Создание базы данных в microsoft access

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.В современных базах данных хранятся не только данные, но и методы (т. е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителемили другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можемговорить, что в современных базах данных хранится и информация, образующаяся в результате взаимодействия данных, и методы.

С понятием базы данныхтесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Перечислим основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

· Имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

· Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

· Размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

· Формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

· Маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

· Подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

· Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

· Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

· Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

· Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

· Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

· Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по назначению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так: значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Базы данных Microsoft Accessработают со следующими типами данных:

· Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

· Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

· Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

· Дата / время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

· Денежный – тип данных для хранения денежных сумм (особенность, связанная с правилами округления).

· Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

· Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

· Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных.

· Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

· Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Проектирование баз данных. Обычно с базами данных работают две категории исполнителей. Первая категория – проектировщики. Вторая – пользователи, они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. Основные типы объектов баз данных рассмотрим на примере СУБДMicrosoft Access.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и проч.).

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер).

Страницы. Это страницы доступа к данным (Access 2000). Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещенный на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней.

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications.

Пример выполнения

1. Запустите Access. В панели задач щелкните на кнопке Пуск. Выберите пункт Программы. Щелкните на пункте Microsoft Office ► Microsoft Office Access 2003.

2. В пункте меню File (Файл) выберите New (Новый) или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

3. В окне New File нужно выбрать команду Blank Database (рис. 1). В появившемся диалоговом окне (рис. 2) выберите место расположения своей базы данных в адресной строке Save in: (Сохранить в:), затем дайте имя базе данных в поле ввода File name: (Имя файла:) и нажмите кнопку Create (Создать).

Рис. 1. Окно программы Access

Рис. 2. Окно сохранения новой базы данных

4. В окне Database (База данных) (рис. 3) щелкните на вкладке Tables (Таблицы), чтобы появился список таблиц, а затем нажмите кнопку New (Новая).

5. В диалоге New Table (Новая таблица) выберите Table Wizard (Мастер таблиц) и нажмите ОК.

6. В поле списка Sample Tables (Образцы таблиц) выделите строку Customers (Клиенты) (рис. 4).

Рис. 3. Создание таблицы с помощью Мастера таблиц

Рис. 4. Окно Мастера таблиц

7. В поле списка Sample Fields (Образцы полей) дважды щелкните на нужном поле, чтобы перенести его в список Fields in my new table (Поля в новой таблице). Того же эффекта можно добиться, используя кнопки между списками. Затем каждое поле необходимо переименовать с помощью кнопки Rename Field. Список нужных полей приведен ниже.

 

Customer ID Код Клиента

Company Name Организация

Contact First Name Имя

Contact Last Name Фамилия

City Город

Billing Address Адрес

8. Щелкните на кнопке Next (Далее).В появившемся диалоговом окне (рис. 5), в поле What do you want to name your table? (Введите имя новой таблицы), напишите название таблицы – Клиенты.

9. Выделите опцию выбора ключевых полей Yes, set a primary key for me (Определяется Microsoft Access). Щелкните на кнопке Next (Далее).

10. В следующем диалоговом окне выделите опцию Enter data directly into the table (Непосредственный ввод данных в таблицу) и щелкните на кнопке Finish (Готово).

Рис. 5. Сохранение таблицы

Внесение данных в таблицу. Вносить данные в таблицу можно в Режиме таблицы и в Режиме конструктора. Переключение между режимами осуществляется кнопкой

Microsoft Access вводит в таблицу в качестве ключевого поля то, в котором сейчас находится слово Счетчик и в этом поле автоматически проставляет номер каждой из записей. Остальная информация вводится с клавиатуры.

1. Нажмите клавишу Tab,чтобы перейти к полю Организация. Как только Вы начнете печатать, Microsoft Access присвоит записи идентификатор 1 (рис. 6).

Рис. 6. Ввод данных в таблицу

2. Введите название организации, нажмите Tab,чтобы перейти к полю Имя.

3. Аналогичным образом заполните остальные поля строки, переходя от одного к другому с помощью клавиши Tab.

4. Нажмите клавишу Tab,чтобы перейти к следующей записи. Запись автоматически сохраняется, когда Вы переходите к следующей строке.

5. Чтобы закрыть таблицу, выберите команду меню File ► Close (Файл ► Закрыть).

Создайте таблицу Клиенты, используя следующую информацию табл. 2.

Таблица 2

 

Код клиента	Организация / отдел	Имя	Фамилия	Город	Адрес счета
	ТОО «Ланит»	Анатолий	Алешин	Москва	Ул. Горького, 7
	ОАО «Лотос»	Ольга	Лагутина	Саратов	Ул. Мира, 15
	АО «Таис»	Иван	Петров	Киев	Ул. Ленина, 4
	Фирма «Заря»	Анастасия	Михайлова	Москва	Ул. 1905 года, 5
	ТДК «Поволжье»	Виталий	Семенов	Камышин	Ул. Мира, 102
	Фирма «Дана»	Никита	Дмитриев	Камышин	Ул. Мира, 102
	ТОО «Лотос»	Олег	Атомин	Москва	Ул. Горького, 1