Расходы на проведение мероприятий, реализуемых в рамках проекта

(п. 16 Сметы расходов)

В эту статью включаются все расходы на проведение запланированных
в проекте мероприятий, требующих аренды отдельного помещения
или проведения кофе-брейков, приобретения таких расходных материалов,
как бейджи, блокноты и ручки участников; затраты на тиражирование раздаточного материала участникам; питьевая вода для участников, праздничное оформление помещения и т.п.

Стоимость кофе-брейков рассчитывается исходя из количества человек, которых планируется пригласить на мероприятие, и стоимости продуктов питания.

Стоит заметить, что кофе-брейки – это не полноценные обеды,
а возможность выпить чай/кофе во время небольшого перерыва, если мероприятие продолжается более 3-х часов, или перед началом мероприятия (если его участники приехали издалека и провели в пути значительное время). Однако если в ходе мероприятия действительно необходим полноценный обед, его также можно включить в бюджет с соответствующими обоснованиями.

Иные расходы

(п. 17 Сметы расходов)

В эту статью включаются все расходы, которые не вошли в предыдущие статьи, в том числе командировочные расходы (суточные). При этом необходимо помнить, что в командировку могут быть направлены только штатные сотрудники организации. Привлеченным специалистам могут быть оплачены только проезд
и проживание в соответствии с условиями заключенного с ними гражданско-правового договора. Суточные привлеченным специалистам не выплачиваются.

Командировочные расходы должны рассчитываться и выплачиваться
в соответствии с федеральным законодательством и не превышать ограничений, предусмотренных для государственных гражданских служащих.

При формировании сметы проекта также необходимо учесть следующее.

1. При приобретении канцелярских товаров, сырья, продуктов питания, расходных материалов, инвентаря, сувенирной продукции и прочих указываются:

- наименование товара (бумага, ручка, папка и т.д.)

- количество;

- цена за единицу товара.

2. При формировании расходов по следующим статьям: аренда офисного помещения, коммунальные платежи, расходы на телефонную связь, Интернет, расходы на техническую поддержку сайта следует учитывать, что если в данном помещении будет осуществляться несколько проектов, какая-то иная оплачиваемая деятельность (т.е. данный проект будет не единственным источником финансирования), необходимо определить, какая доля затрат относитсяна данный проект и расчет расходов производить с учетом этой доли.

Стоимость затрат для сметы проекта можно рассчитать двумя способами:

Вариант 1: Исходя из отношения: бюджет проекта к общему бюджету организации.

Вариант 2: Исходя из затрат времени на реализацию проекта.

3. Структура сметы не изменяется, если по какой-либо статье расходы
не предусмотрены, ставится прочерк.

 

Корректная смета проекта:

- соответствует описательной части проекта;

- отражает все затраты, необходимые для реализации проекта;

- не содержит затрат, не связанных с реализацией проекта;

- четко демонстрирует структуру затрат;

- суммы бюджета проекта достаточны для обеспечения всей запланированной деятельности (не занижены и не завышены);

- не содержит бухгалтерских и арифметических ошибок.

Рекомендации по составлению сметы

10. Детализированная смета расходов
(подробно указываются все расходы. Включаются только статьи, на которые планируется потратить денежную часть гранта)
№ статьи	Наименование статьи расходов	Стоимость статьи (в рублях)	Количество единиц	Общая сумма	Обоснование
п.1 Оплата труда
1.1. Оплата труда сотрудникам по гражданско-правовым договорам
	Функции в проекте или содержание услуг (работ). Указывается тип специалиста и (или) конкретный вид услуги (например, юридические консультации или консультации психолога, услуги сурдопереводчика, лектора и т.п.)	Указывается вознаграждение по одному договору (в рублях, включая НДФЛ)	Количество договоров (в штуках)	Вычисляется автоматически по формуле	Следует кратко описать назначение заказываемых услуг (работ) привлеченных специалистов для осуществления программы (проекта), в обосновании указываются содержание работ, услуг или наименование конкретной функции, количество часов, стоимость 1 часа работы, оплата труда за 1 месяц (сколько часов работы в месяц). Рекомендуется сделать детальный расчет, расписать налоговые выплаты (НДФЛ)
1.2. Оплата труда штатных сотрудников грантополучателя участвующих в реализации проекта
	Указывается должность работника и функции в проекте	Указывается заработная плата в месяц (в рублях включая НДФЛ)	Количество месяцев соответственно занятости работника в проекте	Вычисляется автоматически по формуле	Следует кратко пояснить основной функционал работника
1.3. Страховые взносы
	Страховые взносы с выплат штатным работникам	Указывается сумма, с какой начисляются страховые взносы по всем договорам	ставка	Указывается сумма уплаты по страховым взносамза весь период по всем договорам	Следует указать ставку, применяемую в организации для начисления страховых взносов по оплате труда штатных сотрудников
	Страховые взносы с выплат физическим лицам по гражданско-правовым договорам	Указывается сумма с какой начисляются страховые взносы по всем договорам	ставка	Указывается сумма уплаты по страховым взносамза весь период по всем договорам	Следует указать ставку, применяемую в организации для начисления страховых взносов с выплат физическим лицам по гражданско-правовым договорам
п.2 Издательско-полиграфические услуги, в том числе изготовление макета, разработка дизайна.
2.1.	Буклет, 80стр. Печать двухсторонняя полноцветная (пример)	Указывается удельный или абсолютный показатель	шт. (тираж)	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
2.2.	Книга	Указывается удельный или абсолютный показатель	шт. (тираж)	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п.3 Расходы на подарки, сувенирную продукцию
3.1.	Универсальный внешний аккумулятор «Pebble» 7800 mAh за первое место (пример)	Указывается удельный или абсолютный показатель	Шт.	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п. 4 Расходы на проживание и питание
4.1.	Оплата проживания участников проекта	Указывается стоимость за всех участников проекта в сутки	Количество суток	Вычисляется автоматически по формуле	Указать: - место проживания - количество человек
4.2.	Оплата питания участников проекта	Указывается стоимость за за всех участников проекта в день	Количество дней	Вычисляется автоматически по формуле	Указать: - место питания - количество человек Расшифровать, какое питание
п.5 Транспортные расходы (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, горюче-смазочных материалов, аренда автотранспорта)
5.1.	Ж/Д билеты для участников проекта (экспертов) (пример)	Указывается стоимость билетов туда и обратно	Количество чел.	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данной поездки в контексте решения конкретных задач проекта, затем указать пункты отправления и прибытия
5.2.	Авиабилеты для участников проекта (лекторов) (пример)	Указывается стоимость билетов туда и обратно	Количество чел.	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данной поездки в контексте решения конкретных задач проекта, затем указать пункты отправления и прибытия
5.3.	Аренда транспорта(микроавтобус на 20 мест) (пример)	Стоимость за час	Количество часов	Вычисляется автоматически по формуле	Обосновать необходимость аренды автотранспорта для данного мероприятия с указанием маршрута
5.4.	ГСМ (горюче-смазочные материалы)	стоимость 1 литра	Количество литров	Вычисляется автоматически по формуле	Обосновать необходимость покупки ГСМ для конкретного мероприятия с указанием маршрута
п.6 Аренда помещения
6.1.	Аренда помещения для семинара, пресс-конференции, обучения (уточнить)	Стоимость аренды в день, час (уточнить)	Количество дней, часов (уточнить)	Вычисляется автоматически по формуле	Указать: -тип мероприятия по календарному плану -место проведения указанного мероприятия Пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п. 7 Аренда оборудования
7.1.	Аренда оборудования (уточнить какое именно оборудование, технические характеристики)	Стоимость аренды в день, час, месяц (уточнить)	Количество дней, час, месяц (уточнить)	Вычисляется автоматически по формуле	Пояснить, для какого мероприятия. Срок аренды уточнить - день, час, месяц. Пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п.8 Информационные услуги (размещение информации о проекте в средствах массовой информации)
8.1.	Оплата за размещение в СМИ 1/4 полосы на 3 месяца (пример)	Стоимость аренды указанного объема в месяц	Количество месяцев	Вычисляется автоматически по формуле	Публикация в журнале "………" Тип: объявление о проводимых бесплатных консультациях (пример) Пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п.9 Приобретение оборудования
9.1.	Покупка оборудования (уточнить, какое именно оборудование, технические характеристики)	Стоимость 1 единицы указанного оборудования	Количество приобретаемых единиц оборудования	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п.10 Расходные материалы и комплектующие изделия, инвентарь
10.1.	Покупка карты памяти на 10 Г фирма SDHC micro SR-64UYA T1 (пример)	Стоимость 1 единицы указанных материалов	Количество приобретаемых единиц материалов	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п.11 Расходы на покупку и/или создание программного обеспечения
11.1.	Необходимо указать, какое именно программное обеспечение, покупка готового обеспечения или создание нового	Стоимость 1 единицы программного обеспечения	Количество приобретаемых единиц	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте. решения конкретных задач проекта. Кратко описать техническое задание на приобретение/создание программного обеспечения
п.12 Расходы на создание и/или техническую поддержку сайта
12.1.	Разработка сайта	Указывается удельный или абсолютный показатель стоимости	В случае удельного показателя указывается количество, при наличии общей цифры указывается "1"	Вычисляется автоматически по формуле	Кратко пояснить технические параметры для возможности экспертам оценить стоимость работ. Пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
12.2.	Поддержка сайта, в месяц	Указывается удельный показатель стоимости	Кол-во месяцев	Вычисляется автоматически по формуле	Кратко описать объем работы в месяц
п. 13 Расходы на телефонную связь, мобильную связь, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», почтовые расходы
13.1.	Услуги связи	Стоимость 1 месяца обслуживания	(кол-во месяцев)	Вычисляется автоматически по формуле	Пояснить необходимость в привязке к решаемым задачам
13.2.	Почтовые услуги	Вариант 1: Стоимость 1 почтовой услуги Вариант 2: Стоимость 1 месяца обслуживания	Вариант 1: Количество требуемых услуг Вариант 2: Кол-во месяцев	Вычисляется автоматически по формуле	Пояснить объем в привязке к задачам проекта
13.3.	Интернет	Стоимость 1 месяца обслуживания	(кол-во месяцев)	Вычисляется автоматически по формуле	Пояснить необходимость в привязке к решаемым задачам проекта
п.14 Расходы на канцелярские принадлежности
14.1.	Офисная бумага, упаковка 200 листов (пример)	Стоимость 1 упаковки товара	Количество упаковок	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
14.2.	Блокнот скетчпад 40 листов, А5 (пример)	Стоимость 1 единицы товара	Количество штук	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
14.3.	Ручка шариковая автоматическая BRAUBERG Expert, резиновый упор, 0.7мм, корпус цветной, синяя (пример)	Стоимость 1 единицы товара	Количество штук	Вычисляется автоматически по формуле	Следует пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
п. 15 Расходы на проведение мероприятий, реализуемых в рамках проекта
15.1.	Изготовление раздаточного материала	Стоимость за один комплект	Количество штук	Вычисляется автоматически по формуле	Пояснить, что входит в один комплект раздаточного материала
15.2.	Кофе-брейк	Стоимость за одного чел.	Количество человек	Вычисляется автоматически по формуле	Расшифровать меню на человека. Пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта
15.3.	Питьевая вода для участников 1.5 литра	Стоимость 1 единицы товара	Количество штук	Вычисляется автоматически по формуле	Расчет необходимого количества питьевой воды: количество мероприятий, количество людей, расчет на 1 человека
п.16 Иные расходы
16.1.	Указывать вид расходов, который не подходит ни для одного пункта указанных выше статей	Указывается удельный или абсолютный показатель	В случае удельного показателя указывается количество, при наличии общей цифры указывается "1"	Вычисляется автоматически по формуле	Пояснить назначение данных расходов в контексте решения конкретных задач проекта