Проверки финансово-хозяйственной деятельности института

АКТ

Списания материальных ценностей

 

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией:

Председатель –

Члены комиссии:

Присутствовали: (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с занимаемыми должностями (чем выше должность, тем раньше упоминается должностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указываются в алфавитном порядке.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

 

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

Й экземпляр – бухгалтерия,

Й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Задание

Составьте и оформите акты.

 

Вариант 1

Комиссия под председательством начальника технической группы Волового А. А. и членов комиссии Борисова М. Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И. К., офис-менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера Романовой И.К. 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-й экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й – главному бухгалтеру, 3-й – в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором Степановым П. И.

Вариант 2

Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.200__ г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения

деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О. Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л., зав. производственным отделом, Павловой В. Е., зам. гл. бухгалтера, Александрова А. В., менеджера по кадрам, Ивановой З. П., секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга Родионовой С. С. 12.10.200__ г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 200__г., не проведена предархивная обработка документов 200__г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4-х экземплярах (1-й – зам.директора по административно-хозяйственным вопросам, 2-й – зав. отделом маркетинга, 3-й – председателю комиссии, 4-й – в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия.

Вариант 3

17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е. П. и членов комиссии инженера Павлова А. Р. и зав. складом № 1 Кудряшова Р. В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й экземпляр был направлен заводу-поставщику, 2-й – на склад №1, 3-й – в дело 03-12). Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т. г.) директором завода Романовым Б. И.

Вариант 4

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э. А. (зам. Главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О. Н. (бухгалтера), Носковой Н. И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н. И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й – гл. бухгалтеру, 2-й – в планово-экономический отдел, 3-й – в дело 01-05). Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.

Вариант 5

Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения Еремеева С. С. и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений Лемешева А.П., заведующего складом Кедрова В.В., назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутствии кладовщика Елизаровой З. П. и инспектора финотдела Дашко В. В. и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригоднос тью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества № 5 от 12.03. 200_ г. был составлен в 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором.

Вариант 6

Комиссия, назначенная приказом директора техникума Семенова С.И., в составе: председатель – зам. Директора Авдюкова Л.С., члены комиссии: бухгалтер Едышева З.Д., бывший заведующий хозяйством Абрамов В.В., вновь назначенный заведующий хозяйством Михайлов А.Н., осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 01.01.200__г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу, в дело 02-11) и вступил в силу после утверждения директором техникума.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите шаблон акта на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон акта». Оформите акт на основе имеющегося шаблона. Сохраните документ под именем «Акт».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Какой управленческий документ называют актом?

2. В каких случаях составляют акт?

3. Из каких частей состоит текст акта?

4. Кто подписывает акт?

 

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

 

Основная литература

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Постановление Госстандарта от 09.03.2003 г. № 65-ст.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Постановление Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

3. Пшенко, А.В. Основы делопроизводства и документооборота: учеб. для сред. проф. образования / А. В. Пшенко. - 9-е изд., стер. - М.: Академия, 2010. - 176 с. - (Среднее профессиональное образование). - Библиогр.: 53 назв. - ISBN 978-5-7695-7552-5: 87-12.

 

Дополнительная литература

4. Конституция РФ: основной Закон//Российская газета. – 1993. – 12 декабря.

5. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 №197-ФЗ.

6. ГОСТ Р 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.

7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования. – Введ.2002-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002. – Раздел 2.

9. Федеральный Закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании».

10. Федеральный Закон от 01.10.2004 г. №125 –ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

11. Федеральный Закон от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

12. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив, 1991 г.

13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.

14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М.: Главархив, 1988.

15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; утверждено руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.

16. Городнова А.А. Документоведение: учебное пособие/А.А.Городнова.-2-е изд., перераб. И доп.-Н.Новгород: Изд-во Волго-Вятская академия гос.службы, 2007.- 145 с.

17. Городнова А.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебное пособие/А.А.Городнова.-2-е изд., перераб. И доп.-Н.Новгород: Изд-во Волго-Вятская академия гос.службы, 2007.- 146 с.

18. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ.пособие/М.В.Кирсанова, С.П.Кобук, Ю.М.Аксенова.-2-е изд.стер.- М.:Омега-Л, 2008.- 239 с.

19. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие [для вузов] по специальности "Менеджмент орг." / А. А. Раздорожный. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 303 с. - (Высшее образование). - Библиогр.: 66 назв. - ISBN 5-16-002829-3: 143-00.

 

 

Михеенко Ольга Валерьевна