Семь советов по проведению пресс-конференции

1. Заранее определите, что именно вам важнее всего донести до общественности через СМИ.

2. Предупредите об этом участников и не постесняйтесь сказать об этом журналистам во вводном слове.

3. Тратьте больше времени на ответы на важные для вас вопросы и меньше - на неважные.

4. Не прерывайте вопрос журналиста, даже если его "понесло" - лучше дать уклончивый ответ или ответ типа "No comments".

5. Обязательно прерывайте ответ участника, если "понесло" его - попросите журналистов задавать следующие вопросы.

6. Самостоятельно назначайте отвечающего на тот или иной вопрос, даже если он обращен к другому участнику.

7. Не давайте одному и тому же журналисту то и дело задавать вопросы, если есть журналисты, которым это еще не удалось сделать

ПРОЦЕДУРЫ И АТРИБУТЫ

Существуют некоторые особенности проведения пресс-конференций, влияющие на ее результативность.

Так, по прибытии на пресс-конференцию все приглашенные журналисты должны получить список участников, содержащий их ФИО, должность и регалии. В ином случае ошибки в сообщениях СМИ более, чем вероятны. Желательно также продублировать список табличками перед каждым участником (особенно, если вы приглашаете ТВ) и представить их перед началом пресс-конференции (особенно, если вы приглашаете радио).

Обычно время проведения данного мероприятия планируется в течение 30 – 60 минут. Причем 1/3 на выступление участников, остальное время - на вопросы и ответы. Целесообразно записывать пресс-конференцию на магнитофон, чтобы иметь документальное свидетельство о ней и точно зафиксировать все, что было сказано.

Необходимо позаботиться, чтобы во время пресс-конференции работал свой профессиональный фотограф, потому что некоторые участники встречи могут попросить вас снабдить их фотографиями об этом событии.

«Бронзовое правило» организатора пресс-конференций: не стремитесь дать больше информации, чем человек способен воспринять.

ЖУРНАЛИСТЫ

Не гонитесь за количеством приглашенных журналистов, гонитесь за качеством. Присутствие большого числа непрофессиональных журналистов из мелких и нерегулярно выходящих изданий может привести к срыву пресс-конференции и затруднит контроль за ее ходом с вашей стороны.

Прежде, чем приглашать ТВ, подумайте о том, насколько красивой будет картинка - будет ли ТВ что снимать, кроме "говорящих голов". В ином случае приезд съемочной группы возможен только, если среди участников будет эксклюзивный или очень высокопоставленный гость. Прежде, чем приглашать радио, подумайте об акустике - аудиозапись невозможна в зашумленной аудитории.

Уделите особое внимание журналистам из информационных агентств - их сообщения могут быть растиражированы даже теми СМИ, чьи представители не пришли на пресс-конференцию.

Перед началом пресс-конференции раздайте журналистам список участников, пресс-релиз и расширенную информацию, если таковая имеется.

Разделите время на сообщения участников и время на вопросы в соотношении 1:2 (идеально соотношение 20 минут: 40 минут). Заранее сообщите о регламенте как участникам, так и журналистам. По окончании времени, отведенного заранее на пресс-конференцию, предложите тем, у кого еще остались вопросы, задать их участникам в частном порядке.

«Железное правило» организатора пресс-конференций: лучше «кормить» журналистов ценной информацией, чем дорогими бутербродами.

ПРЕСС-РЕЛИЗ

По-английски release означает "делиться". Пресс-релиз - это инструмент, с помощью которого организация, лица, в т.ч. пресс-секретарь, PR-менеджер делятся со средствами массовой информации (СМИ) той или иной информацией, сообщением, идеей. Пресс-релиз может существовать сам по себе или быть приуроченным к пресс-конференции. В первом случае его цель - привлечь внимание и информировать, во втором - еще и пригласить журналистов и, возможно, иных лиц. В этом случае объем пресс-релиза не должен превышать одной страницы.

В СМИ ежедневно приходят десятки, если не сотни пресс-релизов и большинство из них превраща­ется в мусор, черновики, макулатуру. Но также верно, что именно с них начинались многие громкие скандалы и крупные сенса­ции. Одни пресс-релизы могут вызвать лишь раздражения в СМИ, другие стать луч­шим подарком. Нередко именно текст релиза обусловливает интерес к нему и упоминание в СМИ, а то и целые статьи и телесюжеты.

Структура пресс-релиза

В пресс-релизе есть три важнейшие части, соответствующие трем вопросам: что, где, когда (правда, излагаемым в ином порядке). В целом же пресс-релиз состоит из 6 основных частей:

· адрес,

· заголовок,

· суть сообщения (что),

· детализация,

· подпись,

· координаты.

Адрес содержит указание на того, к кому вы обращаетесь. Здесь желательна максимальная персонификация.

Заголовок не обязан отражать основную идею пресс-релиза. Его задача - привлечь внимание к дальнейшему тексту, а потому он должен быть оригинальным и содержать в себе "изюминку".

Суть ("ЛИД") несет основную смысловую нагрузку. Он должен отвечать на шесть основных вопросов: что/ где/ когда/ каким образом, благодаря кому и почему произошло или произойдет.

Детализация  содержит более подробный рассказ о событии или факте, об организации, человеке или событии, о которых упоминается в релизе. В нем также не исключены и эмоции, оценки, мнения автора текста.

Справка состоит из кратких данных об организации, человеке или объекте, о котором упоминается в пресс-релизе.

Подпись под пресс-релизом должна принадлежать главе организации либо человеку, ответственному за связь с прессой, и содержать максимум регалий.

Координаты - это телефон, факс. E-mail, адрес и т.п. автора пресс-релиза и ссылка на возможность обращаться к нему за более подробной информацией.