Принципы, методы и средства разработки электронной системы управления документооборотом.

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести:

 

- подсистема составления электронных документов (система создания ЭД);

 

- подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (система массового ввода бумажных документов - СМВ);

 

- подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (система управления электронными документами - СУД);

- подсистема планирования маршрутизации и контроля

 

исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО).

 

Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного" программного обеспечения для ЭСУД.Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

 

- обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

 

- до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

 

- доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

 

- выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

 

Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

 

Согласно третьему принципу разработки программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

 

- методом компонентного проектирования,

 

- с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС.

 

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе - после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы - на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

 

Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

 

• построение модели существующей в организации технологии работы – формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения;

 

• на основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования;

 

• разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки.

Понятие электронного документа (ЭД).

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

 

Виды ЭД

В электронный вид можно перевести почти любой документ. Но в первую очередь компании чаще всего переходят на электронные счета-фактуры, акты выполненных работ и товарные накладные ТОРГ-12, так как для этих документов ФНС разработала форматы. Поэтому они называются формализованными. Документы, для которых форматы не разработаны, называются неформализованными. Неформализованными документами можно обмениваться в любом виде, например, в формате pdf, doc и др.

ИЛИ

√ текстовые и графические

√ звуковые

√ мультимедийные (звук + изображение)

ИЛИ

Выделяют три типа форм электронных документов и технологий их применения:

1. Формы, предназначенные для сбора данных и последующей статистической обработки. При обработке бумажных форм из них извлекаются необходимые, заранее определенные данные для последующей обработки. При электронной технологии опрос осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet. В качестве преимущества последнего подхода нужно отметить отсутствие дорогостоящего оборудования для обработки, расходов по распространению форм, включая почтовые. Недостатком является относительная не распространенность электронной коммуникации и необходимость расходов на привлечение внимания к опросу.

2. Формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления, согласования и подтверждения. К такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах и т. п. Отличительная особенность технологии их обработки — кроме извлечения собственно данных приходится маршрутизировать форму между сотрудниками, которые ответственны за принятие решения по этому документу.

3. Создание Web - форм, доступных удаленным пользователям, расширяет возможности групповой работы с партнерами, клиентами и заказчиками. Простой электронный доступ к общим формам, таким как кредитные приложения, заказ продуктов и регистрация лицензий, удерживает громадный потенциал для оптимизации объемных рабочих процессов, особенно если общие сетевые формы интеллектуальные.