Просмотр списка имен ввод поле ввода

А именно:

Поле имени служит для выполнения нескольких функций. В обычном состоянии (в режиме Готово) здесь отображается адрес текущей клетки рабочего листа (на рисунке адрес Е1). При выделении блока в поле отображается число захватываемых строк и столбцов (например, 5Rx2C для области из пяти строк и двух столбцов). В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной клетки. Тогда после нажатия клавиши Enter мы окажемся в указанном месте листа. Здесь можно задать собственное имя любого выделенного блока клеток (например, назвать клетку В2 именем Цена). В режиме ввода/редактирования данных (режимы Ввод/Прав­ка) здесь появляется меню функций (Мастер функций) Excel, из которого можно выбрать нужную функцию.

Кнопка просмотра списка имен служит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги, открывая меню, содержащее перечень (если есть) всех таких блоков. Щелчок по нужному имени перенесет нас в желаемую область.

Поле ввода (собственно строка формул) используется для ввода данных. Для управления вводом здесь доступны три кнопки:

– Отмена ввода (действует аналогично клавише Escape).

– Ввод. Кнопка подтверждения ввода (аналогична клавише Enter).

= – Изменить формулу. Кнопка вызывает Мастер функций, облегчающий правильный ввод функций. В частности, в процессе ввода формул, можно видеть последовательно получаемые результаты, что позволяет уменьшить число ошибок ввода.

Из рис. 1.2-1 видно, что активной является ячейка Е1, где находится формула =СУММ(А1:D1). На листе в самой клетке Е1 будет отображен полученный функцией результат.

Кнопки отмены/подтверждения ввода появляются в строке фор­мул в режиме ввода/редактирования клетки.

Ниже строки формул находится рабочее пространство Excel, называемое рабочим листом. Такой лист устроен как поле известной игры “морской бой”. Лист обрамлен бордюром (рис. 1.2-2), где указаны номера строк и буквенные обозначения столбцов. Бордюр служит не только для указания строк/столбцов. Поля бордюра являются кнопками, с помощью которых щелчком мыши можно выделять целые строки/столбцы. В левом верхнем углу листа находится кнопка Выделить все, применяющаяся в случае необходимости обработать лист целиком.

 

Рис. 1.2-2. Рабочий лист

 

Непосредственно под пространством рабочего листа отображены вкладки листов (рис. 1.2-3), позволяющие быстро вызвать любой из имеющихся в рабочей книге листов, щелкнув по нему мышью.

 

Первый Следующий Вкладка текущего

лист лист листа

 

Лист1

Лист2

Лист3

Рис. 1.2-3

 

Предыдущий лист Последний лист Вкладки невидимых листов

Здесь же имеются четыре кнопки-треугольника перемещения по листам. Они используются при необходимости доступа к листам, вкладки которых не уместились в строке.

Более быстрый способ доступа к таким невидимым листам открывает щелчок правой кнопкой мыши на любой из кнопок-треугольников. При этом появляется меню-список име­ющихся листов, из которого можно выбрать желаемый (рис. 1.2-4).

Excel присваивает имена листам в соответствии с их номерами (Лист1, Лист2, Лист3 и т.п.). Пользователь может сам задать листу любое удобное имя, например, имя Склад гораздо удобнее, чем, например, имя Лист8. Для этого следует дважды щелкнуть на вкладке листа и непосредственно ввести здесь нужное новое имя.

Самая нижняя строка интерфейса – строка состояния. Здесь отображается текущий режим таблицы и состояние некоторых управляющих клавиш компьютера (Num Lock, Scroll Lock, Caps Lock, End), а также даются подсказки по возможным действиям. Кроме того, здесь есть “маленький калькулятор”.

 

Готово

Сумма=25

NUM

 

В левой части строки состояний указывается текущий режим работы таблицы:

Готово – В этом состоянии возможно перемещение в таблице и доступ к меню и пиктограммам.

Ввод – Режим ввода данных в клетку. Большая часть меню недоступна.

Правка – Очень похожий на предыдущий, режим редактирования ранее уже введенных данных.

Указать – Режим выбора объекта (клетки, области) для включения его в выражение. Выделяемый объект ограничивается бегущей пунктирной линий.

В различных режимах одни и те же функциональные клавиши могут действовать неодинаковым образом.

В правой части строки состояния имеется очень полезное поле, где можно отобразить сумму, максимум, минимум, среднее, количество значений и количество ячеек любой выделенной области таблицы. Отображаемую функцию можно задать, щелкнув правой кнопкой мыши в строке состояния. На рисунке выбрана функция Сумма, которой получен результат =25.

 

Средства управления Excel

В Excel управление данными может осуществляться четырьмя альтернативными способами: через меню, с помощью пиктограмм, с помощью закрепленных клавиш и мышью. Кратко перечислим основные элементы интерфейса системы.

Главное меню позволяет реализовать все функции Excel. Доступ к нему осуществляется клавишами Alt, или F10, или мышью.

Пиктограммы (экранные кнопки) в графической форме отображают важнейшие функции, необходимые пользователю. В стандартном интерфейсе Excel отображена лишь небольшая часть доступных пиктограмм. Состав и местоположение пиктограмм могут быть определены пользователем самостоятельно через пункт Панели инструментов меню Вид. Кнопки-пиктограммы дублируют важнейшие функции центрального меню, но обращение к ним гораздо удобнее. Ниже, по мере необходимости, мы рассмотрим некоторые из них.

Кроме “рабочих” кнопок из панели управления, в Excel имеется пиктограмма, реализующая техническое действие по временной свертке активного окна до одной строки (кнопка в таком состоянии примет вид). Это позволяет, не покидая окна, получить доступ к временно закрытым областям рабочего листа для выделения нужного блока. Возврат к исходному размеру окна осуществляется повторным выбором кнопки.

Клавишные комбинации открывают еще более быстрый доступ к некоторым из средств обработки данных. Они удобны в случае, если руки пользователя находятся на клавиатуре и, конечно, если он их помнит. Действие клавиш зависит от текущего режима таблицы, который отражается в строке состояния.

Перечислим важнейшие “горячие” клавиши.

Клавиши перемещения ( действуют в режиме Готово)

Клавиши со стрелками – переход на одну позицию (строку, столбец) в выбранном направлении.

Home – переход в первую ячейку текущей строки.

Ctrl+Home – переход в начало листа (в ячейку А1).

Ctrl+End – переход в последнюю (нижнюю правую) ячейку занятой рабочей области.

End – активизация режима End (“В конец”) быстрого перемещения, при котором последующее нажатие клавиш со стрел­ками перемещает курсор через пустые клетки к первой занятой или через занятые – к первой свободной клеткам.

Ctrl+стрелки – вызывают аналогичные перемещения курсора.

Ctrl+Page Up – переход на следующий лист в рабочей книге.

Ctrl+Page Down – переход на предыдущий лист рабочей книги.

Ctrl+Backspace – возвращение к активной клет­ке. Удобно для возврата назад, если вы “потерялись”.

Клавиши редактирования

Enter – завершение ввода/редактирования клетки. Курсор перемещается к следующей нижней клетке.

Escape – отмена текущего ввода (возможна до нажатия клавиши Enter и, вообще, до того, как покинута редактируемая клетка).

Home – переход в начало строки.

End – переход в конец строки.

Ctrl+ и Ctrl+® – перемещение на одно слово влево/вправо.

F2 – переход в режим редактирования непосредственно в ячейке. Аналогичный эффект вызывает двойной щелчок в клетке.

Shift+Deletе – копирование выделенного фрагмента данных в буфер обмена с изъятием его из таблицы.

Ctrl+Insert – копирование выделенного фрагмента в буфер без изъятия оригинала.

Shift+Insert – извлечение содержимого буфера в таблицу.

Alt+Enter – начать новый абзац в текущей ячейке (создать новую строку внутри клетки).

Shift+стрелки – выделение фрагментов строки.

Прочие клавиши

Ctrl+Z – отмена последнего выполненного действия (откат).

Ctrl+Y – отмена отмены последнего выполненного действия.

F4 – повтор последнего действия в режиме Готово. Клавиша является очень полезным средством, экономящим время и труд пользователя. После выполнения какой-нибудь сложной цепочки манипуляций с меню и вкладками F4 будет послушно повторять эти же операции в любом другом месте таблицы вплоть до выполнения некоторого другого действия, которое запоминается вместо предыдущего.

Ctrl+F4 – закрывает активное окно.

Alt+F4 – закрывает Excel.

Мышь является самым оперативным, а часто и самым удобным средством перемещения и управления данными. ри перемещении мыши перемещается и экранный курсор (указатель мыши), который меняет свою форму в зависимости от функций, которые ему доступны в данном месте. Из трех кнопок мыши пользователь может применять две крайние. Левая кнопка во многих случаях является аналогом клавиши Enter и фиксирует выбор объекта пользователем. Для запуска некоторых процессов иногда следует выполнить двойное нажатие этой кнопки. Правая кнопка мыши позволяет получить доступ к дополнительному контекстному меню (“ме­ню под правой кнопкой”). Его наполнение зависит от типа объекта, на котором находится курсор, и предоставляет очень быстрый доступ к большинству ожидаемых здесь функций.

Курсор показывает местоположение пользователя в интерфейсе системы. Вид курсора указывает на возможные действия. Ниже приведены основные образы курсора и доступные функции.

| – курсор ввода данных (возникает в режиме ввода-редак­ти­рования, например, в строке формул),

– курсор выделения блоков таблицы,

– курсор копирования/перемещения блоков (возникает при сближении с границей блока),

– курсор копирования в соседние клетки (возникает при сближении с маркером копирования блока),

– курсор изменения ширины/высоты столбца/строки (возникает на бордюре рабочего листа при приближении к границам, разделяющим его клетки).

Какие именно средства управления следует применять, целиком зависит от удобства пользователя в конкретной ситуации и определяется его опытом и памятью. В любом случае ему всегда доступно главное горизонтальное меню Excel, где есть все.

 

Организация данных в Excel

При организации данных в Excel используются следующие понятия.

Книга – самая крупная единица данных в Excel, являющаяся синонимом файла Excel. Все такие файлы имеют расширение имени XLS (конечно, если вы не хотите его изменить). Книге можно дать любое имя, допустимое в среде Windows. По умолчанию они получают имена Книга1.xls, Книга2.xls и т.д. (расширение имени указывать необязательно). Полный путь к файлу, включая имя диска, путь к папке, имя файла и его трехсимвольное расширение, может содержать до 218 символов. Имена файлов не должны включать символы / \ ><*? " |:;. Число книг ограничено только дисковым пространством компьютера. Книга содержит рабочие листы.

Рабочий лист (или просто лист) образует рабочее пространство пользователя. Листов в книге Excel может быть до 255 (по умолчанию три). Лист имеет 256 колонок и 65536 строк, т.е. самый большой адрес здесь – IV65536. Таким образом, всего на листе имеется 16 777 216 ячеек. Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки *: / \? [ ]. По умолчанию они получают имена вида Лист1, Лист2 и т.д. Данные, находящиеся в разных листах (в том числе и в разных книгах), могут взаимодействовать друг с другом. Рабочие листы содержат поименованные строки и столбцы, на пересечении которых находятся обрабатываемые клетки (блоки клеток).

Строка. Строка адресуется номером строки, например 5. При необходимости обращения ко всем элементам строки используется обозначение вида 5:5.

Столбец. Этот элемент адресуется обозначающей его буквой, например D. Для обращения ко всем клеткам столбца используется обозначение вида D:D.

Клетка является элементарной единицей данных в таблице. К клетке можно обратиться по ее адресу, который состоит из двух компонентов – буквенного номера колонки и цифрового номера строки, например D25 (клетка, находящаяся на пересечении столбца D и строки 25).

Блок (прямоугольная область клеток). Блок в таблице задается адресами левого верхнего и правого нижнего его углов, разделенными двоеточием, например D4:F20. Однако более удобным при вводе с клавиатуры является использование в качестве разделителя точки (например, D4.F20). Так получается быстрее, поскольку позволяет не искать клавишу Shift для ввода двоеточия, находящегося в верхнем регистре клавиатуры. После нажатия клавиши Enter точка автоматически превращается в двоеточие. Адресация клетки и блока описанным образом называется относительной.

Любой блок, в том числе и отдельная клетка, могут быть поименованы. Присвоение имени блоку часто упрощает дальнейшие действия по его обработке. Например, блоку A4:E15 можно присвоить имя Товар. Дальше уже можно обращаться к блоку по имени, не думая о том, где он располагается. Одним из способов присвоения имени блоку является ввод его имени в поле имени в строке формул (см. рис. 1.2-1). Для этого нужный блок следует предварительно выделить.

Поскольку в Excel допускается ссылки на области клеток, размещающиеся не только в текущем рабочем листе, но и в других листах и других книгах-файлах, может оказаться, что к блоку придется обратиться, используя его полное имя. Оно может содержать имя диска, название директории (папки), имя книги, имя листа и, наконец, адрес блока. Например, выражение С:\SKLAD\[tovar.xls]Накладные!A6:C8 обеспечивает доступ к блоку A6:C8 на листе Накладные в файле tovar.xls, находящемся на диске С: в директории SKLAD

C:\SKLAD\	[tovar.xls]	Накладные!	A6:C8
Путь доступа	Книга	Лист	Блок

Видим, что имя книги берется в квадратные скобки, а имя листа (Накладные) завершается восклицательным знаком.

Замечание. Доступ к нужным средствам управления в Excel может потребовать выполнения длинной цепочки элементарных действий. Например, для установления режима немедленного вычисления в таблице, следует: выбрать меню Сервис, в нем пункт Параметры, в нем вкладку Вычисления, в ней установить переключатель Автоматически. В дальнейшем при необходимости мы будем использовать для указания нужной команды и сокращенную нотацию вида: меню Сервис +пункт Параметры + вкладка Вычисления + переключатель Автоматически, или, если возможно, еще короче Сервис + Параметры + Вычисления + Автомати­чески.