Сбор дебиторской задолженности

Этот вид деятельности является наиболее скучной и неблагодарной работой, по крайней мере, по следующим двум причинам. Во-первых, многие считают, что просить деньги невежливо. Во-вторых, существует боязнь того, что клиенту это не понравится, и он не обратится к вам снова.

Обычно клиент не платит в срок по следующим причинам.

• Клиент чем-то не удовлетворен в продукции или услугах фирмы, и задержка оплаты является лучшим способом привлечь к этому внимание.
• У клиента есть достаточно денег, но составленное им расписание платежей не совпадает с ожиданиями фирмы- продавца. Можно сказать, что бюджеты двух контрагентов не согласуются.
• У покупателя мало денег – их не хватает для того, чтобы выполнить все обязательства.

Рассматривая просроченную задолженность с финансовой точки зрения, следует подчеркнуть, что для клиента она является существенным источников финансовых ресурсов, особенно в условиях высоких процентных ставок. Поэтому клиент будет держаться этого правила всеми силами. Главная задача ТСМ в части обеспечения сбора дебиторской задолженности состоит в тщательном анализе всех клиентов и выяснении причин несвоевременной оплаты счетов фирмы.

Понятно, что сбор дебиторской задолженности близко сопрягается с маркетинговой деятельностью предприятия. Маркетинг отбирает и воспитывает клиентов. ТСМ отслеживает, чтобы эти действия маркетологов были устремлены на пополнение денежного пула компании.

Перечислим основные проблемные вопросы сбора дебиторской задолженности:

• систематизация и анализ информации по всем клиентам фирмы, включая потенциальных заказчиков,
• установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов фирмы,
• разработка системы юридических мер “запугивания” недобросовестных клиентов,
• подача заявлений в арбитражный суд о признании клиента банкротом,
• применение факторинга с целью получения части непогашенной в срок дебиторской задолженности,
• внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов фирмы,
• отказ от обслуживания слабых в денежном смысле клиентов.

Вообще говоря, в отечественной практике преобладает система продажи каждому, “кто постучит в дверь”. В случае, если речь идет не о розничной продаже, такая практика пагубно сказывается на финансовом положении предприятия – большие суммы на дебиторском счету и дефицит реальных денег.

Важным из числа перечисленных выше факторов является персональная ответственность менеджеров за взыскание задолженностей. Эту ответственность должны делить между собой менеджеры по учету и менеджеры по продажам. Первые отвечают за своевременность поставки информации о том, что срок платежа истек. Вторые руководят работой и непосредственно участвуют в сборе дебиторской задолженности. Как может быть устроена подобная работы? Для начала отметим, что все общение может происходить без непосредственного визуального общения с клиентом, а с помощью средств связи. Первый звонок клиенту должен сделать менеджер по продажам, чтобы убедиться, что товар доставлен и у клиента нет претензий по уровню сервиса. В дальнейшем система может быть построена по-разному. Ответственность за информационную поддержку получения платежа может быть делегирована специальной группе в составе финансового отдела предприятия. Когда наступает срок погашения задолженности клиента, а учетная система фиксирует отсутствие такового, специально выделенный менеджер финансового отдела делает звонок клиенту и напоминает, что срок погашения истек. Если клиент не реагирует, то через три дня делается повторный звонок с обещанием применения соответствующих санкций. При отсутствии положительной реакции на второй звонок клиенту направляется официальное письмо, содержащее “последнее и решительное предупреждение”. Одновременно с этим менеджеру по продажам делается пожелание приостановить общение с клиентом в части новых поставок товара до момента погашения задолженности. Менеджер по продажам, общаясь с клиентом, использует свои рычаги давления и не возобновляет переговоры о новых поставках до тех пор, пока не будет погашена задолженность.

Важно, чтобы этот процесс не превратился в постоянно повторяющуюся рутину деятельности большого числа сотрудников фирмы. Учетная управленческая система должна постоянно систематизировать и анализировать всех клиентов, выявляя злостных неплательщиков, с тем, чтобы в дальнейшем отказаться от их целевого обслуживания.