Технология автоматического создания отчета на основе таблицы или запроса.

MS Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. MS Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный. Чтобы создать отчет щелкните на вкладке Отчеты и нажмите кнопку Создать (Рис. 17.1). Перед Вами появится диалоговое окно Новый отчет. В нем необходимо выделить один из элементов: Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. Далее в поле со списком Новый отчет, находящемся в нижней части этого диалогового окна содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке со стрелкой, открывается указанный список, из которого выбирается нужная таблица. После этого нажимается кнопка ОК.

Рис. 1 Создание автоотчета

 

В результате MS Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля вводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля вводимых записей в столбец (Рис.2).

На этом рисунке представлен отчет в режиме предварительного просмотра. В MS Access отчет может быть представлен в двух режимах: предварительного просмотра и конструктора. В режиме предварительного просмотра отчет выглядит в том виде, в котором он будет выведен на печать. При этом отчет разбит на отдельные страницы, на каждую из которых можно перейти с помощью переключателя Страницы, в котором указан номер текущей страницы представленной на экране. Для нее можно менять масштаб представления, а также параметры страницы. Для этого в меню Файл имеется команда Параметры страницы, имеющая 3 вкладки: Поля, Страницы и Столбцы.

 

 

 

Рис.2 Автоотчет в столбец, созданный на основе данных таблицы Клиенты.

 

Автоотчет, созданный с использованием любого из этих форматов будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных. т.е. в исходной таблице. В данном случае все записи не помещаются на одну страницу и, начиная с третьей записи, они помещаются на вторую страницу. Чтобы перейти на нее необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на стрелке, указывающей вправо (► - она активна на изображении Рис. 17.2) в указателе страниц и находящейся справа от номера текущей страницы отчета в режиме просмотра. После этого откроется вторая страница отчета. Теперь можно перейти на третью страницу или вернуться на первую страницу. Таким образом, пользуясь переключателем номеров страниц можно перейти на любую страницу отчета и просмотреть ее.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем его необходимо сохранить. Для этого нужно выполнить команду Сохранить из меню Файл. В поле Имя отчета появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название сохраняемого отчета и нажмите кнопку ОК (имя отчета Клиенты-отчет). В результате в на вкладке Отчеты появится имя созданного отчета отчета Клиенты-отчет.