Основы делопроизводства и документооборота

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Методические указания

к выполнению лабораторных работ и организации самостоятельной работы бакалаврами, обучающимися по направлению 080100 «Экономика»

(профиль подготовки «Финансы и кредит»)

Всех форм обучения

 

Брянск 2013

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Брянская государственная инженерно-технологическая академия»

(ФГБОУ ВПО «БГИТА»)

 

Кафедра «Государственное управление и финансы»

 

УТВЕРЖДЕНО

научно-методическим

советом БГИТА

протокол № 12

от «26» декабря 2013 г.

 

 

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Методические указания

к выполнению лабораторных работ и организации самостоятельной работы бакалаврами, обучающимися по направлению 080100 «Экономика»

(профиль подготовки «Финансы и кредит»)

Всех форм обучения

 

Брянск 2013

УДК 651

 

Основы делопроизводства и документооборота. Методические указания к выполнению лабораторных работ и организации самостоятельной работы бакалаврами, обучающимися по направлению 080100 «Экономика» (профиль подготовки «Финансы и кредит») всех форм обучения / Сост.О.В. Михеенко – Брянск: БГИТА, 2013. - 40 с.

 

Даны краткие теоретические сведения по основным темам курса, контрольные вопросы для обсуждения, индивидуальные задания и порядок выполнения лабораторных работ по дисциплине, а также рекомендуемая литература.

Для студентов всех форм обучения.

 

Рецензент,

к.э.н., доцент кафедры «ГУиФ» БГИТА _________________________ С.Е. Родина

 

Рекомендованы редакционно-издательской и методической комиссиями экономического факультета БГИТА.

Протокол № 4 от «16» декабря 2013 г.

 

© БГИТА

© О.В. Михеенко

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение…………………………………………………………………………...
Лабораторные работы…………………………………………………………….
Лабораторная работа 1………….…………………………………………..
Лабораторная работа 2………….…………………………………………..
Лабораторная работа 3………….…………………………………………..
Лабораторная работа 4………….…………………………………………..
Лабораторная работа 5………….…………………………………………..
Лабораторная работа 6………….…………………………………………..
Лабораторная работа 7………….…………………………………………..
Лабораторная работа 8………….…………………………………………..
Задания для контрольной работы………………………………………………..
1. Разработка бланков документов………………..………………………..
2. Разработка и оформление докладной, служебной и объяснительной записок ………….…………………………………………………………...
3. Разработка и оформление протокола……………………………………
4. Разработка и оформление акта…………………………………………..
Рекомендуемая литература………………………………………………………

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Целью изучения дисциплины «Основы делопроизводства и документооборота» является получение студентами теоретических знаний и практических навыков в области составления и оформления служебных документов и организации работы с ними в современных условиях развития рыночных отношений.

Организация управления в любой области объективно требует обязательного документирования основных управленческих процессов, и, прежде всего, процесса принятия решений.

Обязательность документирования управленческих действий закреплена в соответствующих законодательных и нормативных актах.

Дисциплина «Основы делопроизводства и документооборота» является специальной дисциплиной. Для изучения курса студенты должны владеть знаниями по следующим дисциплинам: основы менеджмента, анализ хозяйственной деятельности, маркетинг, хозяйственное право, управление персоналом, информационные технологии управления и др.

Данные методические указания составлены в соответствии с рабочей программой по курсу «Основы делопроизводства и документооборота» для студентов направления 080100 «Экономика» всех форм обучения.

Вопросы для обсуждения и тесты, представленные в данных методических указаниях, направлены на закрепление теоретического материала, полученного студентами на лабораторных занятиях и при самостоятельном изучении литературы по дисциплине, выработку умений и навыков применять его на практике.

ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ

Лабораторная работа № 1

Требования к современному делопроизводству

Хорошо организованное делопроизводство повышает продуктивность делового общения и стимулирует развитие бизнес-коммуникаций.

Ряд основных требований к современному делопроизводству:

¾ Официально-деловой стиль документов

¾ Ориентация на получателя

¾ Фильтрация информации

¾ Оптимизация документопотока

¾ Применение информационно-компьютерных технологий

Лабораторная работа № 2

Лабораторная работа № 3

Составление и оформление организационных И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ документов

Ключевые понятия

¾ Устав.

¾ Положение.

¾ Инструкция.

¾ Должностная инструкция.

¾ Решения.

¾ Распоряжения.

¾ Приказы.

Теория

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Реквизиты формуляра должностной инструкции: наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Основные разделы текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решения принимают органы местного самоуправления, а также другие коллегиальные органы — советы директоров акционерных обществ, коллегии федеральных органов исполнительной власти и т.д.

Решения оформляются на общих бланках коллегиального органа или на специальных бланках решения и имеют следующие реквизиты:

¾ название вида документа (РЕШЕНИЕ);

¾ дата (датой решения является дата проведения заседания

¾ коллегиального органа, на котором оно было принято);

¾ место издания;

¾ дата и регистрационный номер документа;

¾ заголовок к тексту;

¾ текст;

¾ подпись (решение подписывает председатель коллегиально-

¾ го органа).

Контрольные вопросы

1. Что такое устав?

2. Какие основные реквизиты, входят в формуляр устава?

3. Что такое положение?

4. Определение инструкции?

5. Что такое распоряжение?

6. Обязательными реквизитами распоряжения являются?

7. Что такое приказ?

Задания для самостоятельного выполнения

 

Ниже представлен черновик должностной инструкции заведующего столовой, входящей в состав ООО "Невский простор".

Вам надо разбить текст на разделы и пункты, оптимальным образом скомпоновать текст, указать необходимые реквизиты, оформить инструкцию по всем правилам.

Вы имеете право менять место расположения любой фразы.

Черновик должностной инструкции:

 

ООО "Невский простор"

На должность заведующего столовой назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет. Заведующий столовой подчиняется директору предприятия.

В своей деятельности он руководствуется: нормативными документами, регулирующими деятельность в сфере общественного питания, уставом предприятия, правилами трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией.

Заведующий столовой должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, касающиеся организации общественного питания; организацию производства и управления столовой; экономику общественного питания; законодательство о труде; правила охраны труда. На заведующего столовой возлагаются следующие функции: организация производственной и торгово-обслуживающей деятельности столовой; ведение учета и отчётности о производственно-хозяйственной деятельности; внедрение новой техники и прогрессивных форм обслуживания посетителей; контроль за качеством приготовления пищи; организация повышения квалификации работников.

Заведующий столовой несёт ответственность за причинение материального ущерба предприятию - в пределах, определенных действующим законодательством. Заведующий столовой имеет право вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по кадровому составу работников столовой, об их поощрении или наложении на них взысканий.

Для выполнения возложенных на него функций заведующий столовой обязан: организовывать своевременное обеспечение столовой необходимыми продовольственными товарами; изучать спрос потребителей на продукцию общественного питания; осуществлять контроль за соблюдением правил торговли, санитарно-техническим состоянием производственных и обслуживающих помещений; контролировать состояние здоровья сотрудников столовой.

Заведующий столовой несёт ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим законодательством РФ. Заведующий столовой имеет право вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности столовой, подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Генеральный директор ООО "Невский простор" (А.Т. Гулькин)

Заместитель директора по персоналу (А.В. Тихонов)

Начальник юридического отдела

/ М.И. Суворова/

5 марта 2013 года

Лабораторная работа № 4

Составление и оформление информационно-справочных документов

Ключевые понятия

¾ Служебные письма.

¾ Протоколы.

¾ Докладные и объяснительные записки.

¾ Акты.

¾ Справки.

Теория

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протокол имеет следующие реквизиты:

¾ вид документа – ПРОТОКОЛ

¾ вид заседания (совещания)

¾ место проведения заседания (совещания)

¾ дата протокола

¾ номер протокола

¾ подпись

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

¾ сопроводительное письмо;

¾ письмо-просьба;

¾ письмо-запрос;

¾ письмо-ответ;

¾ письмо-сообщение;

¾ письмо-подтверждение;

¾ информационное письмо;

¾ гарантийное письмо;

¾ письмо-извещение;

¾ письмо-приглашение;

¾ письмо-предложение;

¾ письмо-напоминание;

¾ письмо-требование;

¾ письмо-благодарность;

¾ письмо-поздравление.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Контрольные вопросы

1. Что такое докладная записка?

2. Что такое акт?

3. Перечислите реквизиты протокола?

4. Что такое служебное письмо?

5. Какие разновидности справки вы знаете?

Задания для самостоятельного выполнения

Составьте письмо – просьбу пользуясь примером. Недостающие данные и реквизиты укажите самостоятельно.

 

Лабораторная работа № 5

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

 

		Коды
	Форма по ОКУД
Организация_________________________________	По ОКПО

 

	Номер документа	Дата составления

 

Фамилия, имя, отчество

 

Дата
Зачислить на работу с__________________________________________
По__________________________________________
По трудовому договору (контракту) от «_____»_______________20____г.
___________________________________________ ______________
с испытательным сроком или без него срок испытания	Коды
Характер работы________________________________________________ Постоянно, на определенный срок, временно, сезонно
Вид работы_____________________________________________________ Основная, по совместительству
Режим труда____________________________________________________ Полное, не полное рабочее время
Продолжительность рабочего дня (недели), ч.________________________

 

 

Структурное подразделение (цех, отдел)	Участок	Категория персонала	Профессия, должность	Размер тарифной ставки, оклада, руб. коп	Табельный номер

 

 

Надбавка к заработной плате	Размер
вид	код	процент	Сумма, руб. коп
Форма оплаты труда_____________________ Сдельная, повременная
Система оплаты труда____________________ Прямая сдельная, аккордная и т.д.
Условия труда___________________________ Нормальные, тяжелые, вредные и т.д.

 

Направляется для ознакомления с условиями работы________________________________

 

Структурное подразделение (цех, отдел, участок)

_____________________ ___________________ ______________________

должность подпись расшифровка подписи

«_____»_______________ 20____г.

 

по профессии

Согласен(на) принять на работу _________________________________________________

На должность

_____________________________________________________________________________

 

 

по тарифному разряду (классу)

_________________________________ с испытательным сроком на____________________

со ставкой, с окладом, руб.коп

 

структурного подразделения

Начальник (мастер)_______________________ ____________ ____________________

Подпись работника

«_____»_______________ 20____г.

 

Заключение медицинского осмотра_______________________________________________

 

 

 

___________________________________ ________________ ____________________

Лабораторная работа № 6

Составление И ОФОРМЛЕНИЕ кадровой документации работником

Ключевые понятия

¾ Резюме

¾ Документы, при оформлении на работу

¾ Структура резюме

¾ Автобиография

¾ Личная карточка

¾ Трудовая книжка

¾ Личное дело

Теория

Автобиография -это форма биографии, где главным героем является автор; обычно пишется от первого лица и охватывает большую (или самую важную) часть его жизни.

Резюме - первый документ, который заполняет претендент на вакансию.

В резюме работник помещает краткую информацию о самом себе (указывает возраст, семейное положение, образование, опыт работы, пожелания к условиям труда, подчеркивает свои главные деловые качества).

Оформляется резюме по усмотрению составителя. Единственное требование, которое иногда выдвигается работодателем: объём этого документа не должен превышать ОДНОЙ страницы.

Структура резюме:

¾ контактную информацию кандидата

¾ краткое описание должности, на которую он претендует

¾ краткое описание основных навыков

¾ описание опыта работы по специальности в обратном хронологическом порядке (как правило, трёх последних мест работы)

¾ описание образования (дипломы, сертификаты и пр.)

¾ достижения и доступные рекомендации

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит следующие сведения:

1. Общие сведения.

2. Сведения о воинском учете.

3. Прием на работу, переводы на другую работу

4. Аттестация

5. Повышение квалификации

6. Профессиональная переподготовка

7. Поощрения и награды

8. Отпуск

9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

10. Дополнительные сведения

11. Основание прекращения трудового договора

На окончательной стадии приема на работу формируется личное дело работника, в которое входит:

1) внутренняя опись документов дела;

2) копия приказа о приеме на работу, заверенная работников отдела кадров;

3) трудовой договор (экземпляр работодателя);

4) личный листок по учету кадров;

5) личные заявления работника;

6) копии документов об образовании;

7) характеристики и рекомендательные письма;

8) копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

9) аттестационные листы;

10) отзывы должностных лиц о работнике;

11) справки о состоянии здоровья;

12) копия свидетельства об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН);

13) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

14) копии свидетельства о рождении детей (на случай определения необлагаемой суммы подоходного налога);

15) копия заключения о браке (расторжении брака) (на случай установления льгот);

16) другие документы.

 

Контрольные вопросы

1. Дайте определение автобиографии?

2. Что такое резюме?

3. Объясните, чем резюме отличается от автобиографии?

4. Содержание резюме?

5. Для чего заполняется личная карточка?

6. Что содержит личная карточка?

7. Что такое личное дело?

8. Что входит личное дело?

 

Задания для самостоятельного выполнения

Вы собираетесь поступить (перейти) на работу в одну их трёх престижных фирм, занимающихся:

1. торговлей,
2. производством промышленного оборудования,
3. предоставлением образовательных услуг.

Составьте лично на себя ТРИ ВАРИАНТА резюме. Оформите их наилучшим образом.

 

Лабораторная работа №7

Формирование И оформление дел

Ключевые понятия:

¾ Дело

¾ Формирование дела

¾ Текущее хранение дела

Теория

Делом называется совокупность служебных документов, собранных по некоторому признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по установленным правилам.

Формированием дела называется группировка, размещение документов в специально оформленной папке (скоросшивателе). Документы могут группироваться в дела по самым разным признакам:

¾ по видам документов (к примеру, по разным делам размещают приказы, акты, договоры, письма);

¾ по авторству документов (к примеру, по разным делам могут быть размещены письма, полученные от разных предприятий);

¾ по хронологии документов (к примеру, в разные дела могут быть разложены протоколы совещаний в зависимости от месяца их проведения).

Контрольные вопросы

1. Как можно ускорить процедуру формирования дел?

2. По каким признакам формируются дела?

3. Какими правилами руководствуются, размещая документы в делах?

4. Какую систему хранения дел можно назвать рациональной?

5. В чём преимущество персональных мест хранения документов?

Задания для самостоятельного выполнения

На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:

¾ Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;

¾ Акт о списании ксерокса;

¾ Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";

¾ Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;

¾ Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;

¾ Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;

¾ Акт обследования технического состояния котельного оборудования;

¾ Приказ о приёме нового сотрудника;

¾ Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";

¾ Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";

¾ Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья.

 

Разместите эти документы в имеющиеся папки-дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.

Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае?

Достаточно ли у Вас папок-дел или нужно завести еще? Как их озаглавить?

 

Заголовок дела	Название документа (из перечня)	Основание включения документа в дело
Приказы по общим производственным вопросам
Протоколы совещаний с начальниками цехов
Письма входящие
Переписка с ООО "Прогресс"
Письма исходящие
Приказы по личному составу
Договоры с поставщиками
Договоры с потребителями
Документация по заводу "Синтез"

 

 

Лабораторная работа №8

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Задание

Согласно выданному варианту спроектируйте для перечисленных ниже организаций общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа с угловым и продольным расположением реквизитов.

Ва-риант	Наименование организации	Справочные данные
	Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002	Ул.Сиверса, д.10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс [phone] E-mail: [e-mail]
	Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО __________45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003	Ул. Остоженка, 27 М осква, Россия, 121002 Тел./факс [phone] www.rrc.ru
	Акционерное общество закрытого типа «Хронометр» ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231	ул. Мясницкая, д. 10-1 город М осква, 101000 E-mail: [e-mail]
	Открытое акционерное общество «ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ОКПО 23132807, ОГРН 1821800370797, ИНН/КПП 3408032140/342001002	Октябрьское шоссе, д.9, город Волгодонск, Ростовская обл. тел./факс: [phone] Е-mail: [e-mail]
	Всеросийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001	ул.Профсоюзная, д.82 город М осква, 117393 Тел./факс [phone] E-mail: [e-mail]
	Концерн «ARGO-NEO», подчиняющийся производственному объединению «Арго» ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615 ИНН/КПП 5676253576/003876523	Ул. Дорожная 15б город Воронеж, 394038 Тел./факс: [phone], 39-25-62, 72-70-17 E-mail: [e-mail]
	Закрытое акционерное общества «ЮРИС-КОН» ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012 ИНН/КПП 61674787543/616542202	Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3 М осква, Россия, 117078 Тел. [phone] Факс [phone] E-mail: [e-mail]
	Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТРОю России ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001	Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город М осква, 105203 Тел. [phone] Факс [phone] E-mail: [e-mail]

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Оформите общий бланк организации с продольным и угловым расположением реквизитов в текстовом редакторе MS Word. Сохраните файлы на диске D в вашей папке под именами «Общий бланк_продольный», «Общий бланк_угловой».

4. Аналогично оформите и сохраните бланк письма и бланк конкретного вида документа.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

2. Какие реквизиты указываются на бланках?

3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».

7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ

И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК

Сведения из теории

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:

• Наименование учреждения,

• Название вида документа,

• Дату,

• Индекс,

• Место составления,

• Адресат, заголовок к тексту,

• Текст,

• Подпись руководителя,

• Фамилию исполнителя, номер его телефона.

Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Внутренняя докладная записка включает:

• Название структурного подразделения,

• Наименование вида документа,

• Дату,

• Адресат,

• Заголовок к тексту,

• Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Генеральному директору ОАО

Т.П.Данилову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

12.07.2001 Начальник управлении (подпись) В.А. Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д.

Задание

Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская

городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и с