Создание отчетов при помощи мастера отчетов

Создание отчета – почти то же самое, что и создание формы, с единственным отличием: в списке кнопки New Object (Новый объект) следует использовать элементы AutoReport (Автоотчет) и Report (Новый отчет). Автоотчет создает отчет в столбец, т. е. все поля записи расположены на листе в одну колонку. Новый отчет следует сохранить, выбрав меню File ► Save (Файл ► Сохранить ) – имя отчета – ОК.

Мастер отчетов. Если нужен контроль над оформлением отчета, следует воспользоваться Report Wizard (Мастером отчетов), выбрав его в окне диалога Новый отчет и щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 16. Мастер отчетов

В первом окне Мастера отчетов выбираются поля для отчета из нескольких таблиц (рис. 16), во втором окне следует выбрать тип представления данных, в третьем – дополнительные параметры, что позволяет разбить отчет на разделы не по таблицам, а по значениям выбранного поля. Можно производить группировку по нескольким полям.

В следующем окне Мастера отчетов задается сортировка (максимум по четырем полям) (рис. 17). Здесь же можно выбрать вычисляемые итоговые значения для каждой группы, например, сумму, среднее, максимальное или минимальное значения.

Третье окно Мастера отчетов служит для изменения макета отчета, включая книжную или альбомную ориентацию и настройку ширины полей (рис. 18).

Рис. 17. Сортировка записей в отчете

Рис. 18. Внешний вид отчета

Мастер почтовых наклеек. Чтобы воспользоваться Мастером почтовых наклеек, следует вывести на экран страницу Отчеты окна базы данных и щелкнуть на кнопке Создать, выбрать Почтовые наклейки, раскрыть список Таблицы/Запросы, выбрать таблицу Клиенты и щелкнуть на кнопке ОК (рис. 19).

Рис. 19. Окно создания почтовых наклеек

Если ни одна из предопределенных наклеек не подходит, щелкните на кнопке Настройка. На экране появится окно диалога, в котором можно задать размеры надписей. После создания наклейки с новым размером надписей в следующих окнах диалога следует уточнить описание наклейки: тип, размер, число наклеек, шрифт, его размер, насыщенность, стиль и цвет наклейки.

Пример выполнения

1. В окне базы данных выберите таблицу.

2. Раскройте список кнопки Новый объект на панели инструментов и щелкните на элементе Автоотчет.

3. В окне базы данных, выбрав таблицу, раскройте список кнопки Новый объект и щелкните на элементе Новый отчет.

4. Выберите Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный и щелкните на кнопке ОК.

5. Сохраните отчет и закройте окно.

6. Щелкните на корешке Отчеты, затем на кнопке Создать.

7. Щелкните на элементе Мастер отчетов ► ОК.

8. Выберите таблицу и поля – Далее.

9. Если используются поля из связанных таблиц, то выберите общую для всех разделов группировку и щелкните на кнопке Далее.

10. Выберите поле или поля, по которым будете производить группировку, задайте параметры группировки, затем щелкните на кнопке Далее.

11. В последующих окнах диалога выберите поля, по которым нужно производить сортировку, определите параметры макета, общий стиль; щелкните на кнопке Далее.

12. Введите название отчета и выберите: желаете ли Вы увидеть его в режиме отчета или режиме конструктора, после чего щелкните на кнопке Готово.

13. Откройте страницу Отчеты в окне базы данных и щелкните на кнопке Создать.

14. Выберите Почтовые наклейки.

15. Выберите таблицу с данными для наклеек и щелкните на кнопке ОК.

16. Выберите предопределенный формат наклеек или создайте наклейку своего размера, затем щелкните на кнопке ОК.

17. Выберите шрифт наклейки, его размер, насыщенность, стиль, затем щелкните на кнопке Далее.

18. Выберите одно или несколько полей для сортировки и щелкните на кнопке Далее.

19. Введите название отчета и щелкните на кнопке Готово.

Контрольные задания

Индивидуальное задание включает следующие элементы:

· Проектирование БД;

· Создание БД средствами ACCESS и занесение в нее данных;

· Организацию запросов к базе данных;

· Оформление отчета с помощью Мастера отчетов.

Обучаемому необходимо спроектировать БД, содержащую некоторые сведения, представленные в таблице. Приведенные атрибуты характеризуют некоторую группу объектов и позволяют получить перечень запросов и отчетов согласно варианта задания.

Задание каждому обучаемому состоит в следующем:

1. Необходимо в соответствие со своим списком атрибутов спроектировать БД.
2. Создать базу данных.
3. Занести в неё данные.
4. Организовать постоянные связи между таблицами для обеспечения целостности своей БД при изменение записей, добавлении записей, удалении записей.

5.Убедится, что:

• данные, внесенные в таблицы, не противоречивы;
• система поддержки целостности БД функционирует. Для этого попытаться изменить, ввести и удалить данные в таблицах с нарушением правил поддержания целостности БД.
1. Организовать запросы к БД, которые бы позволяли продемонстрировать возможности БД.
2. Оформить отчеты, используя, Конструктор отчетов.
3. Оформить отчет о проделанной работе.

Варианты заданий.