До складу підпису входять: найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом "Затверджено", або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження тощо). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

Елементами грифа затвердження є: слово "Затверджено", найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.

На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.

Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 – 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Накази складаються на підставі ретельного і всебічного вивчення порушених у них питань.

Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними і реальними, відповідати діючому законодавству, забезпечуватися необхідними матеріально-технічними засобами і фінансуванням.

При оформленні наказів та інших розпорядчих документів необхідно керуватися такими правилами:

● тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали;

● розпорядча частина наказів починається словом "наказую", яке відокремлюється від попереднього та послідуючого текстів 2 міжрядковими інтервалами, друкують великими буквами без прогалин від межі лівого поля (від нульового положення табулятора) незалежно від повноти попереднього рядка;

● пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей;

● визначати конкретних виконавців та реальні терміни виконання наказів та інших розпорядчих документів.

Всі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року, а протоколи виборних органів – у межах їх повноважень.

Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради, зборах, нарадах та органах шкільного самоврядування тощо.

У протоколі вказують такі реквізити: назва виду документа, дату проведення заходу, заголовок до тексту, текст, підписи голови і секретаря засідання.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. Вступна частина складається з прізвищ та ініціалів голови і секретаря засідання, кількості присутніх і відсутніх на засіданнях, порядку денного засідання з переліком питань, які підлягають розгляду та зазначенням доповідачів по кожному з них. Основний текст протоколу викладається по розділах: "Слухали", "Виступили", "Постановили". Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов'язковими.

Акт – документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, прийомі навчального закладу до роботи у новому навчальному році, прийомі обладнання, меблів, підручників тощо.

Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документа, місце затвердження, заголовок до тексту, підпис осіб (не менше трьох), які складали акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.

При наявності особливих думок у складачів акта або присутніх їх треба викладати нижче або на окремому аркуші.

Доповідна записка оформляється па стандартному папері формату А4 з вказівкою таких реквізитів: назва виду документа, адресат, дата, заголовок до тексту, текст, підпис. Дата чи період часу, до якого відносяться відомості, викладені у доповідній записці, входять у заголовок.

Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одному екземплярі, їх підписує керівник. Реєструються телефонограми в установленому порядку.

Службові листи служать для обміну інформацією. Основні різновидності листів:

супровідний;

гарантійний;

інформаційний;

лист-нагадування;

лист-запрошення;

лист-прохання;

лист-вимога.

Службові листи оформляються на бланках для листів або папері формату А4 і А5 в залежності від об'єму машинописного тексту.

Всі листи, що надсилаються з навчального закладу, обов'язково реєструються у журналі вихідного листування.

Склад реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок): Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, і назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхід­ного документа.

Документація школи.