Разработка бланков документов

Сведения из теории

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк (для изготовления любых видов документов, кроме письма), включающий в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

- бланк письма (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20);

- бланк конкретного вида документа (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19).

Задание

Согласно выданному варианту спроектируйте для перечисленных ниже организаций общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа с угловым и продольным расположением реквизитов.

Ва-риант	Наименование организации	Справочные данные
	Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002	Ул.Сиверса, д.10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс [phone] E-mail: [e-mail]
	Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО __________45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003	Ул. Остоженка, 27 М осква, Россия, 121002 Тел./факс [phone] www.rrc.ru
	Акционерное общество закрытого типа «Хронометр» ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231	ул. Мясницкая, д. 10-1 город М осква, 101000 E-mail: [e-mail]
	Открытое акционерное общество «ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ОКПО 23132807, ОГРН 1821800370797, ИНН/КПП 3408032140/342001002	Октябрьское шоссе, д.9, город Волгодонск, Ростовская обл. тел./факс: [phone] Е-mail: [e-mail]
	Всеросийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001	ул.Профсоюзная, д.82 город М осква, 117393 Тел./факс [phone] E-mail: [e-mail]
	Концерн «ARGO-NEO», подчиняющийся производственному объединению «Арго» ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615 ИНН/КПП 5676253576/003876523	Ул. Дорожная 15б город Воронеж, 394038 Тел./факс: [phone], 39-25-62, 72-70-17 E-mail: [e-mail]
	Закрытое акционерное общества «ЮРИС-КОН» ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012 ИНН/КПП 61674787543/616542202	Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3 М осква, Россия, 117078 Тел. [phone] Факс [phone] E-mail: [e-mail]
	Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТРОю России ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001	Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город М осква, 105203 Тел. [phone] Факс [phone] E-mail: [e-mail]

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Оформите общий бланк организации с продольным и угловым расположением реквизитов в текстовом редакторе MS Word. Сохраните файлы на диске D в вашей папке под именами «Общий бланк_продольный», «Общий бланк_угловой».

4. Аналогично оформите и сохраните бланк письма и бланк конкретного вида документа.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

2. Какие реквизиты указываются на бланках?

3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».

7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ

И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК

Сведения из теории

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:

• Наименование учреждения,

• Название вида документа,

• Дату,

• Индекс,

• Место составления,

• Адресат, заголовок к тексту,

• Текст,

• Подпись руководителя,

• Фамилию исполнителя, номер его телефона.

Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Внутренняя докладная записка включает:

• Название структурного подразделения,

• Наименование вида документа,

• Дату,

• Адресат,

• Заголовок к тексту,

• Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Генеральному директору ОАО

Т.П.Данилову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

12.07.2001 Начальник управлении (подпись) В.А. Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д.

Задание

Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская

городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2

Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.

Вариант 3

Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Вариант 4

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 5

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы:

1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз.

2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз.

3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.

4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Вариант 6

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М. П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на флэш-карте.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

 

Контрольные вопросы

1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

2. Какие виды докладных записок вы знаете?

3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления.

4. В чем отличие докладной записки от служебной?

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

Сведения из теории

ПРОТОКОЛ – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают: полный, краткий и стенографический.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.

Полный протокол фиксирует не только осаждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, пере- дающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.

Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения. К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т. п.

Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.

Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе.

В состав реквизитов протокола входят:

• Наименование предприятия;

• Вид документа (ПРОТОКОЛ);

• Дата проведения собрания;

• Номер (по порядку с начала года);

• Место составления;

• Заголовок (название коллегиального органа);

• Текст (вводная и основная часть);

• Подписи председателя и секретаря.

Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.

Задание

Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провела свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И. М., Антонов П. Л., Шептунова В. Г., Тимофеев А. А., Стулова М. И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в III квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой Н. Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А. А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200__ г. на 5%.

Председатель: инициалы и фамилия

Секретарь: инициалы и фамилия

Присутствовали: инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количество присутствующих)

Повестка дня: содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нумеруется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?»

1. СЛУШАЛИ:

Фамилии и инициалы выступившего – краткое изложение выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилии и инициалы выступивших – краткое изложение выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать».

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М. И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П. Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения:

1. Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 200__ г.

2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г.

Ответственным за подготовку собрания была назначена зав. канцелярией Шептунова В.Г.

Собрание вел председатель Румянцев О. А.

Вариант 2

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И. П.,

Иванов И. И., Сидоров С. С., Устинова У. У., Федоров Ф. Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф. Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П. И.. Протокол подготовлен секретарем Петровым И. П..

Вариант 3

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200__ г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А. М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200__ г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.

В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е. Н., главный бухгалтер, и Шубина Г. А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200__г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.

В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200__ г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200__г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200__ г. Заседание вела председатель Левашова К. М., протоколировал секретарь Хомяков И. В.

Вариант 4

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание №21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И. Р., Козленко И. П., Кононенко И. Н., Никоненко И. С., Петровский А. В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И.П.Козленков – доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:

Петровский А. В. в своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И. С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

По итогам заседания были вынесены следующие решения:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% сдельного заработка;

1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40% окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;

2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006.

Заседание вел Кононенко И. Н.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В. И.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите шаблон протокола на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон протокола». Оформите протокол на основе шаблона. Сохраните документ под именем «Протокол».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

 

Контрольные вопросы

1. Назовите характеристику и назначение документа «Протокол».

2. Какие виды протоколов вы знаете?

3. Перечислите реквизиты протокола и правила их оформления.

4. Какова структура текста протокола?

5. Кто подписывает протокол?

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА

Сведения из теории

АКТ – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; наименование вида документа (прописными буквами); дату; индекс; гриф утверждения (не всегда); место составления; заголовок к тексту; текст; подписи; указание на количество экземпляров и их местонахождения.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ».

Например:

АКТ