Сучасні автоматизовані інформаційні системи

Застосування ЕОМ. підвищує ефективність аналітичної роботи. Це досягається за рахунок скорочення термінів проведення аналізу; більш повного охоплення впливу факторів на результати господарської діяльності; заміни наближених чи спрощених розрахунків точними обчисленнями; постановки і рішення нових багатомірних задач аналізу, практично не здійсненних вручну і традиційними методами.

Методика економічного аналізу, орієнтована на застосування ЕОМ, повинна задовольняти вимогам системності, комплексності, оперативності, точності, прогресивності, динамічності. Тільки на основі виконання цих вимог забезпечуються пізнання станів керованого об'єкта і тенденцій його розвитку, систематичне і цілеспрямоване підвищення ефективності господарської діяльності за результатами аналізу.

Істотне значення для автоматизації на базі ЕОМ має формалізований опис задач аналізу виходячи з єдиних принципів побудови умовних позначок показників. У чому необхідність формалізації задач аналізу господарської діяльності?

По-перше, формалізація задач полегшує їхню наступну алгоритмізацію і програмування для ЕОМ.

По-друге, формалізація задач чітко висвічує дійсну потребу у вихідних даних для аналізу.

По-третє, формалізація усуває дублювання аналітичних задач, полегшує угруповання їх у блоки для одночасної обробки.

По-четверте, формалізована задача аналізу стає безпосереднім об'єктом економіко-математичного моделювання, що істотно підвищує глибину аналітичного дослідження господарської діяльності. Ці об'єктивні передумови до росту очікуваного ефекту від формалізації задач аналізу постійно підживлюють інтерес аналітика і підштовхують його до використання математичної символіки.

Автоматизовані інформаційні системи – системи для пошуку, збирання, зберігання, накопичення, обробки, передачі інформації за допомогою використання обчислювальної техніки, засобів і каналів зв’язку, комп’ютерних інформаційних мереж

Економічний аналіз піднявся на нову ступінь у зв'язку з застосуванням для обробки економічної інформації персональних ЕОМ (ПЕОМ). Найбільш ефективною організаційною формою використання ПЕОМ є створення на їхній базі автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтерів, економістів, плановиків і т.д.

АРМ – це сукупність інструментальних засобів кінцевого користувача, яка включає технічне та організаційно-методичне забезпечення вирішення завдань його професійної діяльності на основі ЕОМ, встановленої на його робочому місці, яка працює автономно або у складі обчислювальної мережі.

Залежно від функцій виділяють три типи АРМ:

1) АРМ керівника;

2) АРМ спеціаліста – економіста (аналітика, плановика, фінансиста, нормувальника, технолога, маркетолога, бухгалтера та ін.). Під автоматизованим робочим місцем аналітика розуміють професійно-орієнтовану малу обчислювальну систему, призначену для автоматизації робіт з аналізу господарської діяльності.

Спочатку АРМ аналітика технологічно функціонує в автономному режимі з використанням локальних баз даних. У наступному найбільш ефективною формою функціонування АРМ стане з'єднання їх у єдину обчислювальну мережу аналітичного забезпечення господарської діяльності підприємства. У цьому випадку аналітичну інформацію обробляють в автоматизованому режимі на основі попередньо розроблених детальних алгоритмів реалізації облікових, розрахункових і аналітичних процедур; людина при цьому контролює дії машини, змінює в ході обробки інформації значення параметрів виробничих процесів (даних), вивчає вихідну інформацію і приймає управлінські рішення.

3) АРМ технічного і допоміжного працівника

Велика заслуга АРМ – їх застосування у декілька разів знижує затрати на документообіг, підвищує швидкість і якість підготовки документів, впорядковує організаційну структуру управління, підвищуючи його ефективність

 

5.5.Поняття й принципи організації економічного аналізу.

Для того, щоб одержати змістовні, глибокі висновки в результаті аналізу, слід ретельно продумати організацію робіт до його початку. Правильна та раціональна організація аналітичної роботи на підприємстві забезпечує скорочення часу на проведення аналізу прийняття за його результатами управлінських рішень, зменшення затрат праці та грошових витрат.

Організація аналізу виробничо-господарської діяльності, під якою розуміють систему раціональних скоординованих дій щодо вивчення об'єкта дослідження відповідно до поставленої мети передбачає:

- забезпечення взаємозв'язку, взаємоузгодження у діях виробничих підрозділів, відділів, служб апарату управління та окремих працівників, зайнятих аналітичною роботою;

- чіткий розподіл обов'язків з аналізу між службами та окремими виконавцями;

- підвищення дієвості результатів аналізу;

- підвищення результативності економічного аналізу щодо виявлення та мобілізації резервів виробництва, посилення режиму економії;

- підвищення моральної та матеріальної зацікавленості у результатах аналізу шляхом системи заохочень за пошук і виявлення резервів виробництва й адміністративного впливу на тих, хто протидіє проведенню аналізу.

Головне завдання організації економічного аналізу – досягнення поставленої мети (пошук резервів підвищення ефективності господарювання) в найкоротші строки при найкращому використанні наявних ресурсів.

Основні вимоги до організації аналізу:

- плановість – дає змогу зосереджувати зусилля аналітиків та інших фахівців на вирішенні актуальних економічних проблем, концентрувати фінансові і матеріально-технічні ресурси на головних напрямах пошуку резервів підвищення ефективності господарювання;

- науковість – аналіз повинен базуватись на науковій основі, тобто враховувати досягнення науки і передової практики;

- економічність – необхідне бережне витрачання ресурсів, сприяння економії витрат при проведенні аналізу;

- динамічність і гнучкість форм аналізу – передбачення у плані, програмі аналітичної роботи можливості оперативного внесення змін (у разі необхідності) щодо виду, методики, інформаційної бази аналізу;

- правильне розставлення виконавців аналізу – визначення конкретних виконавців, що проводитимуть аналіз і закріплення за ними певної ділянки роботи із встановленням рівня відповідальності;

- забезпеченість кваліфікованими кадрами – залучення до аналітичної роботи професіоналів з відповідною освітою, різнобічним рівнем знань і досвідом практичної економічної роботи;

- методичне та інформаційне забезпечення аналізу – використання науково-обґрунтованих, апробованих на практиці методичних рекомендацій, методик, вказівок з визначення, оцінювання і прогнозування найважливіших економічних показників. Необхідність надання виконавцям аналізу необхідних даних, які характеризують діяльність досліджуваного об’єкта в динаміці за ряд років;

- організація робочого місця аналітика – створення належних умов для його продуктивної праці.

5.6.Форми та методи організації аналітичної роботи. Роль і функції окремих економічних служб в організації і проведенні аналізу.

Організація аналітичної роботи включає: розробку загальних засад і порядку проведення аналізу, планування роботи окремих її елементів та етапів; матеріальне, методичне і наукове забезпечення; загальне керівництво, прийом виконаних аналітичних робіт, їх оформлення та контроль за впровадженням у виробництво розроблених заходів з метою поліпшення діяльності підприємства. Проведення на підприємстві економічного аналізу входить у службові обов'язки кожного спеціаліста, керівника, службовців, яких стосується прийняття управлінських рішень.

Аналітична робота повинна бути ефективна, тобто затрати на її проведення мають бути найнижчими, а результати найбільш глибокими і забезпечувати всі рівні управління підприємства для прийняття управлінських рішень, її важливими принципами є регламентація та уніфікація.

Регламентація передбачає розробку для кожного виконавця обов'язкового мінімуму таблиць і вихідних форм аналізу. Уніфікація (стандартизація) аналізу означає розробку типових методик га інструкцій, вихідних форм і таблиць, стандартних програм, єдиних критеріїв оцінки для забезпечення порівняльності. Це все спричиняє об'єктивність оцінки діяльності внутрішньогосподарських підрозділів, зменшує витрати часу на аналіз і забезпечує ефективність проведення аналітичної роботи.

На практиці застосовуються різні організаційні форми проведення економічного аналізу. В одних випадках діяльністю всіх економічних служб керує головний економіст, який організує всю економічну боту на підприємстві, в тому числі й аналітичну, в інших — аналітичну роботу очолює керівник планового відділу або бухгалтерії.

Виділяють дві організаційні системи економічного аналізу на підприємстві: централізовану і децентралізовану. Кожна із них функціонує з викори­станням чи без використання ЕОМ. При централізованій системі в організаційній структурі управління підприємством виділяється спеціалізований підрозділ /відділ, бюро/ економічного аналізу. За такої організаційної системи досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має ряд суттєвих, недоліків: відірваність аналітичного процесу від процесів управління і менеджменту, низька економічність технології аналітичного процесу, та ін.

При децентралізованій системі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється у діючій організаційній системі управління підприємством. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського» становить його окремий етап. Значно зменшується обсяг обробки економічної інформації, створюються сприятливі умови застосування міні- й мікроЕОМ.

Економічний аналіз входить в обов'язки не тільки економічних служб підприємства, а й технічних відділів (головного механіка, енергетика, технолога й ін.), а також цехових служб, керівників бригад, дільниць. Лише загальними зусиллями можна комплексно, всебічно досліджувати поставлену проблему і знай-оптимальний варіант її вирішення.

 

		Здійснення аналітичної роботи окремими виконавцями

Виконавець	Коло питань економічного аналізу
Відділ технічного контролю	Аналізує виконання плану випуску продукції за обсягом та асортиментом, ритмічність роботи, підвищення якості продукції, впровадження нової техніки та технологій, комплексної механізації й автоматизації виробництва, роботу обладнання, витрачання матеріаль-них ресурсів, тривалість технологічного циклу, комплектність випуску продукції, загальний технічний та організаційний рівень виробництва
Відділ головного механіка та енергетика	Вивчає стан експлуатації машин та обладнання, виконання планів-графіків ремонту і модернізації обладнання, якість та собівартість ремонту, повноту використан­ня обладнання й виробничих потужностей, раціональність потреби енергоресурсів
Виробничий відділ	Аналізує якість сировини та готової продукції, брак і втрати, рекламації покупців, заходи по скороченню браку, підвищення якості продукції, дотримання технологічної дисципліни
Відділ збуту	Контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, виконання планів поставок за обсягом, номенклатурою, строками, якістю, станом і цілісністю складських запасів, дотримання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельних витрат
Планово-економічний відділ або відділ еко-номічного аналізу	Вивчає виконання договірних зобов'язань і планів поставок продукції споживачам за обсягом, якістю, строками, номенклатурою, станом складських запасів та збереженням готової продукції
Відділ бухгалтерсько-го обліку та звітності (бухгалтерія)	Аналізує рівень організації праці, виконання плану заходів щодо підвищення її рівня, забезпеченість підприємства трудовими ресурсами за категоріями та професіями, рівень продуктивності праці, використання фонду робочого часу і фонду заробітної плати
Відділ праці і заробіт-ної плати	Аналізує виконання кошторису витрат на виробництво, собівартість продукції, виконання плану прибутку і його використання, фінансовий стан, платоспроможність підприємства
Відділ постачання	Здійснює розробку плану аналітичної роботи і контроль за його виконанням, методичне забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства і його структурних підрозділів, розробляє заходи за результатами аналізу

5.7. Основні етапи проведення економічного аналізу і їх характеристика

Основні етапи економічного аналізу: 1) розроблення плану (програми) та календарного графіку аналізу; 2) збирання та перевірка інформації; 3) аналітична обробка зібраних матеріалів та їх вивчення; 4) узагальнення та оформлення результатів аналізу.

Етап аналізу	Зміст етапів
Розроблення плану аналітичної роботи	Визначення мети, завдань аналізу, напрямів використання результатів. Розроблення програми, календарного графіку і розподіл робіт між виконавцями. Визначення джерел інформації. Розроблення інструментарію аналізу
Збирання та підготовка матеріалів для аналізу	Збирання, класифікація та перевірка достовірності аналітичної інформації. Попередня обробка інформації
Аналітична обробка зібраних матеріалів	Вибір і розрахунок показників діяльності об'єкта аналізу Порівняння показників і з'ясування причин, що вплинули на підсумкові результати. Виявлення взаємозв'язків і взаємозалежностей. Оцінка роботи та виявлення резервів
Узагальнене офор-млення і використання результатів аналізу	Розробка висновків, пропозицій і заходів щодо підвищення ефективності виробництва. Розрахунок ефективності заходів та їх впливу на техніко-економічні показники. Систематичний контроль за виконанням запланованих заходів

 

У плані аналітичної роботи визначають мету, зміст роботи, перелік питань, по яких проводитимуться дослідження» а також напрями практичного використання результатів аналізу.

Планом може передбачатися: комплексний аналіз, за якого аналізуються усі сторони виробничо-господарської діяльності організації; аналіз роботи організації з окремих напрямів або показників, наприклад аналіз матеріально-технічного забезпечення, аналіз виконання плану з праці та заробітної плати, аналіз рентабельності тощо; аналіз роботи окремих підрозділів та служб та ін.

На підґрунті плану аналітичної роботи розробляють календарний план (графік) виконання робіт а також визначають склад виконавців та їх обов'язки.

Збирання та перевірку техніко-економічної інформації здійснюють залежно від поставленої мети та завдань аналізу. Відібрані для аналізу планові, облікові та звітні дані мають бути критично оцінені з точки зору придатності їх для аналізу. При цьому встановлюють наявність усіх реквізитів на планових документах, формах обліку та звітності (наприклад, наявність підписів осіб, відповідальних за складання документів), а також здійснюють так звану лічильну перевірку (перевірку правильності арифметичних розрахунків), перевірку взаємозв'язку окремих джерел аналізу (наприклад, взаємоузгодженість планових і звітних показників) і перевірку узгодженості одноіменних показників бухгалтерської, статистичної й оперативно-технічної звітності.

Паралельно із збиранням інформації розробляють макети аналітичних таблиць і рекомендацій щодо їх заповнення, а також способи графічного оформлення матеріалів і результатів аналізу.

Аналітичну обробку і вивчення зібраних матеріалів проводять для розкриття закономірностей в економіці організації. У ході аналітичної обробки економічної інформації відповідно до плану аналізу здійснюють приведення даних до порівнянного вигляду, деяке спрощення числових даних шляхом їх округлення, заміни абсолютних величин відносними, розрахунків середніх величин та підсумовування однорідних чисел. Розраховують абсолютні та відносні відхилення від базового періоду та плану, динамічні ряди з окремих показників. Нерідко проводять групування та перегрупування показників. Для наочності і компактності результати обробки даних оформляють аналітичними таблицями, графіками, діаграмами. Шляхом встановлення та вивчення факторів, розрахунку їх впливу на показники, які аналізуються, розкривають причинні зв'язки між економічними явищами та виявляють резерви підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності.

Аналітична обробка економічних показників, яку проводять за допомогою різних методичних прийомів (математичних, статистичних та ін.) передбачає використання електронно-обчислювальної техніки.

На заключному етапі аналізу усі матеріали систематизуються з метою оцінки діяльності організації за звітний період, розроблення та обґрунтування висновків і пропозицій за результатами аналізу і прийняття управлінських рішень. Головна мета узагальнення результатів аналізу - розроблення рекомендацій, спрямованих на поліпшення роботи організації, мобілізації її внутрішніх резервів. Для забезпечення дієвості аналізу виконання розроблених заходів і рекомендацій повинно систематично контролюватися.

Результати аналізу можна оформити і в описовій, і у безтекстовій формах. Описова форма передбачає пояснення цифрових даних аналізу відповідним текстом. Наприклад, результати аналізу виробничо-господарської діяльності організації за рік оформляють пояснювальною запискою до річного звіту, а результати аналізу окремих напрямів діяльності — у формі доповідних записок на ім'я керівника організації. Ця форма потребує значних затрат праці та часу. Безтекстову форму оформлення результаті аналізу використовують при оперативному контролі за ходом виконання планових показників. При цьому усі матеріали аналізу наводять у таблицях. Результати економічного аналізу мають бути відкритими, доступними кожному члену трудового колективу, широко висвітлюватися засобами наочної інформації.

 

 

ЛЕКЦІЯ 6. Методика аналізу найважливіших показників виробничо-фінансової діяльності суб'єктів господарювання

 

6.1. Аналіз виробництва і реалізації продукції та послуг. Аналіз виробничих ресурсів і організаційно-технічного рівня підприємства.

Метою аналізу виробництва та реалізації продукції є знаходження шляхів збільшення обсягів виробництва та реалізації продукції порівняно з конкурентами, розширення частки ринку при максимальному використанні виробничих потужностей і, як результат, збільшення прибутку підприємства.

Основне завдання комплексного аналізу виробництва та реалізації продукції – аналіз конкурентних позицій підприємства та його здатності до швидкого маневрування ресурсами при зміні кон’юнктури ринку.

Аналіз виробництва і реалізації продукції та послуг здійснюється за такими напрямами:

6.1.1. Аналіз обсягів і структури виробництва продукції

Валова продукція – це вартість усієї виготовленої продукції, виконаних робіт і наданих послуг, включаючи незавершене виробництво.

Обсяг реалізованої продукції визначається за діючими цінами, а для потреб економічного аналізу включається вартість реалізованої продукції відвантаженої та оплаченої покупцями.

Оцінка обсягів і структури виробництва продукції розпочинається, як правило, з оцінки виконання плану (прогнозу) виробництва та реалізації продукції за звітний період, що проводиться шляхом порівняння фактичних даних з плановими в цілому по підприємству, у розрізі його структурних підрозділів або окремих видів продукції (табл.6.1). Проведений аналіз дозволяє встановити причини неефективного використання виробничого потенціалу.

Аналіз динаміки обсягу виробництва та реалізації продукції проводиться за допомогою наступних показників:

1) базисних темпів зростання і приросту;

2) ланцюгових темпів зростання і приросту;

3) середньорічних темпів зростання.

Середньорічний (середньоквартальний) темп зростання можна розрахувати за середньою геометричною або середньою арифметичною зваженою. Застосуємо для розрахунку формулу середньої геометричної:

де - середньорічний (середньоквартальний) темп зростання, n – кількість періодів, Т – темп зростання.

Аналізуючи динаміку обсягів виробництва, потрібно обов’язково визначити, які фактори спричинили таку тенденцію розвитку та відокремити зовнішні і внутрішні

Одним із важливих напрямів аналізу обсягу виробництва продукції є вивчення його в асортиментно-структурному розрізі. Асортимент є однією з умов досягнення запланованого обсягу реалізації. Під асортиментом розуміють перелік найменувань продукції із зазначенням обсягу її виробництва за кожним видом. Він буває повний, груповий і внутрішньо груповий.

Номенклатура – перелік найменувань виробів і їх кодів, встановлених для відповідних видів продукції у загальному класифікаторі промислової продукції (ЗКПП). Структура – співвідношення окремих виробів у загальному обсязі виробництва, виражене, як правило, у відсотках. Зміна асортименту в порівнянні з планом призводить до асортиментних зрушень, зміна структури виробництва – структурних зрушень. Ці явища тісно пов’язані між собою, що зумовлює появу асортиментно-структурних зрушень у випуску продукції.

Оцінка виконання плану за асортиментом базується на порівнянні фактичного і планового випуску продукції, включеними у номенклатуру. Виконання асортименту передбачає виконання плану в натуральних одиницях виміру за кожною складовою частиною цього асортименту. При цьому перевиконання плану за окремими об’єктами в розрахунок на приймаються. Не зараховуються у виконання асортименту й об’єкти, які не були передбачені бізнес-планом. Показник виконання асортименту не може бути більшим за 100 %. Невиконання плану хоча б за одним об’єктом спричиняє невиконання плану в цілому за асортиментом.

У табл. наведено дані про виконання плану за асортиментом.

Дані про виконання плану за асортиментом

Продукція	Обсяг виробництва, тис. грн.	Структура, %	Виконання плану, %	Відхилення пунктів структури, +/-	Зараховується у виконання плану, тис. грн.
план	факт	план	факт
А			12,9	16,3		3,4
Б			45,2	24,1	57,1	-21,1
В			38,7	40,4	111,7	1,7
Г*	-		-	17,4	-	-	-
Д*			3,2	1,8		-1,4
Разом					107,1	-

 

Г* - застарілий вид продукції;

Д* - новий вид продукції.

 

План виробництва продукції вцілому виконаний на 107,1 %, що свідчить про покращення діяльності підприємства. Разом з тим ступінь виконання плану за різними видами продукції відрізняється. Так, по продукції Б план за асортиментом виконаний лише на 57,1 %, а по продукції А та В значно перевиконаний – відповідно на 35 та 11,7 %. При цьому збільшилась питома вага продукції А та В у загальному обсязі виробництва, відповідно на 3,4 та 1,7 пунктів структури. Можливими причинами невиконання плану є порушення графіку та обсягів постачання сировини, матеріалів, комплектуючих, недоліки в організації виробництва, помилки у плануванні тощо.

Оцінка виконання плану за асортиментом проводиться трьома способами:

а) за способом найменшого відсотку, (як загальний відсоток виконання плану за асортиментом приймається найменший відсоток виконання плану серед усіх виробів (за наведеними даними – 57,1 %);

б) за питомою вагою у загальному переліку найменувань виробів, за якими виконаний план випуску продукції (необхідно знати співвідношення кількості виробів з повним виконанням плану та кількості планових позицій. Цей показник пов’язаний з номенклатурою продукції та має назву „коефіцієнт номенклатурності” (за наведеними даними прикладу 2/4=50 %);

в) за допомогою середнього відсотка виконання плану за асортиментом (розраховується як відношення загального фактичного випуску продукції в межах плану на загальний плановий обсяг продукції. За цією методикою план за асортиментом продукції виконаний на 79,4 % = 123/155*100. Недовиконання завдання за асортиментом складає 20,6 % = 100- 79,4).

Цей спосіб розрахунку може бути застосований у тому випадку, коли номенклатура продукції невелика.

При проведенні аналізу необхідно звернути увагу на розширення та оновлення асортименту.

Особливу увагу приділяють вивченню виконання плану випуску нових видів продукції, які вперше випускаються підприємством. Такі види продукції часто вимагають великих витрат, відповідних додаткових умов.

Оновлення асортименту – це процес зміни застарілих зразків продукції на більш сучасні та технічно досконалі, або випуск принципово нової продукції. Коефіцієнт оновлення асортименту розраховується як:

- відношення кількості нових виробів до загальної кількості продукції;

- частка вироблених нових видів продукції (у грошовому виразі) до загальної вартості продукції.

У наведеному прикладі планувалося оновлення асортименту на 3,2 % (5/155 х 100 %), але фактично обсяг оновленої продукції з урахуванням обсягів випуску становив менше 1,8 % (3/166 х 100 %). Суттєвим недоліком є те, що підприємство продовжувало виробляти застарілу продукцію.

Зміни в структурі виробництва спричиняють значний вплив на всі економічні показники: обсяг виробництва у вартісній оцінці, матеріаломісткість, трудомісткість, собівартість товарної продукції, прибуток, рівень рентабельності. Якщо збільшується питома вага більш рентабельної продукції, то обсяг її випуску у вартісному вираженні, а отже, й валовий прибуток збільшується і навпаки.

6.1.2. Аналіз ритмічності виробництва

Ритмічність випуску продукції – виробництво продукції відповідно до встановленого графіку (прийнятого завдання) за певний період часу (день, декада, місяць, квартал). Ритмічність не завжди означає рівномірність (в рівні проміжки часу випуск однакового обсягу продукції), так як прогнозні завдання не можна розподілити порівну.

Аналіз ритмічності проводять шляхом зіставлення фактичних і прогнозних даних про випуск (питому вагу випуску) за декадами, місяцями та кварталами в цілому по підприємству і за окремими структурними підрозділами.

Для характеристики ритмічності виробництва використовуються прямі та непрямі показники. До прямих показників відносяться:

- коефіцієнт ритмічності;

- коефіцієнт варіації;

- коефіцієнт аритмічності;

- питома вага виробництва продукції за кожну декаду до місячного випуску, за кожний місяць до квартального випуску, за кожний квартал до річного обсягу виробництва;

- питома вага продукції, випущеної в першу декаду звітного місяця до третьої декади попереднього місяця тощо.

До непрямих показників ритмічності відносяться: наявність доплат за надурочні роботи, оплата простоїв з вини господарюючого суб’єкта, втрати від браку, сплата штрафів за недопоставку та несвоєчасне відвантаження продукції тощо.