Изучение особенностей работы ИС.

Прежде всего, есть 3 пути, по которым информация может попасть в базу данных компьютера:

- из первичной документации;

- от персонала МБУ ММРБ;

- через средства идентификации объектов.

Если первичный документ появляется от сторонней организации, то естественно данные в компьютер вносятся с уже готового документа. Если документ является внутренним (например, формуляр), то нет необходимости его ручного формирования. Данные о характере неисправности могут быть внесены в компьютер со слов персонала, а документ (в случае необходимости) будет сформирован системой автоматически. Если требуется абсолютная достоверность информации и существует соответствующая технологическая возможность, то данные могут попадать в компьютер, минуя персонал – через средства идентификации объектов. В этом случае вообще отпадает необходимость в формировании первичных документов, система может сразу выдать соответствующую сводку. Естественно при реализации информационных систем необходимо стараться придерживаться второго или третьего пути.

Есть два пути, по которым можно получить вторичный документ. Первый - сформировать отчетные сведения о деятельности подразделений предприятия, которые могут быть выданы на экран монитора или на бумажные носители в виде выходных форм. Второй – получить управленческое решение с помощью экспертной системы. Формирование выходных форм это наиболее легко реализуемый, традиционный путь, однако персонал должен обладать достаточным опытом и знаниями, что бы принять правильное решение на основе анализа данных вторичных документов.

Основным элементом в современных информационных системах является автоматизированное рабочее место (АРМ) - проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, вынесенный на рабочее место и автоматизирующий в режиме диалога некоторый набор управленческих процедур конечного пользователя при его непосредственном участии. Первичная информация должна вводится в ЭВМ один раз через АРМ того подразделения, где она возникает (зарождается), а затем может быть использована любым подразделением МБУ ММРБ. Поиск, обмен, обработка и анализ информации должен выполняться автоматически посредством прикладных программных средств.

Кроме того, при реализации информационных систем необходимо придерживаться следующих принципов:

- пересмотр всей структуры и схемы документооборота предприятия, т.е. сокращение до минимума первичной документации и (по возможности) формирование их на ЭВМ, исключение из оборота всех вторичных и промежуточных носителей информации;

- отделение нормативно-справочной информации от текущей (постоянно изменяющейся) и ее хранение на магнитных носителях;

- использование единой нормативно-справочной информации всеми подразделениями предприятия;

- однократный ввод первичной информации в ЭВМ с использованием всех возможностей СУБД контроля ошибок ввода;

- реализация обмена информацией между подразделениями предприятия через локальную компьютерную сеть;

- перераспределение задач между подразделениями предприятия с целью сокращения обменных информационных потоков;

- работа всех информационных подсистем в режиме реального времени;

Внесение данных в ИС

Внесение данных на предприятии производится: отделом кадров, техническим отделом и бухгалтерией.

Автоматизированное рабочее место(АРМ) отдела кадров предназначено для ввода и корректировки информации о персонале предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (прием, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменения по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа кадрового состава позволит получить оперативные данные о текучести, потребности, вакансиях, списочный состав подразделений и пр. Все данные об изменениях кадрового состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными на чтение с других рабочих мест.

АРМ технического отдела служит для ввода и корректировки информации о подвижном составе предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (например, нормативы технического обслуживания). Персонал технического отдела отслеживает все действия производимые над книгами, журналами и тп. (получение, списание, перевод в другое подразделение) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа состояния технического состава позволит получить оперативные данные о нём. Все данные об изменениях технического состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными на чтение с других рабочих мест.

Бухгалтерия наиболее сложная служба (с точки зрения реализации и сопровождения) и должна состоять из комплекса самостоятельных автоматизированных рабочих мест, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами предприятия. Все бухгалтерские проводки должны фиксироваться в главной книге, исходя из этого, в бухгалтерии должны функционировать следующие подсистемы:

- расчета заработной платы (все категории работников)

- подсистема учета основных средств

- подсистема учета материальных ценностей

- подсистема работы с внешними организациями