Діловий текст та його складники

Текст,як головний елемент будь-якого документа, має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Як факт мовлення текст являє собою окремий індивідуальний (або колективний) твір, продукт мовлення. За логіко-психологічними ознаками текст становить одиницю, що виражає судження. З інформаційного погляду текст є цілісним і зв'язним повідомленням, складеним для передачі та збереження інформації.

Проблеми відтворення специфіки ділового тексту безпосередньо пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови - ділової, термінологічної лексики, словотворчих засобів, синтаксичних структур тощо. Основними рисами тексту ділових документів є:

- нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;

- точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладу фактів;

- документальність (кожний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають свою черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;

- наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

- сувора регламентація тексту.

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

На думку вчених, визначальна функція тексту - бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалу залежить культура писемного ділового мовлення.

Саме текст і фактична реалізація його - це та проблема вироблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст повинен мати такі комунікативні якості: стислість, послідовність викладу матеріалу, лаконічність, смислову точність, логічність, об'єктивність, простоту, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логічних елементах [11].

Основні елементи тексту документа.

Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій, що визначає культуру документування. Текст (лат. tехtum - тканина, зв'язок, побудова) - висловлювання, що складається з певної кількості речень, має структурну і змістову завершеність. До ознак тексту відносяться: визначена кількість речень та наявність теми і основної думки; послідовність та завершеність викладу; граматичний і змістовий зв'язок між реченнями.

Текст документаскладається з логічних елементів: вступу, доказу (аргументів) та закінчення. Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа і тому подібне). У доказівикладається суть питання (докази, міркування, пояснення, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші аргументи). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, пасивне - інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

Ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:

- тексти документів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя: оцінку ділових і моральних якостей фахівців різних галузей народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;

- тексти документів уможливлюють спостереження різноманітних засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури мовлення з урахуванням його комунікативних якостей; виявлення функцій мовлення (комунікативної, волютативної тощо), створюючи на їхній основі лексико-тематичні групи;

- тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил його складання; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фаху тощо;

- тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок їх оформлення; на компонування його логічних частин; на вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері виробничої діяльності [11, с. 133-134]

Рубрикація тексту.

Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від другої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім виразом композиційної побудови тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту - його обсягу, тематики і призначення.

Найпростішою рубрикою є абзац - відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Інакше кажучи, абзац означає частину тексту між двома відступами. Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Розподіл тексту за абзацами дозволяє адресату робити невеликі зупинки і дає можливість зосередитися на прочитаному.

Абзац може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення. Абзац може охоплювати і ряд речень, як зв'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо закінчену смислову одиницю.

Абзацне членування тексту нерідко поєднується з нумерацією - числовим, а також буквеним позначенням послідовно розташованих частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елементу перечислення. Нумерація використовується для кількісного позначення сторінок об'ємного тексту та може розташовуватися на одній сторінці.

Нині використовуються дві системинумерації. Перша - традиційна, побудована на використанні знаків різних типів - арабських і римських чисел, великих літер, які поєднуються з абзацними відступами. Вона застосовується при перечисленні тез, пунктів, правил. Друга використовує тільки арабські числа, розташовані в певній послідовності.

При цьому вибір того чи іншого варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної побудови. У найпростіших випадках використовуються тільки однотипні знаки - арабські чи рядкові літери. Тексти складної побудови вимагають застосовувати комбіновані способи абзацного членування і нумерування. При використанні знаків різних типів система цифрового і буквеного позначення повинна будуватися за висхідною лінією: А...Б...В...Г...; I...II...III...IV... і т. д.

Римськими числами (заголовні літери використовуються рідко) позначаються інформаційно великі частини переліку, які розбиваються на підрозділи, що, в свою чергу, позначаються арабськими числами і т.ін. Більш великі порівняно з абзацами рубрики можуть отримувати і словесні найменування - параграф, глава, розділ, які також нумеруються.

При рубрикуванні слід пам'ятати:

1. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому випадку, якщо в тексті присутні бодай два однорідних елементи перечислень.

2. Однотипні засоби нумерації (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однотипних частин.

3. Комбіновані способи нумерації вимагають суворого дотримання правил пунктуації.

В сучасному діловодстві все частіше застосовується цифрова система рубрикації, при якій:

1. кожна складова частина тексту, яка відповідає діленню, отримує свій номер. Номери проставляються тільки арабськими числами, після кожного числа ставиться крапка;

2. номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів ділення.

Наприклад, текст складається з трьох розділів: 1, 2, 3. Кожен з розділів ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть позначки, які складаються з двох чисел - 1.1., 1.2., 1.3. і т д. Другий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави можуть ділитися на параграфи. Параграф першої глави матиме такий вигляд: 1.1.1. Так само позначаються і наступні глави - в порядку іростання. Використання цієї системи нумерації дозволяє не використовувати слова «частина», «розділ», «глава».

Важливими засобами рубрикації є заголовки та підзаголовки.

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею.

Заголовок повинен чітко відповідати тексту бути логічно повноцінним і досить коротким.

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватися з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань (проблем), які в документі розглядаються.

Важливим технічним прийомом є нумерація сторінок тексту. Якщо текст оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його, окрім першої, повинна бути пронумерована. На титульній сторінці її номер не позначається, але рахується. Якщо документ містить титульну сторінку і зміст, то на перших двох сторінках номер теж не проставляється. Але рахується так само. Порядковий номер сторінки проставляється в одному місці арабськими числами: 2, 3 і т.д.Спосіб проставлення сторінки може бути центровим або кутовим. Якщо вибраний центровий спосіб, то сторінка проставляється по центру аркуша паперу з урахуванням лівого і верхнього полів. Якщо ж вибраний кутовий спосіб, то сторінка проставляється у правому кутику верхнього поля, з однаковим відступом від краю сторінки вліво і зверху до числа не менше 10 мм. Слово «сторінка» не пишеться [1, с. 38-39].

Оформлення титульної сторінки.

Тексти з великим обсягом інформації, які мають вигляд самостійної роботи типу реферату, монографії, дослідження (дисертації), повинні мати титульну сторінку. На ній проставляється конкретна інформація, яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа (роботи), дату створення (видання), місце видання і, подеколи, має прив'язку до організації (підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа), де дана робота фіксувалася.

Зміст має вигляд короткого заголовка (назви) і пишеться великими (заголовними) буквами. Розташовується посередині аркуша паперу. В деяких випадках, коли заголовок невеликий (в обсязі 40 знаків), може писатися через розрядку (пробіл).

Виконавець документа (укладач) позначається під заголовком. Вказується його офіційний або науковий статус з перерахуванням посади, вченого звання (якщо вони є). Повністю пишуться прізвище, ім'я, по батькові.

Якщо виконавців (укладачів) кілька, то вони проставляються один під одним в алфавітному порядку або за службовим ранжиром, згідно з тими посадами, які вони обіймають, чи вченими ступенями.

Автор документа (повна назва організації, де документ створювався) пишеться одразу від верхнього поля центровим способом.

Місце видання позначається як географічний пункт, на території якого проживає автор документа. Пишеться внизу сторінки з урахуванням нижнього поля. Часто вказується і назва видавництва, якщо вона є.

Дата документа на титульній сторінці має позначку тільки календарного року, який пишеться арабськими числами, без будь-яких інших графічних деталей типу лапок, дужок, рисок, крапок. Наприклад: 2007.

Всі реквізити титульної сторінки повинні відділятися один від одного певними інтервалами [1].