються на святкування днів народжень, зустрічі Нового року", "Восьмого березня" колективних привітання з новонародженою дитиною. На ці заходи прийнято збиратися всім колективом. Також проводяться спільні поїздки на туристичну базу і вихід на природу. Такою системою комунікацій керівник убезпечив себе від зайвих пліток і пересудів, організував ефективну передачу формальної (ділової інформації між відділами, скоротив, на скільки це можливо, витік інформації. У теж час забезпечив увагою своїх підлеглих і надав різноманітні шляхи для "зворотнього зв'язку". Також підлеглі з допомогою такої організації комунікацій можуть бачити в своїх начальників не тільки що наказують керівників, але і просто людей; це досягається на колективних святах.

Підсумовуючи вищесказане, можна зробити висновок, що серед комунікації в EISA переважають міжособистісні комунікації, які проявляються без допомогою технічних засобів і інформаційних технологій. За формою спілкування виділяються вербальні комунікації, як письмові, так і усні. Що стосується каналів спілкування, то поряд з офіційними каналами, співробітники активно взаємодіють і неформальними каналами.