Система каталогів і картотек

 

Система каталогів і картотек - це частина довідково-бібліографічного апарату (ДБА) вузівської бібліотеки, що являє собою сукупність планомірно організованих, взаємопов'язаних між собою бібліотечних каталогів і картотек.

Потрібно забезпечити якість, стабільність і довговічність, доцільність функціонування системи каталогів і картотек, економічність всіх процесів каталогізації та бібліотечної обробки, ефективність використання каталогів і картотек студентами, викладачами та працівниками вузівської бібліотеки.

ДБА бібліотеки університету представлений системою каталогів і картотек:

- систематичний каталог;

- алфавітний службовий каталог;

- алфавітний читацький каталог;

- картотека журнальних статей [50].

Систематичний каталог

Систематичний каталог (СК) - займає провідне місце у пропаганді книжкового фонду бібліотеки. Питання про роль систематичного каталогу в обслуговуванні студентів тісно пов'язується з питанням про функції систематичного каталогу. СК виконує в більшій або меншій мірі такі функції, як інформаційну, пошукову, освітню функції. Побудова систематичного каталогу за галузями знань дає найбільші можливості інформувати читачів про розвиток і досягнення кожної науки, а також оперативно і повно задовольняти їхні запити при доборі потрібної літератури. У цьому реалізується інформаційна функція систематичного каталогу [48].

Специфіка СК полягає в тому, що картки у його розділах розташовуються у логічному порядку від більш загальних до конкретних питань. Відображення у ньому зв'язків, що існують між науками, дає змогу студентам при доборі літератури використовувати цю послідовність і враховувати зв'язки, підбираючи таким чином видання від узагальнюючих тем до конкретних, а також літературу, яка з різних точок зору висвітлює певне питання. У кожному розділі відбивається історія, теорія і передова практика кожної галузі знань. У ряді природничих наук на першому місці розташовуються законодавчі документи, а при використанні зворотно-хронологічної розстановки карток - найновіші видання. Все це дає змогу стверджувати, що систематичний каталог у найбільшій мірі виконує освітню функцію [48].

У процесі роботи щодо обслуговування студентів бібліотекарі постійно звертаються до систематичного каталогу при складанні індивідуальних планів читання, рекомендаційних списків, при підготовці масових заходів та різних форм наочної пропаганди книги в бібліотеці.

Каталог розташований в головному читальному залі бібліотеки, на другому поверсі. За ведення каталогу відповідають працівники відділу науково-технічної обробки фондів і організації каталогів. Каталог ведеться постійно з 1944 року, і хронологічний обсяг без перерви з 1944 по 2006 рік [48].

Каталог є службовий з функціями читацького.

Тематика систематичного каталогу універсальна. Найбільш повно розкрита суспільно-політична література, вітчизняні та зарубіжні видання за

профілем вузу, література по суміжним галузям. У каталозі відображаються фонди всіх відділів бібліотеки.

Систематичний каталог включає всі види видань, які є у фондах бібліотеки: книги, брошури, періодичні та продовжувані видання, науково-технічні звіти, дисертації, автореферати. В СК суспільно-політична література зашифрована по ББК. А починаючи з природничої літератури систематизація відбувається по УДК (природнича література, техніка, архітектура, мистецтвознавство, географія).

Каталог включає літературу, видану на російській, українській та іноземних мовах (англійській, німецькій, французькій тощо) [48].

Класифікація літератури для систематичного каталогу здійснюється за таблицями ББК, і УДК. Спосіб групування матеріалу в каталозі - систематичний. Розстановка карток у межах кожного ділення - за алфавітом. В каталозі наявні друковані картки Книжкової палати України, машинописні і рукописні картки. В каталог включені картки основні, додаткові і посилальні[48].

Відображення нових надходжень в каталозі відбувається щомісяця.

Допоміжним апаратом до СК є алфавітно-предметний покажчик.

Редагування каталогу систематичне. Поточна редакція здійснюється при поповненні каталогу новими картками. Планова - один раз у 5 років[48].

Зовнішнє оформлення каталогу, надписи на каталожних ящиках включають класифікаційні індекси, їх словесні формулювання. Всередині СК оформлено завдяки роздільникам: центральним, лівобічним та правобічним.

Алфавітно-предметний покажчик

Найсуттєвішу допомогу у пошуку видань надає алфавітно-предметний покажчик (АПП), який є обов'язковим доповненням до систематичного каталогу і систематичної картотеки журнальних статей. Він допомагає з найменшими витратами часу - розшукати літературу з певного питання навіть у тих випадках, коли видання у зв'язку з галузевим підходом при систематизації відбивається у різних відділах каталогу. Особливо зростає його роль у пошуку видань з актуальних питань, які ще не мають самостійних класифікаційних ділень, але користуються підвищеним попитом у читачів. Крім того, він надає значну допомогу бібліотечним працівникам, які працюють над систематизацією документів [48].

Алфавітно-предметний покажчик - це алфавітний перелік усіх понять (предметів), про які збирається література у конкретному систематичному каталозі, що супроводжується вказівкою на індекси розділів, де міститься ця література. Таким чином, сукупність рубрик алфавітно-предметного покажчика до систематичного каталогу повністю охоплює всі питання, предмети і явища, про які йдеться у виданнях, представлених у фонді вузівської бібліотеки. Виходячи з цього, основною вимогою до АПП є адекватне відображення змісту систематичного каталогу.

АПП до систематичного каталогу виконує ряд функцій, найважливішими з яких слід вважати пошукову (евристичну) і предметну. Пошукова функція реалізується в тому, що АПП дає змогу оперативно відшукати видання з окремих питань у систематичному каталозі, логіка побудови якого не завжди зрозуміла читачам [48].

Предметна функція проявляється в тому, що тут збирається в одному місці інформація про розділи, в яких вміщуються документи про певний предмет, котрий може розглядатися в різних аспектах і відтворюватись у різних відділах систематичного каталогу. Крім того, АПП надає значну допомогу бібліотечним працівникам у внутрішній роботі, є довідковим апаратом при систематизації, редагуванні систематичного каталогу, а також при виконанні запитів читачів.

Алфавітно-предметний покажчик може складатися паралельно з систематизацією і створенням нового каталогу, а також до вже існуючого в бібліотеці систематичного каталогу.

Алфавітно-предметний покажчик у бібліотеці НУВГП оформлений у вигляді картотеки. Кожна предметна рубрика супроводжується вказівкою на індекс відділу або розділу систематичного каталогу, в якому можна знайти літературу певної тематики [48].

Картки розставлені в алфавітному порядку найменувань предметів, що й дало назву покажчику. Картки вміщені у каталожні скриньки і розташовані безпосередньо біля систематичного каталогу [48].

Алфавітний каталог

Алфавітний каталог є обов'язковим для всіх бібліотек, оскільки виступає оcновним елементом їхнього довідково-бібліографічного апарату. Завдяки своїй структурі алфавітний каталог має змогу інформувати про авторський склад фонду, причому не тільки індивідуальних, а й колективних авторів [46].

Основні питання, з якими звертаються до нього: чи є в бібліотеці певний документ, та які твори певного автора є у фонді. Наявність у каталозі додаткових записів дає змогу здійснити пошук за другорядними ознаками - за прізвищами другого, третього автора, редактора, укладача тощо. Виконання алфавітним каталогом інформаційної функції полегшується тим, що він найповніше відображає фонд, адже тут мають бути представлені всі наявні передруки, повторні видання тощо. За допомогою алфавітного каталогу можна навести різноманітні бібліографічні довідки [46].

Формальна побудова алфавітного каталогу зумовлює в першу чергу його орієнтацію на виконання каталогом освітньої функції, оскільки бібліотека спроможна пропагувати твори видатних вітчизняних та зарубіжних вчених, письменників, громадських діячів, офіційні та відомчі документи. Як головний довідково-пошуковий апарат бібліотеки алфавітний каталог має зв'язки з іншими каталогами, з фондом бібліотеки, з обліковими документами.

Крім безпосереднього обслуговування читачів, каталог використовується у внутрішній роботі бібліотеки. За його допомогою здійснюють комплектування, встановлюючи, чи є у фонді конкретна книга та кількість примірників. Важливе значення має даний каталог для перевірки фонду, вилучення застарілої літератури. Він використовується при обробці нових надходжень. Без цього каталогу неможливо обійтись у довідково-бібліографічній та інформаційній роботі бібліотеки при виконанні різноманітних довідок, складанні оглядів, списків літератури тощо. Готуючи масові заходи, бібліотечні працівники завжди звертаються до алфавітного каталогу.

У бібліотеці НУВГП м. Рівного є 2 алфавітних каталоги - службовий та читацький [45].

Алфавітний службовий каталог (АСК) ведеться з 1944 року. Хронологічне охоплення з 1944 року до 2006 року. Гарантована повнота за 1959-2005 роки [45],

Характер каталогу - постійний. Призначення каталогу - службовий. Каталог за своєю тематикою є універсальним. В АСК відображені фонди всіх підрозділів бібліотеки. І також відображені такі види видань: книги, брошури, продовжуючі видання, спец. види науково-технічної літератури, дисертації, автореферати [45].

Каталог включає літературу, видану на мовах: українській, російській, іноземній - англійській, французькій, іспанській тощо[45].

Спосіб групування - алфавітний. Для кращого користування окремим рядом в каталозі виділені:

1. автореферати;

2. дисертації;

3. нормативна література

4. інститути;

5. службова література;

6. література на іноземних мовах [45].

Розстановка карток в межах кожного ділення каталогу: алфавітно-хронологічний порядок.

Для систематизації використовуються таблиці: УДК (природнича, технічна, література), ББК для наукових бібліотек (суспільно-політична).

В каталозі подані картки: основні, додаткові, відсилкові, довідкові. Відомості, занесені на основні картки каталогу на лицевій стороні: розподіл по структурних підрозділах, співавтори. Редактор, упорядник, персоналії, інвентарні номери та кількість екземплярів книги, поставленої на без інвентарний облік.

Відображення нових надходжень в АСК проводиться постійно 1 раз в місяць. Допоміжний апарат до каталогу - картотека назв інститутів.

Алфавітно-читацький каталог (АЧК) ведеться з 1973 року [46]. Хронологічне охоплення - наукова технічна література з моменту організації каталогу інша - за останні 20 років [46]. Гарантована повнота за 1973-2005 роки.

Призначення каталогу - читацький, тематика АЧК - універсальна. В ньому з найбільшою повнотою відображена література: учбова та науково-технічна по профілю інституту та суміжним галузям, суспільно-політична. Відсутня художня література. Це відрізняє алфавітний читацький каталог від учбового [46].

Каталог включає літературу, видану на мовах - українській і російській. Спосіб групування - алфавітний. Розстановка карток в межах кожного ділення каталогу - зворотно-хронологічна [46].

Для систематизації використовуються таблиці УДК (для технічної літератури), ББК для наукових бібліотек (для суспільно-політичної).

В усьому іншому алфавітний читацький каталог нічим не відрізняється від алфавітного службового каталогу, хіба що відсутністю допоміжного апарату в АЧК.

Обидва каталоги щорічно редагуються.

Систематична картотека журнальних статей.

Картотека журнальних статей вузівської бібліотеки м. Рівного знаходиться у веденні довідково-бібліографічного відділу. Картотека розташована в довідково-бібліографічному відділі[47].

Картотека журнальних статей ведеться з 1962 року. Характер картотеки - постійний.

Призначення картотеки - читацька, виконує інформаційно-бібліографічну функцію.

Тематика картотеки галузева. В ній відображаються матеріали із загальних проблем науки, техніки, лісового та сільського господарства, гуманітарних та суспільно-політичних наук тощо. У картотеці також відображаються директивні матеріали, статті із збірників, видань, що продовжуються, журналів, газет, які є у фонді, а також відсутні видання, які представляють цінність та актуальність для читачів бібліотеки [47].

Картотека журнальних статей також представлена картотекою наукових праць викладачів Університету [47].

Картотека включає літературу, видану на українській та російській мовах.

Спосіб групування матеріалу в картотеці аналогічний систематичному каталогу. У межах кожного ділення картки розставлені у зворотно-хронологічному порядку.

У картотеці представлені картки Книжкової палати України і рукописні. Відображення нових надходжень у картотеці відбувається щомісяця. Директивні матеріали уряду - по мірі їх публікації.

Редагування картотеки поточне, у процесі включення карток у картотеку. Хронологічні межі статей різних галузей залежить від профілю вузу [47].

Зовнішнє оформлення картотеки журнальних статей включає індекси класифікаційної системи ББК і УДК (за таким самим принципом як і в систематичному каталозі), словесні формулювання індексів ББК, номер ящика.

Електронний каталог ”УФД-бібліотека”

На поточний момент термін типу,,інформаційне століття,, сприймається досить буденно. Дійсно, роль інформації в діяльності окремих організацій та суспільства цілому невпинно зростає. Цей факт відбився на формуванні поняття інформаційного ресурсу як окремого ресурсу організацій, галузі або країни. Як правило, інформаційний ресурс упорядкований в двох- або трьохрівневу структуру. На нижньому рівні знаходиться неформалізована інформація у вигляді паперових документів, магнітних носіїв, кіно фотоплівок, комп’ютерних файлів. На другому рівні розміщується формалізована інформація у вигляді картотек та баз даних. Третій рівень складають словники-довідники, де розміщується інформація про те, де і яким чином можна знайти інформацію. Цей рівень є характерним для випадків використання значної кількості різних технологій збереження і доступу до інформації перших двох рівнів. Він часто відсутній. Тоді його роль в певній мірі виконує другий рівень [14].

Зростання обсягів інформації та дедалі більш жорсткі вимоги до її актуальності й доступності змушують все більше уваги приділяти засобам автоматизації. Так, останнім часом ми стали свідками широкого впровадження комп’ютерних систем фактографічного типу.

Технології, Інтернет суттєво розвинули документальні системи. Друге дихання отримали інформаційно-бібліотечні системи. За останні кілька років вони встановлені у більшості університетів, в багатьох інституціях державного управління, проектно-конструкторських закладах, публічних бібліотеках. Винятком не став і НУВГП. Тут перевага надалась інформаційно-бібліотечній системі «УФД/Бібліотека», що вже зарекомендувала себе з позитивної сторони приблизно у 80 установах України.

Електронний каталог містить інформацію про документи, надаючи можливість здійснювати їх пошук за різними ознаками (атрибутами) та відповідністю до певних класифікаторів (рубрика творів, предметних каталогів і ін.).

Слід особливо зауважити, що на поточний період мало уваги приділяються організації зв’язків між документами. Сучасна система дає можливість ввести зв’язки різних типів (серія-підсерія-документ серії, основний документ-додаток, стандарт – сучасний стандарт)[14].

Основний каталог є центральною ланкою системи. До нього під’єднуються додаткові інформаційні засоби: відомості про примірники (бібліотечний фонд), про складові частини документа (нумерація), предметні каталоги, каталоги персоналій, навчальних дисциплін і т.д.

Особливу роль відіграють тематичні картотеки. Це рубрикатори, предметні каталоги, каталоги персоналій, дисциплін, об’єднані єдиним механізмом побудови і використання. Така картотека є ієрархічною структурою, елементами якої є «теми». Теми повязуються з документами так, що за темою легко відібрати документи які до неї відносяться. Так, досить просто відібрати документи, що стосуються певної персоналії, дисципліни. Теми також можна використовувати в ролі закладок або ключових слів.

Одним з основних призначень системи є створення умов для ефективного відбору документів за різними ознаками. Такими ознаками можуть бути значення окремих атрибутів опису документа, наприклад, його назва, автор або рік чи дата видання, а також належність до тем тих чи інших класифікаторів. При цьому способи в які буде здійснюватись пошук, залежать від багатьох обставин: в першу чергу, від того, що відомо читачу про сам об’єкт пошуку. Розглянемо кілька прикладів. Читач бажає знайти документи, що відносяться до певної теми (галузі знань, прізвища). Оскільки читач не знає точно, які теми передбачені у відповідних класифікаторах, він починає з пошуку теми. Вводиться контекст (частина слова, яку має містити тема).

Так, за контекстом «Економіка» знаходимо кілька тем: «Економічна теорія», «Економічна історія», «Економічна статистика» і т.п. вибираємо, наприклад, «Економічна статистика» і дивимось, яке місце в ієрархії тем даного каталога вона посідає. Тема знаходиться в класифікаторі ББК, в розділі «Економіка. Економічні науки» в підрозділі»705 Економічна статистика. Облік економічна теорія». Вважається, що це саме те, що треба. Тоді, натиснувши на кнопку»Відбір документів за темою», отримуємо перелік документів, які відносяться до цієї теми. Отже можна шукати документи, що відносяться до призначеної теми і всіх підтем. Можна також додати цю умову вибору до переліку умов і подовжити формування даного переліку.

Але якщо точний контекст задати проблематично, але відомий розділ певного класифікатора, наприклад, галузь знань- «Науки про землю» в класифікаторі ББК. Тоді відкривається класифікатор і поступово розвиваються теми, що відповідають задуму читача. Після того позначається конкретна тема і так само, як у попередньому випадку, знаходиться відповідні документи або доповнюється перелік умов вибору.

Слід зазначити, що ця схема пошуку може доповнювати попередню. Тобто, можна спочатку знайти тему за контекстом, а потім передивитися теми, які оточують її в певному класифікаторі і вибрати найбільш прийнятну.

Виходячи з досвіду експлуатації інформаційно-бібліотечних систем, відбір документів за темами є найбільш поширеним засобом пошуку. Його ефективність безпосередньо залежить від адекватності обраних класифікаторів(ББК, УДК).

Водночас, коли читач має конкретні відомості про документ, який він хоче знайти, наприклад, знає назву, автора чи рік видання, слід скористатися засобами пошуку за атрибутами. Вибирається поле опису документа, наприклад, «Назва документа», умова, наприклад, «містить слова» і слова, які має містити назва в даному випадку – «економіка», «гроші…» і «банк..». одночасно можна задати кілька умов. Можна просто додавати до переліку умов відбору, поєднуючи їх з умовами відбору за темами.

Слід зазначити можливість перегляду каталожної картки поточного документа. Тип картки вибирається в нижньому полі форми. (картка містить основні відомості про документ, які в значній мірі дозволять визначити, чи влаштовує він читача).

Однією з основних задач є створення і підтримка довідково-бібліографічного апарату (ДБА) та різних картотек, в тому числі картотеки аналітики. Для відбору документів застосовується переважно їх класифікаційні ознаки. За базовий береться один з класифікаторів (ББК чи УДК) і на його основі складається тематичні картотеки(каталог ключових слів) і т.п.

Впровадження автоматизованої бібліотечної системи суттєво спрощує введення ДБА, об’єднуючи алфавітний, систематичний каталоги, окремі тематичні напрямки (праці викладачів) та види видань.

З урахуванням можливостей сучасних інформаційно-бібліотечних систем, (а у випадку НУВГП- „УФД/Бібліотека”), відбирати документи, зареєстровані в електронному каталозі, за певними ознаками і формувати з відібраних ті чи інші переліки може будь-який читач, завданням бібліографів стає наповнення електронного каталога.

В НУВГП нові надходження вливаються в електронний каталог з 2002 року. З 2003 року розпочинають вибіркове ретроспективне введення бібліографічних описів літератури з 1990 року. Паралельно роздруковуються картки для паперового каталогу [49].

Всього в 2005 році було введено 7089 описів (заплановано – 8000). загальна кількість введених описів на кінці 2005 року становить 18245 (заплановано – 18000) [ 50].

Створюється електронна картотека „Праці професорсько-викладацького складу НУВГП”.