Зворотна сторона посвідчення про відрядження

Позначки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначень,
вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

Вибув із м. Чернівців	Прибув до м. Львова
9 лютого 2002 р.	10 лютого 2002 р.
	М. П.	Підпис __________________	М. П.	Підпис ________________
Вибув із м. Львова	Прибув до м. Чернівців
12 лютого 2002 р.	13 лютого 2002 р.
	М. П.	Підпис __________________	М. П.	Підпис ________________
Вибув із _________________________	Прибув до ____________________
«____» _________________ 20____ р.	«_____» _______________ 20___ р.
	М. П.	Підпис __________________	М. П.	Підпис ________________

Термін відрядження в межах України, який встановлює керівник установи, не може перевищувати 30 календарних днів, а закордонного — 60 календарних днів. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування, підвищення кваліфікації на двосторонній основі (міждержавній) військовослужбовців, аспірантів і студентів відповідно до підписаних сторонами угод.

Установа, що посилає працівника у відрядження в межах України, забезпечує його коштами у вигляді авансу на поточні потреби (добові, витрати на наймання житла, проїзд, користування постільними речами в поїздах, бронювання місць у готелях).

За кожний день (включаючи день приїзду й день від’їзду) перебування працівника у відрядженні в межах України з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів і часу перебування в дорозі, виплачуються добові згідно з граничними нормами, установленими Постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663, незалежно від статусу населеного пункту (18 грн).

Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до міс­ця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

За наявності підтверджувальних документів установа відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більш як 80 грн.

Вартість харчування, включена в підтверджувальні документи на проживання в готелях, працівникам бюджетних установ не відшкодовується.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовуєть­ся плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50 % його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними
документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження та назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов’яза­них з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

У разі відрядження працівників за кордон установи забезпечують їх коштами в національній валюті країни, куди відправляєть­ся працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування згідно з установленими нормами. Якщо аванс видається не в доларах США, а в національній валюті, то спочатку граничні норми добових, установлені у гривнях, перераховуються в долари США застосуванням прогнозного курсу,
а далі сума в доларах перемножується на крос-курс, розрахований за офіційним курсом на день видачі авансу.

Наприклад, норма добових до Німеччини становить 252 грн.

Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 6,10. Перерахунок:

252: 6,30 = 40,00 (дол. США).

У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відправляється працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту цієї країни здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України відповідної валюти й долара США на день видачі авансу.

Граничні норми добових витрат, норми добових витрат та граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших працівників установ та організацій, що утримуються за рахунок коштів бюджету, коли йдеться про відрядження за межі України, у разі зміни прогнозного офіційного обмінного курсу національної валюти до долара США, за поданням Міністерства фінансів України переглядаються після ухвалення Закону України «Про держав­ний бюджет» на наступний рік.

Авансова сума коштів для виплати на відрядження за кордон отримується згідно з Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України від 26.03.98 № 119. При цьому для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунка установа подає до вповноваженого банку розрахунок передбачених витрат, в якому зазначаються:

· номер і дата наказу;

· прізвище, ім’я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;

· термін перебування за кордоном;

· розрахунок витрат.

Крім того, надається доручення на отримання валюти на відрядження в касі вповноваженого банку (табл. 3.14).

Таблиця 3.14

(найменування організації)
	В КАСУ
«___» __________ 20__ р.
ДОРУЧЕННЯ № _______________
Просимо видати в дебет нашого у Вашому банку рахунка №
Сума інвалюти словами
Кому
В яку країну виїжджає
Група № ______
ВИДАТКОВИЙ ВАЛЮТНИЙ ОРДЕР № ______________
Стаття валютного плану	Вид операції	Номер документа	Дебет рахунка №	Кредит рахунка №	Код інвалюти	Сума	Форма розрахунків
інвалюти	гривень
Додаток № ___________ на __________ листках	М. П.
Іноземну валюту доручаємо отримати	«__» ___________
гр. _________________________________ підпис від руки
якого(ої) ____________________________ засвідчуємо,	Підпис
(паспорт № ______________________________________
виданий ___________________ місце видачі _________)	_______________
«___» ___________ 200__ р.
ДО КАСИ	Підписи перевірено,
Видати іноземну валюту на суму, зазначену в цьому дорученні. Реквізити документа, що засвідчує особу отримувача, перевірено.	сальдо рахунка дозволяє
Контролер ________________________	_____________________
Виконавець _______________________
Розписка отримувача: зазначену в цьому дорученні інвалюту отримав
Видав касир __________________________

У разі відрядження в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат (табл. 3.15).

Таблиця 3.15

ДОДАТКОВІ ОБМЕЖЕННЯ ВИТРАТ НА СЛУЖБОВІ
ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ

Види, які обмежуються	Відрядження
у межах України	за кордоном
1. Витрати на проживання понад встановлені граничні норми та витрати на перевезення понад 30 кг багажу — з дозволу керівника установи	+	+
2. Витрати на побутові послуги в готелях — не більш як 10 % норм добових витрат за всі дні проживання	+	+
3. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, у каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, у каютах 1-ї та 2-ї категорій на судах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та біз­нес-класу — з дозволу керівника	+	+
4. Витрати на службові телефонні переговори — у розмірах, погоджених з керівником	+	+

Порядок видачі та використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення й оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

Видатки на наукові експедиції здійснюються через підзвітних осіб авансом відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедиції. Авансові суми видаються начальникам експедицій чи загонів на виплату заробітної плати, оплати проїзду членів експедиції до місця роботи експедиції та назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій, на придбання паливно-мастильних матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат, на оплату замовлень, виконуванихзатрудовими угодами, та інших витрат.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає авансовий звіт (табл. 3.16).

Таблиця 3.16

ДПІ в Шевченківському районі м. Луцька

Проведення №

Розписка   Прийнято на перевірку від Іванова П. М. аванс Звіт № 25 від 21 червня 2001 р. на суму Сімнадцять грн.   Документів Один (1)   Підпис

Відділ Бухгалтерія Посада Старший бухгалтер

Від «21» червня 2001 р.

Професія

Дебет

Кредит

Сума

Прізвище, ім’я, по батькові Іванов Петро Михайлович

Рах.

Карт.

Рах.

Карт.

Авансовий звіт № 25 від 21 червня 2001 р.

Призначення авансу На господарські витрати (купівлю паперу)

Залишок поперед­нього авансу

Сума

Доцільність проведених витрат підтверджую «21» червня 2001 р. Підпис

Одержано аванс (від кого й дата)

1. 20.06.2001

Звіт перевірено До затвердження 17 грн 00 коп.

2.

3.

Усього одержано

Бухгалтер «21» червня 2001 р.

Витрачено

Перевитрата

—

Бухгалтер

Залишок

—

Звіт затверджено в сумі, грн. Сімнадцять грн. 00 коп. (словами) «21» червня 2001 р. Підпис

Додаток 1 документів

Залишок внесено в сумі _________________________________

грн за касовим ордером № ________

від 200___ р.

«___» ______________ 200 __ р.

Підпис

Зворотний бік авансового звіту

Дата	Порядковий № документа	Кому, за що та за яким документом виплачено	Сума	Дебет
грн	коп.	Рах.	Карт.
20.06	Чек № 2453674	Магазин «Канцтовари», папір формату А4
Разом

До авансового звіту обов’язково додаються виправдовувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи (транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи), документи про наймання житла, чеки, квитанції.

Авансовий звіт подається протягом трьох днів після повернення з відрядження. Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи в термін здавання авансового звіту й повертається до каси у валюті, в якій було видано аванс. Якщо працівник під час відрядження викорис­тав корпоративні пластикові картки міжнародних платіжних систем, то звітувати він повинен не пізніше 10-ти робочих днів, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20-ти робочих днів. Заборгованість працівників установи в разі неповернення у встановлений термін виданого під звіт на службове відрядження авансу в національній валюті України за рішенням керівника установи підлягає утриманню з заробітної плати. В іноземній валюті така заборгованість стягується з працівника в сумі, еквівалентній потрійній сумі, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

У бухгалтерії установи здійснюється арифметична перевірка авансових звітів: перевіряється правильність оформлення первинних документів, законність здійснених видатків. Керівник установи зобов’язаний не пізніш як за три робочі дні прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

Облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється на актив­ному рахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом зазначеного рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом — витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформлюються такими бухгалтерськими проведеннями:

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302

Списання на видатки установи затвердженої суми витрат згідно з поданим авансовим звітом:

Дебет субрахунків № 801, 811 Кредит субрахунка № 362

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», ф. № 386 (бюджет), за кодами економічної класифікації видатків (табл. 3.17).

Операції за розрахунками з підзвітними особами,щоздійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок вказує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звіти, кредитовий відбиває розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань установи.

Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими особами наведено на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Схема облікового процесу розрахунків
з підзвітними особами за відрядженнями

Таблиця 3.17

	Типова форма № 386 (бюджет)
РАЙОНО Святошинського р-ну м. Києва	Затверджено
(назва установи)	Наказом Державного казначейства
	України від 27.07.2000 № 68

 

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

Код за ДКУД

 

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 8

За березень 2002 р.