Двойная запись операций на счетах, ее сущность и значение

При осуществлении хозяйственной деятельности происходят изменения в составе хозяйственных средств и их источников. Все хозяйственные операции, которые совершаются в организациях, оформляются документально.

Изменения, вызываемые хозяйственными операциями, носят двойственный характер и происходят, как правило, в двух взаимосвязанных объектах бухгалтерского учета.

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды (методом двойной записи): по дебету одного и кредиту другого счета.

В каждом бухгалтерском счете хозяйственные операции отражаются систематически в последовательности их совершения, т.е. в хронологическом порядке.

Взаимосвязь между счетами бухгалтерского учета называется корреспонденцией счетов. Она выражается записью хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета.

Двойная запись своей внутренней логикой помогает раскрыть принципы противоположного построения структуры активных и пассивных счетов, связывая их с двусторонним построением баланса, где слева (у счетов ‑ дебет) отражаются остатки хозяйственных средств, а справа (на счетах ‑ кредит) отражаются остатки источников средств. И по этой формальной связи счетов с балансом остатки средств заносятся на левую (как в балансе), т.е. дебетовую, сторону счета, а остатки источников средств ‑ на правую (как в балансе), т.е. кредитовую, сторону счета.

Таким образом, построение активных и пассивных счетов предопределено построением самого баланса. Двустороннее построение баланса диктует двустороннее построение счетов. Счета дополняют баланс, образуя связанную с ним двойной записью единую и цельную бухгалтерскую систему.

Функции в этой системе поделены между балансом и счетами. Баланс периодически воссоздает обобщенную картину состояния имущества организации, а счета обобщают движение (как увеличение и уменьшение) объектов бухгалтерского учета. Непосредственно с балансом счета связаны остатками средств на дебетовой стороне активных счетов и остатками источников средств на кредитовой стороне пассивных счетов. Двусторонность построения счетов, предопределенная балансом, используется для группировки изменений в виде увеличений и уменьшений, происходящих с активными и пассивными объектами бухгалтерского учета.

Двойная запись характеризуется тремя принципами:

1) отражается дважды;

2) отражается по дебету одного и кредиту другого счета;

3) на обоих взаимосвязанных счетах отражается в одной и той же сумме.

Регистрация хозяйственных операций в учетном процессе дублируется в целях контроля и отражается первый раз как свершившийся факт, в хронологической регистрации с документальным подтверждением, а второй раз ‑ в системной регистрации в виде разноски суммы операции по дебетуемым и кредитуемым синтетическим и аналитическим счетам.

Бухгалтерский учет благодаря двойной записи становится системным, текущим и непрерывным, в котором ни одна запись не отражается без документального подтверждения, и разнообразная совокупность имущества обобщается в едином денежном измерении. В системном, текущем и непрерывно осуществляемом бухгалтерском учете однородные, документированные факты хозяйственной деятельности обобщаются в различные экономические показатели финансовой отчетности, которые формируются на дебете и кредите бухгалтерских счетов с помощью двойной систематической записи в виде остатков и оборотов.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке. Один из ее этапов ‑ запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе. Определение и запись корреспондирующих счетов на документах (т.е. составление бухгалтерских проводок) называется котировкой, а текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отражаемой хозяйственной операции, ‑ бухгалтерской проводкой (статьей, счетной формулой, бухгалтерской записью).

Бухгалтерские проводки составляют на самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельном специальном бланке (мемориальных ордерах).

Для облегчения записей каждому счету присваивается определенный номер (шифр), поэтому при составлении бухгалтерских проводок указывают не наименование счетов, а их номера (№ 50 ‑ счет «Касса», № 51 ‑ счет «Расчетный счет»). Для правильного отражения в учете хозяйственных операций необходимо понять, что каждая хозяйственная операция по экономическому содержанию является двойной и всегда вызывает изменения на двух счетах, но в одной и той же сумме.

Пример 1. Произошла хозяйственная операция: от поставщика поступили на склад организации материалы на сумму 42 500 руб. В результате этой операции на складе организации остатки материалов увеличились на 42 500 руб., но одновременно у организации возникает задолженность поставщику за эти материалы также в сумме 42 500 руб. Для составления бухгалтерской записи (проводки) рассуждают следующим образом (таблица).

Отражение операции на счетах учета

Правильность рассуждений можно дополнительно проверить, определив, к какому типу изменений относится операция и не нарушается ли равенство. Рассмотренная операция относится к третьему типу, так как произошло увеличение актива и пассива баланса (в активе увеличилась статья «Материалы», в пассиве увеличилась статья «Расчеты с поставщиками») на одну и ту же сумму ‑ 42 500 руб. В результате итоги актива и пассива увеличились на эту же сумму, и равенство их не нарушилось. После этого выполняем бухгалтерскую запись:

Д-т счета 10 «Материалы»

К-т счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 42 500

На счетах эта запись получит следующее отражение:

Рассмотренная бухгалтерская запись является простой, так как записана по дебету одного счета и кредиту другого счета. Но на практике встречаются такие операции, когда надо дебетовать один счет, а кредитовать несколько счетов, и, наоборот, дебетовать несколько счетов, а кредитовать только один. Такие бухгалтерские записи называются сложными.

Пример 2. Из кассы выдано 295 600 руб., в том числе заработная плата работникам в размере 265 600 руб., под отчет работнику ‑ 30 000 руб. Бухгалтерская проводка будет записана следующим образом:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 265 600

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 30 000

К-т 50 «Касса» 295 600

Можно заметить, что и в этой бухгалтерской записи принцип двойной записи сохранился: сумма, записанная на дебете двух счетов, равна сумме, записанной по кредиту одно счета.

Двойная запись имеет большое контрольное и познавательное значение.

Контрольное значение ее заключается в том, что, записывая каждую операцию в одинаковой сумме по дебету и кредиту счетов, проверяют равенство итога оборотов по дебету и кредиту всех счетов за месяц. Отсутствие этого равенства свидетельствует об ошибках в записях по счетам.

Познавательное значение двойной записи заключается в том, что по корреспонденции счетов можно определить содержание совершившейся хозяйственной операции.

Пример 3. Составлена бухгалтерская запись -

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам» 28 500

К-т 51 «Расчетный счет»

Разобрав бухгалтерскую запись по ранее предложенной последовательности рассуждений, устанавливаем, что счет «Расчеты по налогам и сборам» пассивный и по дебету записывается уменьшение источников, а счет «Расчетный счет» активный и по кредиту записывается также уменьшение (IV тип изменений в балансе). Содержание отраженной хозяйственной операции можно сформулировать так: с расчетного счета перечислена задолженность по платежам в бюджет в размере 28 500 руб.

С помощью познавательного значения двойной записи осуществляется качественный контроль за экономическим содержанием хозяйственных операций организации.