Копирование и перенос данных

Применение копирования существенно ускоряет работу с электронной таблицей, т.к. зачастую приходится вводить однотипные данные и формулы. В Excel имеется достаточно много различных процедур копирования. Рассмотрим основные.

Как и большинство операций операцию копирования можно осуществлять через меню. Посредством опции Правка главного меню или с помощью панели инструментов специальными кнопками.

Тем не менее данные способы значительно проигрывают в скорости по сравнению с мышью. Поэтому копирование мышью рассмотрим подробнее.

Чтобы скопировать ячейку или блок ячеек в другое место таблицы, необходимо их выделить (напомним, что одна ячейка считается выделенной, если в ней установлен курсор- черная рамка), после чего курсор мыши подводится к границе блока, затем нажимается клавиша <Ctrl>, при этом к курсору мыши добавится знак "плюс". Теперь блок можно "тащить", нажав и удерживая левую кнопку мыши. На протяжении всей процедуры клавиша <Ctrl> должна быть нажата.

Рассмотрим способ копирования протаскиванием. Курсор на экране представляется в виде рамки, в правом нижнем углу которой имеется черный квадратик. Именно он является инструментом копирования протаскиванием. Копировать таким способом можно только по столбцу (вниз или вверх) или только по строке (вправо или влево). Для осуществления процедуры курсор, установленный в какой-либо ячейке ухватывают за черный квадратик (при этом курсор превращается в крестик) и, при нажатой левой кнопке мыши, "протаскивают" по столбцу или строке, при этом данные, находящиеся в родительской ячейке, копируются в соответствующий, оказавшийся выделенным, блок ячеек.

Механизм копирования протаскиванием обладает удобными возможностями, связанными с построением рядов данных. Например, в ячейке А1 находится число, если установить в нее курсор и протащить его по столбцу или строке, нажав и удерживая <Ctrl>, то число будет копироваться в каждую новую ячейку увеличенным на единицу относительно предыдущей ячейки. Пусть имеется блок из двух ячеек- А1 и А2, содержащих числа 10 и 20. Если этот блок выделить и протащить вниз по столбцу, то получим ряд, каждое число которого образуется прибавлением 10 к предыдущему. Если при этом удерживать <Ctrl>, то изменение чисел не происходит, числа не меняются и при копировании блока по строке.

При копировании протаскиванием может осуществляться пересчет не только чисел, но и дат, времени и даже текста. На рис. 5 данные были введены только в ячейки А1-А6, затем этот блок был скопирован по строке.

Рис. 5

Перенос от копирования отличается тем, что переносимые данные в источнике не сохраняются. Перенос содержимого блока ячеек осуществляется также с помощью мыши. Необходимо выделить блок, затем навести курсор мыши на его границу и, удерживая левую кнопку, переносить информацию в нужное место таблицы.

При копировании формул, содержащих ссылки на другие ячейки, адреса ячеек в формуле будут изменяться. Если ячейку с такой формулой копируют по строке (горизонтально), то изменяется буквенная часть адресов (ссылок), если по столбцу- то числовая. Если ячейка копируется по диагонали, то изменяется и то и другое. Например, в ячейке С1 содержится формула =А1+В1. При копировании ее в ячейку F1 формула в ячейке F1 будет выглядеть по другому: =D1+E1, при копировании в С5: =А5+В5, а при копировании в F5: =D5+E5. Ссылки в рассмотренных формулах называются относительными, т.к. они изменяются относительно тех ячеек, куда эти ссылки копируются. Относительные ссылки удобны при вводе однотипных формул. Например, в таблице последний столбец отображает сумму данных (чисел), расположенных в строках таблицы. Чтобы каждая ячейка столбца содержала сумму каждой строки, достаточно в первую ячейку данного столбца, соответствующую первой строке таблицы, внести формулу суммы, а затем скопировать ее (методом копирования протаскиванием) вниз, требуемый результат будет достигнут.

Иногда необходимо, чтобы в формулах ссылки на ячейки не изменялись при копировании. В этом случае в ссылку включается символ "$", который является признаком постоянства. Перед какой частью ссылки он стоит, та и не будет изменяться. Например, в формуле =$А$1+В1 ссылка на ячейку А1 не изменится при любом копировании, тогда как B1, будучи скопирована, преобразуется. Если $ убрать перед числом в ссылке (формула будет выглядеть: =$А1+В1), тогда имя столбца будет фиксировано, а номер строки- нет. Наоборот, оставим признак постоянства перед номером строки (формула будет выглядеть: =А$1+В1)- номер будет не изме'нен, а буква от копирования к копированию- будет меняться. Ссылки, в которых присутствует символ "$", называются абсолютными, т.к. при копировании всегда указывают на постоянный адрес.