Видение выполнения проекта и границы проекта

В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях ЗАО "МЕД": Отдел закупок, Отдел приемки, Отдел продаж, Отдел маркетинга, Группа планирования и маркетинга, Группа логистики, Учетно-операционный отдел, Учетный отдел, Отдел сертификации (в части учета сертификатов на медикаменты), Бухгалтерия (только в части учета закупок, продаж, поступлений и платежей).

Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, расчета и начисления заработной платы, управления кадрами. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами.

Количество рабочих мест пользователей – 50

 

Отчет об обследовании

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования: 1) "1С Предприятие 7.7" ("Бухгалтерия", "Торговля", "Зарплата", "Кадры", "Касса", "Банк") для работы бухгалтерии; 2) Две собственных разработки на базе конфигуратора "1С". Это -"Закупки", "Продажи"; 3) Собственная разработка на базе FOXPRO для финансового отдела; 4) Excel для планирования продаж.

Таблица 4.3. Существующий уровень автоматизации
Количество рабочих станций всего
Количество сотрудников отдела IT
Количество ПК одновременно работающих в сети
Наличие и форма связи с удаленными объектами	Терминальная связь со складом
Количество рабочих станций на удаленном объекте
Характеристики компьютеров	От Celeron 600 и выше
Операционная система	Windows -98, ХР
Системы, которые представляется возможным оставить без изменения	"1С Предприятие 7.7" в модульном составе "Бухгалтерия", "Зарплата", "Кадры", для работы бухгалтерии

 

Общие требования к информационной системе:

Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.

Ключевые функциональные требования к информационной системе: 1) Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями; 2) Возможность удаленного доступа; 3) Управление запасами. Оперативное получение остатков на складе; 4) Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков; 5) Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов; 6) Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами; 7) Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.

Примеры форм отчетных документов

Таблица 4.4. Отчет о дебиторской задолженности
Регистрационный номер	Клиент	Договор	Дата договора	Сумма по договору	Сумма задолженности	Ожидаемый срок платежа	Комментарий
Итого

 

Таблица 4.5.

Отчет о кредиторской задолженности

Информация о материалах/ комплектующих, услугах работах	Поставщик	№ договора	Сумма по договору	Срок оплаты по договору	Дата оплаты	Сумма задолженности	Комментарий

 

Таблица 4.6. Отчет о требуемых закупках
Инвентарный код	Название материала/товара	Ед. измерения	Требуется закупить	Предыдущая дата приобретения
Название поставщика	Дата послед. приобретения	Стоимость приобретения

 

Описание системы учета

ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).

 

Таблица 4.7. Фрагмент плана счетов компании
Номер бухг. счета	Наименование счета
01.000	Основные средства
02.000	Амортизация основных средств
03.000	Доходные вложения в материальные ценности
04.000	Нематериальные активы
05.000	Амортизация нематериальных активов
08.000	Вложения во внеоборотные активы
10.000	Материалы
10.100	Сырье и материалы
10.200	Прочие материалы
10.300	Инвентарь и хозяйственные принадлежности
14.000	Резервы под снижение стоимости МЦ
16.000	Отклонение в стоимости МЦ
19.000	НДС по приобретениям
…..	…..

 

Фрагмент учетной политики

Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчётности по методу начисления.

Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости, товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).

Описание справочников

Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД" приведен в таблице.

Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиенты первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибуторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены порядковые номера 00001, 00002 и т.д. с количеством знаков в номере 5.

Таблица 16.8.
№	Наименование справочника	Код	Наименование
	Клиенты
		AC_Ap_00001	Покупатель_ АПТЕКИ
AC_Ds_00001	Покупатель_ Дистрибуторы
OTHER_00001	Прочие
	Поставщики/ Подрядчики
		B_00001	Банки
L_00001	Частные лица
I_00001	Страховые организации
OTHER_00001	Прочие
B_00001	Банки
	Договора
	1 - наши услуги 2-услуги нам	1_COM_D/M/E	Договор комиссии_Д/M/Г по нашим услугам
1_SERV_D/M/E	Договор на оказание наших услуг_Д/M/Г
2_COM_D/M/E	Договор комиссии_Д/M/Г по услугам нам
2_SERV_D/M/E	Договор на оказание услуг нам_Д/M/Г
1_COM_D/M/E	Договор комиссии_Д/M/Г по нашим услугам

 

Организационная диаграмма

Оргструктура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:

Рис. 4.1. Организационная диаграмма