Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

 

Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации(документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традиций. Итог документирования – создания документа.

Общие функции документа:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексов реквизитов – обязательных элементов оформления документов. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами.

Участники делового общения выступают как субъекты правоотношений.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности.

Требование достоверности информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего.

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

- функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

- лаконичность и достаточность информативного содержания;

- логичность и структурированность изложения;

- стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.

 

6.3 Требования к оформлению реквизитов документов

 

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Совокупность документов называется формуляром.

Существует два вида бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Идет перечисление реквизитов: Государственный герб Российской Федерации, Герб субъектов Российской Федерации, эмблема, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, место составления или издания документа, адресат,

наименование организации, почтовый адрес, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии, постскриптум.

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

 

Типы документов

 

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют: на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, их двух частей: констатирующей и распорядительной.

Примеры документов, входящих в систему распорядительной документации: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические записки, заявление, трудовой договор, договор (контракт), доверенность.

Структура и содержание официальных писем

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма- ответа.

Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные.

Коммерческая корреспонденция: коммерческий запрос и ответ на запрос, письмо-предложение (оферта) и ответ на предложение, письмо-претензия (рекламация) и ответ на рекламацию.