Лекция 2. Внешняя и внутренняя среда

 

Любая организация располагает внутренней и внешней средой.

 

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации.

 

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология и люди.

 

 

Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого

 

стремится добиться группа, работая вместе. В разных организациях ставятся

 

разные цели.

 

Структура - внутренняя переменная.

 

Структура организации - Взаимоотношение уровней управления и

 

функциональных областей, позволяющее наиболее эффективно достигать

 

целей организации

 

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. Задачи делят на три категории:

 

а) работа с людьми (задача мастера);

 

б) работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами); в) работа с информацией (задачи казначея корпорации) Люди

 

Люди являются основой любой организации, создают ее продукт, формируют

 

культуру организации

 

Три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к

 

управлению:

 

а) поведение отдельных людей;

 

б) поведение людей в группах;

 

в) характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

 

 

 

Рис. 2.1. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности

 

Способности - это индивидуальные качества человека, которые способствуют

 

успешной деятельности, могут передаваться по наследству

 

(интеллектуальные способности и некоторые физические данные), а также

 

приобретаются с опытом. Предрасположенность и одаренность тесно связаны

 

со способностью. Способности проявляются и формируются в деятельности.

 

Ценности — это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо или

 

плохо, или что безразлично в жизни. Приобретаются посредством обучения.

 

Потребности - это внутреннее состояние психологического или

 

физиологического ощущения недостаточности чего-либо.

 

Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. Восприятие - это интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность, и каковы его ожидания в данной ситуации.

 

Предрасположенность, одаренность тесно связаны со способностью. Предрасположенность - это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Предрасположенность к управлению очень важна при определении кандидатов на обучение менеджменту.

 

Технологии

 

Технология. Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис предлагает широкое сходное описание: "Технология - это сочетание квалификационных навыков,

 

оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях". Таким образом, технология - это средство преобразования материалов, сырья, энергии и информации в нужный конечный продукт.

 

Средство преобразования вводимых ресурсов в конечные искомые продукты или услуги.

 

 

Взаимосвязь внутренних переменных Внешняя среда организации

Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики и их технологии, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, социально-культурная среда, релевантные по отношению к операциям организации. Характеристики внешней среды

 

1. Взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы

 

2. Сложность: число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию

 

3. Подвижность: относительная скорость изменения среды

 

4. Неопределенность: относительное количество информации о среде и уверенность в ее релевантности

 

 

Рис. 2.2. Модель влияния внешней среды на организацию

 

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. Так же как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

 

Пол сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора.

 

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной.

 

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

 

 

Рис. 2.3. Среда прямого воздействия

 

Поставщики. Организация - это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации.

 

Потребители. Само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности

 

и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Не случайно говорят: "Потребитель - король на рынке".

 

Конкуренты - это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву.

 

Законы и государственные органы. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией

 

и т.д., и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже и неопределенностью.

 

Организации обязаны соблюдать не только федеральные и штатные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

 

Среда косвенного воздействия - это факторы, не оказывающие прямого воздействия на операции организации, но все же сказываются на них опосредственно. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия.

 

Рис. 2.4. Среда косвенного воздействия

 

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать; на скорость устаревания продукта; на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию; на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

 

Состояние экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги; может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

 

Социокультурные факторы. Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

 

Политические факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них - настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Другой элемент политической обстановки - это группы особых интересов и лоббисты.

 

 

Лекция 3. Планирование и прогнозирование в системе менеджмента

 

Прогнозирование -это взгляд в будущее,оценка возможных путей развития,последствий тех или иных решений.

 

Планирование же-это разработка последовательности действий,позволяющей достигнуть желаемого. В работе менеджера они тесно связаны. Разберем простой пример, показывающий взаимосвязь прогнозирования и планирования. Представьте себе, что вы находитесь в степи, а ваша максимальная скорость ходьбы - 6 километров в час. Тогда можно предсказать, что через час вы будете находиться в какой-то точке круга радиуса 6 километров с центром в начальной точке. Результаты прогнозирования вы можете использовать для планирования. Если место, куда вы направляетесь, отстоит от начальной точки не более чем на 6 километров, то вы доберетесь туда пешком не более чем за час. Если же это расстояние - 18 километров, то прогноз показывает невозможность решения поставленной задачи. Что же делать? Либо отказаться от своего намерения, либо увеличить выделенной время (до 3 часов), либо воспользоваться более быстрым транспортным средством, чем ноги (автомобилем, вертолетом).

 

Методы прогнозирования

 

Простейшие методы восстановления зависимостей в детерминированном

 

случае исходят из заданного временного ряда, т.е. функции, определенной в

 

конечном числе точек на оси времени. Задачам анализа и прогноза

 

временных рядов посвящена большая литература. Временной ряд при этом

 

часто рассматривается в рамках вероятностной модели, вводятся иные

 

факторы (независимые переменные), помимо времени, например, объем

 

денежной массы (агрегат М2). Временной ряд может быть многомерным, т.е.

 

число откликов (зависимых переменных) может быть больше одного.

 

Основные решаемые задачи - интерполяция и экстраполяция (т.е. собственно

 

прогноз). Метод наименьших квадратов в простейшем случае (линейная

 

функция от одного фактора) был разработан немецким математиком

 

К.Гауссом в 1794-1795 гг. Могут оказаться полезными предварительные

 

преобразования переменных. Для игроков на финансовых рынках такой

 

подход именуется "техническим анализом".

 

Опыт прогнозирования индекса инфляции и стоимости потребительской

 

корзины накоплен в Лаборатории эконометрических исследований

 

Московского государственного института электроники и математики

 

(технического университета). При этом оказалось полезным преобразование

 

(логарифмирование) переменной - текущего индекса инфляции. Характерно,

 

что при стабильности условий точность прогнозирования оказывалась

 

достаточно удовлетворительной - 10-15 %. Однако спрогнозированное на

 

осень 1996 г. значительное повышение уровня цен не осуществилось. Дело в том, что руководство страны перешло к стратегии сдерживания роста потребительских цен путем массовой невыплаты зарплаты и пенсий. Условия изменились - и статистический прогноз оказался непригодным. Влияние решений руководства Москвы проявилось также в том, что в ноябре 1995 г. (перед парламентскими выборами) цены в Москве упали в среднем на 9,5%, хотя обычно для ноября характерен более быстрый рост цен, чем в другие месяцы года, кроме декабря и января.

 

Для применения статистических методов прогнозирования нужны длинные временные ряды. Поэтому в быстро меняющейся обстановке, при прогнозировании развития вновь возникших ситуаций их применять не удается. Конкретный пример только что приведен: переход правительства к новой политике изменил ситуацию и обесценил сделанные ранее прогнозы. Альтернативой статистическим методам служат экспертные методы прогнозирования, опирающиеся на опыт и интуицию специалистов. О методе экспертных оценок подробно рассказано в главе."Принятие управленческих решений".

 

Для прогнозирования могут использоваться также эконометрические и экономико-математические модели, а также создаваться специальные компьютерные системы, позволяющие совместно применять все перечисленные методы. Целью является учет всех возможных факторов, с помощью которых есть надежда улучшить прогноз. Для игроков на финансовых рынках такой подход именуется "фундаментальным анализом". Иногда крупные государственные или частные организации создают т.н. "ситуационные комнаты", в которых группа высококвалифицированных экспертов анализирует ситуацию, имея доступ к различным банкам статистических данных и базам знаний, пользуясь широким спектром математических и имитационных моделей.

 

Как проверить достоверность прогноза? Самое простое - получить текст прогноза, запечатать его в пакет и положить в сейф. Когда придет срок, на который рассчитан прогноз - вскройте пакет и сравните прогноз с реальностью. Конечно, для этого прогноз должен быть сформулирован так, чтобы можно было в будущем определить, сбылся прогноз или нет. Недаром прогнозы астрологов, хироманты и гадалок столь туманны. Если же ваш собеседник отказывается от подобной проверки достоверности прогноза, не сомневайтесь - он шарлатан.

 

Если у вас есть технология прогнозирования, для оценки достоверности прогноза не обязательно ждать. Пусть для определенности речь идет о прогнозе на год вперед. Отбросьте информацию за последний год и примените вашу технологию. Получите прогноз на год вперед от последних

 

по времени данных - т.е. на настоящий момент. Остается сравнить его с реальностью и оценить качество прогностического правила.

 

Планирование как управленческое решение

 

Планирование как часть работы менеджера имеет много общего с планированием в личной жизни. Применяется он не к рутинным ежедневным делам, а к важным решениям, определяющим дальнейшее развитие фирмы. Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. В его книге описано планирование в концернах "Даймлер-Бенц" и "Сименс". Таким образом, решения в области планирования - частный вид управленческих решений (см. главу. "Принятие управленческих решений"). Выделяют стратегическое планирование. ориентированное на продолжительное существование предприятия, обеспечиваемое путем поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности), и оперативное планирование - формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие организации в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей. Последняя фраза взята из книги российских авторов, среди которых - руководитель отдела "Газпромбанка".

 

Надо предупредить об одном укоренившемся заблуждении. После развала СССР слова "план", "плановая экономика" стали употребляться с отрицательным оттенком. Недостатки экономики СССР некоторые связывали

 

с тем, что она была "плановой". Однако знакомство с опытом ведущих западных компаний, с западной наукой об управлении показывает, что вопросам планирования на Западе уделяется больше внимания, планы готовились и готовятся более тщательно, чем это было в СССР. Например, очереди в советских магазинах и недостаток ряда товаров объясняется прежде всего плохим планированием системы торгового обслуживания и, соответственно, выпуска товаров народного потребления.

 

Методы планирования

 

Технология планирования хорошо разработана и постоянно используется. Исходя из миссии и основных принципов фирмы, отвечающих на вопрос "Зачем?", формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы - материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, что необходимы резервы на случай непредвиденных обстоятельств. Например, Вы решили стать экономистом. Это - ваша миссия. Стратегические цели состоят в том, чтобы изучить те учебные предметы, что входят в программу подготовки экономиста. Значит, одна из таких целей -

 

познакомиться с менеджментом по тому учебному пособию, что вы держите

 

в руках. Эта цель делится на задачи, каждая из которых - изучить определенную главу. Конкретное задание состоит в освоении определенного раздела главы. Ресурсы, которые вам нужны - это время для учебы. В учебном пособии около 240 страниц. Сколько понадобится времени? Детективы вы читаете со скоростью 60 страниц в час, значит, на менеджмент уйдет 4 часа. Всего в учебном плане около 30 предметов, значит, на весь курс понадобится 120 часов. Если заниматься по 8 часов в день, то экономическое образование можно получить за 120 / 8 = 15 дней. Зачем же студент учится 5 лет? В чем ошибка проведенного рассуждения? Во-первых, изучение учебного пособия - это не чтение детектива. Надо не только читать текст, но и обдумывать его, отвечать на вопросы в конце глав, готовить рефераты, обращаться к дополнительной литературе, наконец, сдавать экзамен. Поэтому на "Менеджмент" уйдет не 4 часа, а в 10-30 раз больше времени. Во-вторых, очень трудно освободить даже 15 дней от всех дел, кроме изучения экономики. Непредвиденные задержки (болезни, приходы друзей и др.) еще в несколько раз снизят темпы вашей работы.

 

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования.

 

1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы(или вашафирма) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.

 

2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей.

 

Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?

 

3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужносделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?

 

4. Составление программы работ (плана мероприятий). В какомпорядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?

 

5. Анализ ресурсов. Какие материальные,финансовые,информационные,кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?

 

6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанныйплан поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно,

 

целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.

 

7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализироватьразработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?

 

8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости. Контроль как функцию менеджмента обсудимв одном из дальнейших разделов настоящей главы.

 

Результаты планирования часто оформляют в виде "бизнес-плана"

 

Ясно, что реально используемые фирмами технологии планирования

 

достаточно сложны. Обычно им занимаются специальные подразделения.

 

Полезными оказываются математические методы планирования. В 1975 г.

 

Нобелевскую премию по экономике получили советский математик Леонид

 

Витальевич Канторович и американский экономист Тьяллинг Купманс

 

(родился в Нидерландах). Премия была присуждена за разработку теории

 

оптимального использования ресурсов, которая составляет важную часть

 

математического арсенала плановика.