Глава 3. Разработка мероприятий по повышению эффективности муниципального управления мо «г. Воткинск»

Мероприятия по повышению эффективности муниципального управления на примере внедрения автоматизированной информационной системы управления муниципальным заказом

 

Основным направлением совершенствования системы размещения муниципального заказа в городе Воткинске является разработка и внедрение автоматизированной информационной системы управления муниципальным заказом, что позволит:

·   существенно повысить экономическую эффективность размещения муниципального заказа, более рационально расходовать бюджетные средства города за счет централизации закупок, проведения аукционов в электронной форме, сокращения трудозатрат муниципальных заказчиков, связанных с подготовкой документации по проведению закупок, информационным обеспечением, с процедурой определения победителя и др., создания реестра поставщиков товаров, работ, услуг с целью привлечения максимального количества участников размещения заказа;

·   оперативно управлять формированием, размещением, исполнением и контролем результатов размещения заказов, оптимизировать (централизовать) процедуры закупок, повысить эффективность труда специалистов, осуществляющих их;

·   контролировать номенклатуру и объемы закупок бюджетополучателей, что позволит предупреждать нерациональное использование бюджетных и внебюджетных средств;

·   сосредоточить у муниципальных заказчиков квалифицированных специалистов, способных осуществлять размещение муниципального заказа с применением современных информационных технологий;

·   оперативно размещать сэкономленные ресурсы на дополнительную закупку необходимой продукции;

·   прогнозировать потребности в товарах, работах, услугах на краткосрочный и среднесрочный периоды;

·   снизить нагрузку на Управление финансов за счет укрупнения контрактов, повысить оперативность прохождения платежей;

·   добиться высокого качества анализа результатов проведения закупок;

·   получить новое качество результатов работы, повышение уровня управляемости процессами формирования, размещения и исполнения муниципального заказа;

·   обеспечить возможность оперативного анализа результатов проведенных закупок по любым видам товаров, работ, услуг.

Внедрение автоматизированной информационной системы управления муниципальным заказом позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для МО «г.Воткинск». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству администрации МО «г.Воткинск» или в ее структурные подразделения;

. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов по муниципальным заказам;

. Регистрацию движения документов внутри МО «г.Воткинск», включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

. Списание документов в дело в соответствии с принятой в МО «г.Воткинск» номенклатурой дел;

. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту;

. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах муниципальных заказов.

Система автоматизации процесса муниципальных заказов также позволит:

. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации процесса муниципальных заказов предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников МО «г.Воткинск» дисциплины работы с офисной и производственной информацией.