Все денежно - расчетные документы по характеру отражаемых банковских операций делятся на кассовые , мемориальные и внебалансовые

1. Кассовые документы, по которым оформляются операции по приему и выдаче наличных денег, они подразделяются на:

Приходные (физ. лица – приходный кассовый ордер, квитанция о приеме денег; для юридических лиц- объявления на взнос наличных денег. Объявление о взносе наличных денег состоят их трех частей: объявление, квитанция, ордер. Все документы должны заполняться в первый прием и не допускается внесения в денежно – расчетные документы, каких либо изменений суммы, наименования клиента, номера счета.)

· По операциям инкассации- препроводительные ведомости к инкассаторским сумкам;

· Расходные (юр. лица это: денежные чеки на получение денег, они в свою очередь бывают предъявительские и именные Денежные чековые книжки выдаются клиентам по их заявлению. На каждом бланке книжки указывается наименование клиента-владельца счета и банк, выдавший чековую книжку; для физ. лиц - расходные кассовые ордера.)

2. Мемориальные документы. Мемориальные документы используются для совершения бухгалтерских перечислений по счетам: 1) платежные требования, 2) платежные поручения, 3) авизо. Авизо по межфилиальным расчетам используется в качестве извещения одного филиала банка другому о выполнении операции. 4) аккредитивы, 5) расчетные чеки.

3. Внебалансовые документы: это приходно-расходные внебалансовые ордера, по которым оформляется прием/выдача документов ценностей на хранение банком.

‚ Организация документооборота по банковским операциям

Документооборот в банке утверждается руководителем. Нормативными документами, устанавливающими основные требования организации документооборота и работы дня в банке, являются законы и основные положение, где предусматриваются: 1) Законность и достоверность отражаемых в учете и отчетности кредитных, расчетных, прочих операций. 2) Правильности и законность отражения требований и обязательств.

Прием расчетно-денежных документов от клиента в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальный ящик. Расчетные и кассовые операции частных лиц, депозитные операции юридических лиц, операции по оформлению кредитов юридических и физических лиц производятся в операционное время, а операции внутрибанковского характера во второй половине дня.

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно – расчетных документов от момента их составления до завершения операции за день.

В каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указываются конкретное время для расчетно-кассового обслуживания клиента. Под графиком документооборота понимается принятая система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов. график документооборота улучшает учетную работу банка и усиливает контрольные функции бухгалтерского учета, способствует внедрению механизации и автоматизации учетных работ. Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременно оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражения их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

ƒ Внутрибанковский контроль и аудит. Хранение документов

Одним из условий внутрибанковского контроля является разделение контрольных и исполнительных функций при ведении БУ. В банке существует:

1. Предварительный контроль за банковскими операциями. При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершение или до этого момента (кассовые, вкладные, расчетные) при приеме денежно-расчетных документов Ответисполнитель обязан проверить: 1) соответствие документа установленной форме бланка, 2) соблюдение реквизитов, 3) соответствие печати и подписи заявленным банку образцам.

Операции по счетам фондов банка по расходованию средств, формированию прибыли и убытка, краткосрочной задолженности и процентов, ордера на закрытие расчетного, текущего и других счетов, исправление ошибок заверяется контрольной подписью контролера. Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно, путем заполнения исправительных ордеров, которые выписываются в четырех экземплярах.

2. Последующий контроль за банковскими операциями. - осуществляется выборочно или тематически, он главбухом или уполномоченным лицом. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением возлагается руководителя банка. Главбух, их замы, начальники отделов, инспектора последующего контроля обязаны систематически проверять учетно-операционную работу с таким расчетом, чтобы каждого ответисполнителя смогли проверить не менее 2-х раз в год. При нарушении правил документооборота банк уплачивает штраф клиентам и в связи с этим за причиненный ущерб банку с виновного взыскивается сумма ущерба по решению правления банка или суда.

Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о состоянии банка в настоящее время в банках вводятся отделы внутреннего аудита (вместо ревизионных бухгалтерий).

На отделы аудита возлагаются более широкие функции и задачи: 1) административный контроль, 2) контроль БУ, 3) контроль за экономическими нормативами, в том числе за нормативами ликвидности, 4) за сохранностью предприятий и соответствия их структуры. 5) Контроль за доходностью и рентабельностью операций.

Внутрибанковский аудит может быть подчинен руководителю банка или совету директоров банка. Работа внутрибанковского аудита строится по специальному плану, утвержденному советом директоров на основе правления банка. Основные разделы проверок внутрибанковского аудита это:

1. Законность образования банка,

2. Подтверждение правильности и достоверности отражения в учете и отчетности ОС, НА, материалов, начисления по ним износа.

3. Правильность и законность пассивных операций

4. Правильность отражения в учете и отчетности денежных средств, счетов, депозитов, ссудных операций

5. Своевременное формирование уставного капитала, резервных фондов

6. Достоверность отражения доходов и расходов.

7. Правильность начисления процентов по вкладам и по ссудам

8. Расчет налоговой базы при уплате НДС

9. Порядок соблюдения создания резерва на возможные потери по ссудам (РВПС) и под обесценение ценных бумаг.

Хранение документов.

Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 318-П.

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы и регистры бухгалтерского учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные сброшюрованные и несброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее 10-го рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов.

В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше 10 лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции а передача на хранение в порядке, определенном нормативными документами.

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

 

"Срок хранения __________________________________

Архивный индекс _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

(полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации

(наименование ее филиала))

 

Документы за "__" _________________ г.

 

по балансовым по внебалансовым

счетам счетам

 

Сумма _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

 

Из них:

хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:

кассовые документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения __________

кассовые документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения __________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения __________

кассовые документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения __________

и так далее по документам с разными сроками хранения;

хранятся в электронном виде:

кассовые документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

бухгалтерские документы _______ руб. _____ коп. ______ руб. _____ коп.

и так далее по документам с разными сроками хранения.".

 

В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:

"документы сброшюрованы и подшиты ______________________________________

___________________________________________________________________________

(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты

сброшюрованных документов)".

На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись: "С данными бухгалтерского учета сверено" и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.

Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.

Выемка бухгалтерских документов (далее - выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу.

Руководитель банка назначает специальную комиссию из должностных лиц, на которые возлагаются решения об уничтожении документов по истечении срока хранения. Уничтожения электронных документов производится с удалением соответствующих программных данных и бумажных документов. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел для уничтожения, при этом все папки просматриваются полистно и перечень уничтоженных документов остается в архиве.

27. Учет переводов в пути счет.

Переводы в пути — денежные средства, сданные в кассы кредитных организаций или почтовых отделений с целью их зачисления на расчетные счета организаций, но еще не поступившие по назначению. Основанием для отражения переводов в пути являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, квитанции учреждений банка и почтовых отделений, выписки с расчетных и валютных счетов организации, квитанции банков о приеме наличных средств и др.

Переводы в пути учитываются на счете 57 «Переводы в пути», по дебету которого фиксируются суммы переводов денежных средств, не поступивших на расчетный и другие счета, по кредиту – списание сумм переводов денежных средств в связи с их зачислением на расчетные счета организации.

Счет 57 «Переводы в пути» используется в случаях инкассации выручки от продажи товаров, сдаваемой в последние дни месяца, зачисление которой, как правило, происходит в первые числа месяца, следующего за отчетным.

По мере получения выписки с расчетного счета банка, подтверждающей конкретную дату зачисления денежных средств на расчетный счет, организация имеет право зарегистрировать факт движения денежных средств.

Информация по данному счету обобщается в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям в ведомости движения переводов в пути. Движение денежных средств в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.

Бухгалтерские записи по учету переводов в пути:

· суммы наличных денежных средств сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям – Д 57 К 50;

· зачислены денежные средства – Д 51 и др. К 57.

28. Учет денежных средств на расчетном и специальных счетах.

Для учета денежных средств на специальных счетах в банках пред­назначен счет 55 «Специальные счета в банках», на котором формируется информация о наличии и движении денежных средств, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, банковских счетах, картах, на теку­щих, депозитных счетах, а также на счетах средств целевого финансиро­вания.

К этому счету могут быть открыты субсчета:

· 55-1 «Аккредитивы»;

· 55-2 «Чековые книжки»;

· 55-3 «Депозитные счета».

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, согласно которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии предоставления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и выполнения других условий аккредитива.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Плательщик представляет в обслуживающий банк заявление об открытии аккредитива, в котором по установленной форме содержатся обязательные реквизиты расчетных документов, а также указываются:

· вид аккредитива;

· условия его оплаты (с акцептом или без акцепта);

· номер счета, открытый исполняющим банком, для зачисления средств по покрытому аккредитиву;

· срок действия аккредитива с указанием даты его закрытия;

· наименование продукции и услуг, для оплаты которых предназначен аккредитив;

· номер и дата основного договора;

· срок отгрузки товара;

· другие сведения.

В соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации аккредитивы могут быть покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные), отзывные и безотзывные.

При открытии покрытых (депонированных) аккредитивов банк-эмитент за счет средств плательщика перечисляет сумму аккредитива (покрытие) с расчетного счета в распоряжение исполняющего банка поставщика на срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Непокрытые (гарантированные) аккредитивы открываются только при наличии корреспондентских отношений между банком плательщика и банком поставщика.

Отзывной аккредитив – аккредитив, который может быть изменен или аннулирован без предварительного согласования с поставщиком. Если не соблюдаются условия договора или банк плательщика не может гарантировать оплату по непокрытому аккредитиву, плательщик, как правило, требует аннулировать аккредитив. Такое распоряжение плательщик дает через свой банк, который извещает об этом банк поставщика, а он ставит в известность организацию-поставщика. Банк поставщика обязан оплатить документы, соответствующие условиям отозванного аккредитива, если они были приняты им до получения извещения об отзыве аккредитива.

Безотзывной аккредитив не может быть аннулирован или изменен без согласия поставщика, в пользу которого был открыт. Если нет четкого указания, то аккредитив считается отзывным.

Закрытие аккредитива возможно в следующих случаях:

· по окончании срока аккредитива;

· согласно заявлению поставщика об отказе использовать аккредитив до истечения срока;

· согласно заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично (это относится только к отзывным аккредитивам) - в этом случае аккредитив закрывается или уменьшается в день получения сообщения банком поставщика от банка покупателя;

· при неполном использовании аккредитива, т.е. сумма счетов поставщиков оказалась меньше, чем депонированная сумма на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

Во всех перечисленных случаях банк поставщика отправляет уведомление банку покупателя, и неиспользованная сумма зачисляется на тот счет, с которого были депонированы средства на открытие аккредитива.

Наличие и движение денежных средств по счету 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы» зависят от вида и условий аккредитива. На субсчете 55-1 «Аккредитивы» отражается открытие покрытого аккредитива, а учет непокрытого аккредитива организуется за балансом на счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Основанием для учетных записей являются выписки со специальных счетов в банках с прилагаемыми к ним документами.

Расчеты аккредитивами осуществляются в следующем порядке. Поставщик отгружает продукцию в адрес покупателя только после получения извещения об открытии аккредитива и представляет в исполняющий банк четыре экземпляра реестра счетов, товарно-транспортные и другие документы, подтверждающие факт отгрузки продукции в адрес покупателя. Исполняющий банк проверяет представленные документы и зачисляет сумму аккредитива на счет получателя средств. Одновременно исполняющий банк направляет в банк-эмитент уведомление об использовании аккредитива с приложением документов, подтверждающих факт свершения сделки по договору. Банк-эмитент сообщает покупателю об использовании аккредитива и передает ему документы, подтверждающие отгрузку товаров.

Использованные суммы аккредитивов списываются согласно выпискам банка и прилагаемым к ним документам, подтверждающим выполнение обязательств поставщиками. После списания суммы использованных аккредитивов банк плательщика проводит окончательные операции, связанные с аккредитивами. Если аккредитив использован не полностью, то неиспользованная сумма покрытого (депонированного) аккредитива возвращается исполняющим банком платежным поручением банку-эмитенту, что дает основание для закрытия аккредитива или уменьшения его суммы. Неиспользованные средства в аккредитивах восстанавливаются банком на тот счет, с которого они были перечислены.

Синтетический учет операций по специальным счетам осуществляется на основании обработанных выписок из специальных счетов и прилагаемых к ним первичных документов в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств.

Аналитический учет по счету 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы» ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву, использованным суммам, срокам открытия и закрытия

 

29. Учет кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету.