Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень

Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється В кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.

Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.

Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, що мають загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробказастосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документулітературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка- комплексний вид виправлень. Він містить:

- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

- оцінку та покращання композиції рукопису;

- мовне виправлення тексту;

- перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором.

У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.

Факти- основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги. По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут діло знавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.

Окрім того, помилки можуть бути допущені різними особами та технічними пристроями (друкаркою, неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін.).

По-друге,повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об'єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.

По-третє,важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовувати коректурні знаки.

Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними. Оволодіння коректурними знаками кожною діловою особою не тільки полегшить роботу укладачеві (автору) документа, а й вирішить проблеми з коректуванням документів у колективі [1, с.168].

Система коректурних знаків (найпоширеніших):

Коректурний знак	Значення
Z	Зробити в тексті абзац
-	Друкувати текст без абзацу
│┐┬	Вписати пропущену букву, викреслити її
√	Вставити слово (слова)
! —	Ліквідувати пропуск між буквами
(-)	Зменшити пропуск між словами
I	Зробити пропуск між словами
І - І	Викреслити неправильно надруковане слово
XX	Викреслити непотрібний текст
...........	Відновити слово, текст
~ ~	Поміняти місцями сусідні букви, слова
3 2 1	Поміняти місцями слова в реченні
W w ^	Ліквідувати розрядку (пробіл)
	Зробити вставку
є Є	Замінити малу букву на велику або велику на малу
	Переставити слово (слова) з одного рядка в інший
1??	Пересунути текст вліво або вправо до вказаної межі
-----	Зробити розрядку (пробіл) в слові
)- (—	Збільшити або зменшити міжрядковий інтервал

Виправлення в тексті, зроблені за допомогою коректурних знаків повинні наноситися синім або чорним чорнилом. Не можна писати олівцем! Всі коректурні знаки повинні бути чіткими. В деяких випадках під час редагування використовують технічні способивиправлення помилок.

Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.

Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його загладжують і знову наносять необхідні знаки.

Спосіб третій - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.

Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом!

Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.

Коректурні виправлення допускаються в обмеженій кількості, але рекомендуються такі виправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.

Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають [1, с. 169-170].

 

Культура організації процесів документостворення — перша складова культури діловодства — сукупність знань і умінь щодо своєчасного та досконалого створювання та оформлювання управлінських документів. Процес документування досить трудомісткий. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20—25 разів — за звичайну швидкість мови. Слід враховувати, що такі операції в роботі з документами, як процес фіксації думки на обраному носії інформації, запис необхідних даних у документ, можливі математичні підрахунки, правильне розміщення реквізитів і тексту документа, зчитування та перевірка зробленого, збирання необхідних підписів, візування у зацікавлених осіб, погодження тощо переважають над процесами формування інформації, яку передбачається перетворити у форму документа. Це може бути пояснено певними недоліками технології й технічних засобів, недосконалістю схем класифікації документної інформації, відсутністю певної організації процесу управління тощо. У результаті цього 30-40% робочого часу спеціаліста витрачається на виконання допоміжних робіт, пов'язаних з цими процесами. Зменшення витрат праці та часу на створення й опрацювання документів, раціоналізація їх пошуку може підняти рівень культури документування. До характеристик культури документування входять дотримання вимог щодо підготовки тексту й структури документа, підвищення його рівня уніфікації і стандартизації, знання нормативної бази оформлення документів, забезпечення юридичної грамотності, впровадження міжнародних стандартів, уміння бездоганно створювати електронні документи, обробляти, зберігати та захищати їх.

2. Дотримання вимог щодо підготовки тексту Сьогодні існує тенденція до уніфікації засобів мови на всіх її рівнях: синтаксису, стилю, термінологічної лексики, фразеології, морфології, словотворення. У практиці документування управлінської діяльності насамперед слід дотримуватись загальних вимог щодо підготовки тексту документів. Ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації культури документування за різних ситуацій через аналіз мовних засобів (лексичних, граматичних чи стилістичних), формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки воно: • дає можливість інформувати про певні факти та явища суспільного життя, оцінювати діяльність окремих установ, робити певні висновки щодо ділових і моральних якостей фахівців, надавати конкретні пропозиції тощо; • уможливлює перетворення в писемну форму вербальних і невербальних засобів мовлення відповідно до цілей та умов ситуації, проведення аналізу структури мовлення з урахуванням комунікативних якостей тощо; •формує оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо вживання мовних засобів, дотримання основних правил складання тексту документа, проведення лінгвістичного аналізу, орієнтуючись на його види, структуру та семантичні особливості, дає можливість свідомо оволодівати змістом матеріалу залежно від напряму, фаху тощо; закріплює практичні уміння і навички створення та оформлення документа, правила компонування його логічних частин, допомагає авторові професійно й грамотно оцінювати свої креативні здібності, тобто сприяє виробленню певного рівня культури письмового ділового мовлення. Культура письмового ділового мовлення — це система вимог та рекомендацій стосовно вживання мови у письмовій мовленнєвій діяльності, це свідчення розвиненого інтелекту і високого рівня загальної культури особистості. Через культуру мовлення відбувається культивування самої мови, її вдосконалення, це найяскравіший показник стану розвитку суспільства, його моралі та духовності. Вимоги до ділового текстотворення: Поліфункціоанльність.

Естетичність мовлення.

Достовірність.

Послідовність вибору.

Переконливість.

Стислість.

Нормативність.

Етичність викладу.

 3.Застосування стандартизованих мовних зворотів Дослідження показують, що в ділових листах вживається близько 80% повторюваних слів. На складання одного тексту листа з 60—70 слів потрібно від 15 до 20 хвилин і більше. Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібно застосовувати готові широко відомі стандартні вислови, які сприймаються як сигнали певного типу інформації. Стандартні терміни — явище культури писемного мовлення, вони виникають як наслідок опису однотипних, неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах документів, утворюють своєрідний каркас їх змісту. В таких випадках складання документів має бути зведене до заповнення бланків. Застосування стандартних (паперових чи електронних) заготовок з трафаретними текстами, в яких залишаються місця для вставок, дає змогу значно зменшити час на підготовку документів, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання та сприйняття інформації. Стандартизацію мови офіційних документів треба розглядати як ефективний спосіб скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів. Процес підготовки стандартного тексту документа необхідно зводити до вибору словесних формул, але вибір має проходити серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій, потрібних в тому чи іншому випадку, заповнення пропусків формуляра та побудови за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків. Застосування стандартизованих мовних зворотів дає перевагу ще й у тому, що вони сприймаються з мінімальним напруженням та прискорюють процес укладання тексту документа, даючи змогу заощаджувати зусилля на пошуки відповідних форм вислову. Такі звороти, крім усього, відзначаються інформативною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою. Безумовно, процес уніфікації мови ділових паперів не є «канонізацією», «узаконенням» певних конкретних висловів, а є уніфікацією моделі узагальненого зразка такого вислову. Як правило, це певний тип речення з чітко визначеним порядком слів і термінів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речень, який найкраще й найповніше охоплює ряд схожих ситуацій. За таких умов підготовка документа має зводитися до конкретного словесного наповнення певної синтаксичної моделі. Оскільки документування залишається одним із основних засобів реалізації управлінських функцій, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім встановити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її має бути відображено. У зв'язку з ним при здійсненні уніфікації документів важливою передумовою є проведення обліку стану і, в разі потреби, уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів. Уніфікація структури документів — відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації на певному етапі розвитку культури суспільства в цілому. її можна розглядати як один з головних методів стандартизації, що покликана забезпечити зведення об'єктів до раціональної номенклатури за формою і типорозмірами відповідно до функціонального призначення. Завданням удосконалення форм документів мусить стати формування та впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми і правила зіставлення та оформлення документів, забезпечити їх подальше застосування. Сьогодні уніфікацію управлінських документів необхідно розглядати як організаційну діяльність, спрямовану на підвищення ефективності їх застосування у сфері управління. Завданням удосконалення форм документів при уніфікації має стати зменшення різноманітності документів за формою, типорозмірами та правилами оформлення. Це забезпечить скорочення часу на складання документів, їх застосування у сфері управління. 4.Виправлення тексту та те Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється в кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок. Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені Друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, малосуттєвого матеріалу. Цей прийом виправлення тексту застосовується: а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами; б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами: в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить: - аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу; - оцінку та покращання композиції рукопису; - мовне виправлення тексту; - перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором! У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу. Факти - основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги.

 По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут документознавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел. Окрім того, помилки можуть бути допущені різними особами та технічними пристроями (друкаркою, неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін.).

По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об’єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.

По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовувати коректурні знаки. Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать для вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними. Оволодіння коректурними знаками кожною діловою особою не тільки полегшить роботу укладачеві (автору) документа, а й вирішить проблеми з коректуванням документів у колективі

 

 

Література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститутменеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280с.

4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. -Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАНУкраїни. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка,2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.