Службове листування. Види службових листів за функціональним призначенням і кількістю адресатів. Реквізити службового листа. Вимоги до укладання. 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Службове листування. Види службових листів за функціональним призначенням і кількістю адресатів. Реквізити службового листа. Вимоги до укладання.



Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

За функціональними ознаками ділові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують.

До листів, які потребують відповіді, належать: лист-запит; лист-пропозиція; рекламаційний лист; лист-прохання; лист-звернення.

До листів, які не потребують відповіді, належать: лист-підтвердження; лист-нагадування; лист-попередження; лист-повідомлення; супровідний лист; гарантійний лист; лист-заява.

3. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний - цілій низці установ, колективний - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Основою ділового листа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати зміст конкретної справи, містити докази, висновки.


Реквізити службових листів:

1) назва й адреса організації відправника листа;

2) номер і дата листа;

3) назва й адреса одержувача листа;

4) заголовок;

5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;

6) текст листа;

7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

8) підпис керівника;

9) віза виконавця (підпис на копії).


Вимоги до укладання: укладанні ділових листів потрібно дотримуватись певних

правил, порад, зокрема:

1. Будьте лаконічними. Не пишіть занадто довгих листів. Викла-

дайте суть справи точно, лаконічно, коротко, просто.

2. Починаючи листа, використовуйте усталені формули-

звертання: «Шановний пане...», «Шановна пані...», «Вельмишанов-

ний професоре», «Шановний лікарю»,

- використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні термінів);

- віддавати перевагу простим реченням;

- у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

- дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

- використовувати інфінітивні конструкції;

22. Службові записки: доповідна, пояснювальна (загальна характеристика).

Пояснювальна записка – це документ особистого характеру, в якому автор пояснює свої дії, факти, вчинки (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи чи доручення тощо). Він може пояснювати зміст окремих положень основного документа (наприклад, плану, звіту, проекту). Пояснювальна записка має такі реквізити: адресат; назва виду документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; дата документа. Такі ж реквізити та порядок їх розташування мають службова записка та доповідна записка.

Доповідна запи ска – це документ, адресований керівникові установи, яким останній інформується про невідомий йому факт, подію тощо.

Доповідна записка має такі реквізити: адресат; назва виду документа; дата; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків (якщо такі є); підпис.

Залежно від цільового призначення доповідна записка може бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру, внутрішньою (якщо вона адресована керівникові органу внутрішніх справ, у якому працює особа, що її готує, або керівникові підрозділу того ж органу внутрішніх справ) і зовнішньою (якщо її адресовано керівникові вищого органу).

Доповідну записку, укладену для направлення до вищого органу, підписує керівник, а внутрішню – її автор.

Довідка.

Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів

Довідки діляться на дві групи:

особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

зовнішніми — укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

24. Протокол, витяг із протоколу.

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

а обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

витяг з протоколу — коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2017-02-19; просмотров: 725; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.92.1.156 (0.008 с.)